Case History Beta Trans. Una nostra storia di successo

1. Una nostra storia di successo

2. L’ Azienda
Beta – Trans è un’azienda leader nell’offerta di
servizi logistici e accessori alle spedizioni.
Dal 1957 ad oggi si è specializzata nei servizi
doganali aerei e marittimi. Negli aeroporti di
Linate e Malpensa gestisce le attività doganali
relative agli arrivi e alle partenze.
Gestisce il settore cargo di due tra le più
importanti compagnie aeree europee e mondiali:
AIR FRANCE e KLM

3. L’ Azienda
Presenti presso le dogane di Milano I e II, Linate e
Malpensa, Concorezzo, Segrate, Pioltello, Fiera di RHO,
Melzo, Vittuone, Bergamo, Genova, Firenze, Bologna.
400.000 dichiarazioni doganali gestite ogni anno.
60.000 metri q. di area magazzini gestita in conto terzi
ogni anno, 10.000 dei quali costituiti da uffici.
250 dipendenti distribuiti in 3 stabilimenti

4. Il partner e il Cliente
La Big Blue è una web company specializzata in Business Computer Design, elite
document solutions e Italian Business Tool, partner certificato ARXivar.
Durante il primo incontro tra il partner Big Blue e i vertici
amministrativi della Beta-Trans, l’azienda lamenta una
situazione di disagio aziendale dovuta all’utilizzo di un
documentale appena adottato in azienda.
La piattaforma scelta presenta molte rigidità, essendo
sviluppato in java, e non permette autonomia di gestione dei
documenti

5. L’Esigenza
La Beta-Trans richiedeva una soluzione rapida e di facile
implementazione per estendere il documentale a tutte le
procedure amministrative delle aziende del gruppo, rendere
fruibili i documenti a tutta la filiera e avviare il
procedimento di conservazione sostitutiva.

6. L’Esigenza
Per l’azienda era necessario:
Avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale ed
estenderla fin da subito alle 3 società del gruppo.
Recuperare i documenti già archiviati nella precedente
soluzione creando dei profili di ricerca completi per
ottimizzare il lavoro.
Permettere la consultazione dei documenti dal portale
WEB aziendale.

7. L’Esigenza
Per l’azienda era necessario:
Adottare una piattaforma documentale flessibile e
scalabile per gestire adeguatamente i documenti.
Mantenere alti i livelli di riservatezza sui documenti
archiviati tra le società del gruppo.
Permettere una facile integrazione con il gestionale in
uso.

8. L’Introduzione di ARXivar
Il progetto di avviamento e sostituzione
della soluzione preesistente è avvenuta
in meno di 10 giornate di assistenza
diretta, da parte del partner Big Blue .

9. L’Introduzione di ARXivar
L’implementazione:
Il recupero dello storico dei documenti del ciclo passivo archiviati nel
preesistente sistema documentale è stato realizzato sfruttando le
etichette barcode già presenti sui documenti archiviati.
I profili di tali documenti sono stati ricreati mediante un esportazione
in formato CSV e successivamente importati in ARXivar mediante
Spool Recognition.
Per i documenti del ciclo attivo sono state create delle regole di Spool
Recognition.

10. L’Introduzione di ARXivar
Non è stato necessario scannerizzare nuovamente i documenti dal
momento che l’associazione è stata fatta attraverso il servizio barcode
di ARXivar.
L’integrazione con il portale WEB aziendale è realizzata attraverso il
richiamo dei webservice di ARXivar.
L’integrazione con il gestionale su AS400 è stata realizzata attraverso
un connettore basato su WCF interfacciato con GAP5250.
Il connettore permette la stampa / ristampa di etichette barcode
recuperando le informazioni necessarie per i profili dei documento
direttamente da AS400 per ognuna delle tre società del gruppo.

11. I Benefici
Gli obiettivi sono stati raggiunti nel rispetto delle tempistiche
stabilite in fase di analisi.
ARXivar è stato attivato con successo su tutte le società del
gruppo.
Gli utenti hanno espresso grande soddisfazione nella
semplicità d’uso del prodotto, nella sua flessibilità
nell’integrazione con l’ambiente AS400 e con il loro portale
web tramite i web services.
I margini di crescita sono ancora ampi grazie alle potenzialità del
workflow