ARXivar Conservazione Sostitutiva

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ARXivar permette di portare i documenti in Conservazione Sostitutiva, ovvero di archiviarli in modo digitale secondo una procedura certificata (direttive DIGIPA)

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  • Secondo l'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, sono oltre 600 miliardi i fogli e 45 miliardi i documenti di 'business' che potrebbero essere dematerializzati in Italia. 'E' questa una misura sintetica della complicazione dei processi aziendali'. ARXivar rappresenta lo strumento chiave per recuperare produttività e crescere in efficacia, perché semplifica i processi e le procedure della conservazione sostitutiva e della gestione documentale.
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  • 1. Giuseppe LacchiniCONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
  • 2. Le Fasi del progetto • Fatture di vendita 1 • Fatture di acquisto • DDT • Registri ivaArchiviazione • Libri giornale • LUL • Firma digitale 2 • Marcatura temporale • Invio della superimprontaConservazione
  • 3. CICLO ATTIVO Riconoscimento PDF Stampa fattura• CICLO ATTIVO – Acquisizione automatica Archiviazione dell’output di qualsiasi sistema gestionale automatica
  • 4. CICLO PASSIVORegistrazione fattura Stampa etichetta • CICLO PASSIVO Archiviazione – Aquisizione automatica automatica attraverso la tecnica dei barcode delle fatture fornitori
  • 5. PROCESSO CONSERVAZIONE
  • 6. NORMATIVA
  • 7. OBBLIGO DI CONSERVAZIONE
  • 8. CONSERVAZIONE SCRITTURE CONTABILI
  • 9. STRUMENTI SMART CARD MARCATURA TEMPORALEPROGRAMMA PER L’ARCHIVIAZIONE PROGRAMMA PER LA CONSERVAZIONE
  • 10. FIRMA DIGITALECertification PIN Authority + + + =
  • 11. MARCATURA TEMPORALE RIFERIMENTO TEMPORALEInformazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad unoo più documenti informatici, oggetto di firma digitale.Incerta, o comunque passibile di forzature da parte di chi firma, nonè valida ai fini fiscali.Viene considerata esclusivamente come “riferimento” e non come“prova” per la opponibilità verso terzi. MARCATURA TEMPORALEData certa e dunque una ulteriore firma digitale posta da un’entitàesterna (Ente Certificatore TSA), contenente l’ora e data in cui èstata generata. E’ opponibile a terzi come il tradizionale timbropostale
  • 12. DALLA CARTA AL DIGITALE
  • 13. ANALOGICO O DIGITALE Analogico Puro Analogico / Elettronico Elettronico (da Materializzare)CLIENTESOCIETA’
  • 14. COSA ARCHIVIAMO?• il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico• le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, etc.• le scritture ausiliarie di magazzino• il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa• i registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle vendite, etc.• le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti simili• le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP, LUL• la modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)
  • 15. PROCESSO CONSERVAZIONE
  • 16. ATTORI LegaleRappresentante CDA NOMINA DIRIGE (assumendosi Responsabile Sostituto SOSTITUISCE piena e totale Conservazione Responsabile (Assumendosi le Sostitutiva Conservazione responsabilitàresponsabilità) dell’operato) ESEGUE (senza alcuna responsabilità) Delegato Delegato Delegato Area ICT Area Area
  • 17. COSA POSSIAMO FARE• Consulenza in ambito conservazione sostitutiva• Supporto per decisioni organizzative: – Identificazione classi documentali e tempistica – Identificazione e nomina gruppo di lavoro RCS, Sostituti, Delegati• Stesura e revisioni successive dei documenti• Formazione utenti e RCS• Avviamento Progetto• Supporto post avviamenti (Assistenza, aggiornamenti prodotto per adeguamenti normativi, etc.)• Newsletter informative NL1 NL2 NL3 NL4 NL5 NL6• Auditing (2 gg/anno con rilascio relazione finale)
  • 18. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA SEMPLICE SICURA con