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Arxivar per Beta-Trans

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Case History Beta Trans. …

Case History Beta Trans.
Una nostra storia di successo

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  • 1. Una nostra storia di successo
  • 2. L’ AziendaBeta – Trans è un’azienda leader nell’offerta diservizi logistici e accessori alle spedizioni.Dal 1957 ad oggi si è specializzata nei servizidoganali aerei e marittimi. Negli aeroporti diLinate e Malpensa gestisce le attività doganalirelative agli arrivi e alle partenze.Gestisce il settore cargo di due tra le piùimportanti compagnie aeree europee e mondiali:AIR FRANCE e KLM
  • 3. L’ AziendaPresenti presso le dogane di Milano I e II, Linate eMalpensa, Concorezzo, Segrate, Pioltello, Fiera di RHO,Melzo, Vittuone, Bergamo, Genova, Firenze, Bologna.400.000 dichiarazioni doganali gestite ogni anno.60.000 metri q. di area magazzini gestita in conto terziogni anno, 10.000 dei quali costituiti da uffici.250 dipendenti distribuiti in 3 stabilimenti
  • 4. Il partner e il ClienteLa Big Blue è una web company specializzata in Business Computer Design, elitedocument solutions e Italian Business Tool, partner certificato ARXivar. Durante il primo incontro tra il partner Big Blue e i vertici amministrativi della Beta-Trans, l’azienda lamenta una situazione di disagio aziendale dovuta all’utilizzo di un documentale appena adottato in azienda. La piattaforma scelta presenta molte rigidità, essendo sviluppato in java, e non permette autonomia di gestione dei documenti
  • 5. L’EsigenzaLa Beta-Trans richiedeva una soluzione rapida e di facileimplementazione per estendere il documentale a tutte leprocedure amministrative delle aziende del gruppo, renderefruibili i documenti a tutta la filiera e avviare ilprocedimento di conservazione sostitutiva.
  • 6. L’EsigenzaPer l’azienda era necessario: Avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale ed estenderla fin da subito alle 3 società del gruppo. Recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro. Permettere la consultazione dei documenti dal portale WEB aziendale.
  • 7. L’EsigenzaPer l’azienda era necessario: Adottare una piattaforma documentale flessibile e scalabile per gestire adeguatamente i documenti. Mantenere alti i livelli di riservatezza sui documenti archiviati tra le società del gruppo. Permettere una facile integrazione con il gestionale in uso.
  • 8. L’Introduzione di ARXivarIl progetto di avviamento e sostituzionedella soluzione preesistente è avvenutain meno di 10 giornate di assistenzadiretta, da parte del partner Big Blue .
  • 9. L’Introduzione di ARXivarL’implementazione: Il recupero dello storico dei documenti del ciclo passivo archiviati nel preesistente sistema documentale è stato realizzato sfruttando le etichette barcode già presenti sui documenti archiviati. I profili di tali documenti sono stati ricreati mediante un esportazione in formato CSV e successivamente importati in ARXivar mediante Spool Recognition. Per i documenti del ciclo attivo sono state create delle regole di Spool Recognition.
  • 10. L’Introduzione di ARXivarNon è stato necessario scannerizzare nuovamente i documenti dalmomento che l’associazione è stata fatta attraverso il servizio barcodedi ARXivar.L’integrazione con il portale WEB aziendale è realizzata attraverso ilrichiamo dei webservice di ARXivar.L’integrazione con il gestionale su AS400 è stata realizzata attraversoun connettore basato su WCF interfacciato con GAP5250.Il connettore permette la stampa / ristampa di etichette barcoderecuperando le informazioni necessarie per i profili dei documentodirettamente da AS400 per ognuna delle tre società del gruppo.
  • 11. I BeneficiGli obiettivi sono stati raggiunti nel rispetto delle tempistichestabilite in fase di analisi. ARXivar è stato attivato con successo su tutte le società del gruppo. Gli utenti hanno espresso grande soddisfazione nella semplicità d’uso del prodotto, nella sua flessibilità nell’integrazione con l’ambiente AS400 e con il loro portale web tramite i web services.I margini di crescita sono ancora ampi grazie alle potenzialità delworkflow