Cartilla Rendición de Cuentas AGN 2012

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Cartilla Rendición de Cuentas AGN 2012

  1. 1. Modernización de lapolítica archivística en el marco delbuen gobierno, la transparencia y el acceso a la información. Rendición de Cuentas a la ciudadanía 27 de noviembre de 2012
  2. 2. ¿En qué consiste la rendición de cuentas del Archivo General de la Nación? Una reunión en la que usted puede conocer los programas y servicios del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado –AGN, y en la que tendrá la oportunidad de preguntar y hacer propuestas para mejorar.Pilares de gestión del Archivo General de la Nación Jorge MisiónPalacios Preciado -Colombia El AGN es un establecimiento público del or- den nacional encargado de formular, orientar yLa Entidad tiene asignadas varias funciones contempladas en la controlar la política archivística, coordinar elLey 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y su Decreto regla- Sistema Nacional de Archivos, recuperar, con-mentario 4124 de 2004 mediante el cual se regula el Sistema servar y difundir el acervo documental patri-Nacional de Archivos (SNA), la Ley 795 de 2003 con la cual se le monial del país y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, de-asigna la competencia de administrar los archivos centrales de rechos y deberes constitucionales.las entidades financieras públicas en liquidación, la Ley 1185 de2008 que ordena la integración del Patrimonio Cultural de la VisiónNación, la Ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios sobre En el 2014 nuestra institución habrá logradoatención y reparación integral a las víctimas y la Directiva dar las bases para articular, asegurar, difundir ypresidencial 04 de 2012, sobre eficiencia administrativa y Cero ampliar la disponibilidad y acceso a los archi-Papel, entre otras. vos públicos, históricos y patrimoniales del pa- ís, fortaleciendo las relaciones con la ciudada-Lo anterior, como quiera que el Gobierno Nacional está com- nía y el control social.prometido en la construcción de un Estado guiado por los prin-cipios del Buen Gobierno en la gestión pública, los cuales se en- Valores Justicia – Respeto – Servicio – Lealtadmarcan en la transparencia, la equidad, el pluralismo, la eficien- –Solidaridad – Responsabilidad – Confianzacia, la eficacia, la austeridad, y el rechazo absoluto a la corrup- Participación – Tolerancia.ción, siendo el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Pre-ciado, fundamental en el logro de estos objetivos, como eje arti- Principiosculador de las actuaciones administrativas en materia archivís- Competitividad – Productividad - Gestión deltica de las entidades estatales, a través de la orientación y control conocimiento - Transparenciade las buenas prácticas en el manejo de la información contenidaen los documentos generados por las mismas. Objetivos generales Lograr la formulación, coordinación, control yLa Entidad está llamada a participar activamente en el afian- seguimiento de la Política Nacional de Archi-zamiento de una sociedad informada, y su papel fundamental vos, y Gestión Documental, en pro de garan- tizar el acceso a la información y contribuir aestá dado en la formulación de políticas, normas y condiciones salvaguardar los derechos de los ciudadanos,para que la información, en todos los ciclos de su desarrollo, ten- así como, apoyar el desarrollo de políticas quega las características de confiabilidad y calidad que la hagan utili- mejoren la eficiencia en los trámites de la ad-zable, efectivamente, en la toma de decisiones y en la garantía de ministración pública a través de la Gestión Do-los derechos y deberes de los ciudadanos. cumental articulando el uso de la Tecnología. 2
  3. 3. Sistema Nacional de Archivos Sistema Nacional de ArchivosImplantar el Sistema Nacional de Archivos, que integrelos archivos públicos y privados del país, para facilitar a Modernización de los Archivos Públicoslas entidades públicas y privadas la consolidación de Inversión: $ 6.005.746.267.oosistemas eficientes de organización de sus archivos, através del diseño, desarrollo y difusión de normas y Fortalecimiento y consolidación del Sistematécnicas archivísticas, la capacitación del personal de Nacional de Archivosarchivos, la asistencia técnica archivística a las Inversión: $ 1.656.875.733.ooinstituciones que lo requieran, el fomento al desarrollode proyectos archivísticos y la adquisición de archivosprivados que revistan especial importancia histórica y Fortalecimiento Institucionalcultural de la nación. Inversión: $ 221.168.000.oo 3
  4. 4. Sistema Nacional de ArchivosEl Sistema Nacional de Archivos se define como elconjunto de instituciones archivísticas públicas oprivadas con funciones públicas y aquellas privadasque manifiesten el interés de pertenecer al sis-tema, sean éstas del orden nacional, departa-mental, distrital o municipal y de las comunidadesindígenas creadas por ley, que articuladas entre síposibilitan la homogenización y normalización delos procesos archivísticos, promueven el desarrollode estos centros de información, la salvaguarda delpatrimonio documental y el acceso de los ciuda-danos a la información y a los documentos, en todoel territorio nacional.El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo laorientación del Archivo General de la Nación comola instancia que aporta a la construcción de la po-lítica archivística en Colombia, y con descen-tralización administrativa y operativa para el desa-rrollo de proyectos y programas archivísticos de lasinstituciones que lo integran, brindando orien-tación sobre organización, manejo, preservación, Decreto 4124 de 2004conservación, servicio y control de los archivos. FINES DEL SNA Establecer y adoptar el conjunto de políticas, es- trategias, metodologías y técnicas de carácter archivístico para la gestión y manejo de los docu- mentos y archivos en el país, propiciando a la or- ganización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de prácticas, procedimientos y servicios de archivo. 4
  5. 5. Capacitaciones ArchivísticasFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos Tipo de capacitación Cantidad No. Participantes Capacitación archivística 8 246 por demanda de las entidades, por la Línea Venta de Servicios Capacitación archivística 14 743programada y realizada en el AGNCapacitación archivística a 14 1.276nivel regional - convenios con entes territoriales Sistema Nacional de 13 1.110 Videoconferencia 2012 TOTALES 49 3.375 Participantes Comité técnico de conservación Comité de reprografía y automatización Comité de archivos de educación superior Comité de gestión documental Comité técnico de archivo de historias clínicas Comité de clasificación y descripción de archivos Comité de archivos de licencias hurbanísticas XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos Medellín 10, 11 y 12 de Octubre 120 Participantes Para promover y difundir la importancia de los archivos frente a los derechos de los ciudadanos de acceder a la información pública, se realizó el XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos el cual tuvo como tema central los Archivos y el Acceso a la información. En la búsqueda de compartir experiencias nacionales e internacionales relacionadas con el acceso a la información, que permitan el fortalecimiento de la normatividad, fomentar la cultura, la rendición de cuentas y la transparencia de la administración pública, mediante el manejo y acceso de la información de manera confiable y oportuna, para garantizar a los ciudadanos en general el derecho a solicitar y tener acceso a la información pública. 5
  6. 6. Visitas de Inspección y Vigilancia ArchivísticasFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Título VIII Control y vigilancia Artículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de ins- pección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas regla- mentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correc- tivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos compe- tentes con el fin de establecer las res- ponsabilidades administrativas y orde- nar las medidas pertinentes. Inspección a entidades reportadas por denuncias de particulares, entes de control y solicitudes de parte y 61 de oficio. Artículo 33. Órgano Competente. El Actividades de seguimiento a entidades del Orden Nacional, en el cumplimiento de las Leyes 594 de Estado, a través del Archivo General de 2000, 1444 y 1448 de 2011, y Directiva PGN 001 de 25 la Nación, ejercerá control y vigilancia 2010 sobre los documentos declarados de Realización de visitas de inspección a 63 Gobernaciones, Ciudades Capitales y Alcaldías interés cultural cuyos propietarios, te- Verificación del funcionamiento de Consejos nedores o poseedores sean personas Territoriales de Archivos mediante la revisión de los 180 informes semestrales. naturales o jurídicas de carácter Seguimiento a las solicitudes realizadas a entidades privado. territoriales para el diligenciamiento de la evaluación 221 de la función archivística Control a la ejecución de planes de mejoramiento archivístico, suscritos por entidades del orden 15 nacional y territorial. Seguimiento a la ejecución de convenios interadministrativos realizados con alcaldías y 4 gobernaciones. 6
  7. 7. Sistema de Información del Sistema Nacionalde Archivos -SISNALevantamiento de información y estadísticas en cuanto a los avances en la aplicación de la normatividadarchivística con miras a lograr la consolidación del modelo tecnológico para el Sistema de Información delObservatorio del Sistema Nacional de Archivos SISNA Implementación de instrumentos de medición del grado de aplicación de la normatividad archivística de las entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos. Actualización del diagnóstico del Sistema Nacional de Archivos, en cuanto al cumplimiento de la función archivística por parte de sus actores. (Se han realizó una versión a 07.2012 y se está produciendo otra a 12.2012). Apoyo al desarrollo de la iniciativa “Índice de Gobierno abierto-IGA-” de la Procuraduría General de la Nación, con la recolección de la información para la producción del IGA-2011- 2012 y los indicadores de gestión requeridos por el Comité Interinstitucional del IGA, Además de la participación en talleres de Fortalecimiento de la presente iniciativa a nivel territorial.Consolidado nacional Estadísticas de avance en archivos 7
  8. 8. Política pública relacionada con la gestión y ad-ministración de los archivos de derechos hu-manos y memoria históricaFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos 8
  9. 9. Comunidad AwáFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de ArchivosAcompañamiento a las comunidades Awá del Putumayo enla conformación, conservación y protección de sus archivos.Modulo I: Taller memoria y archivos Awá ( 28, 29, 30 deseptiembre en Orito, Putumayo). Memoria, archivo y patrimonio documental Tradición oral y memoria Archivo y patrimonio: Marco normativo Tradición oral y propiedad intelectualModulo II: Herramientas Archivísticas Básicas (2, 3, 4, denoviembre de 2012 en Orito, Putumayo). Objetivo: Principios de la Organización de Archivos (clasificación, ordenación y descripción) Acompañar a la comunidad para la Conservación Documental identificación acopio, conservación Protección penal y disciplinaria de los archivos. Trans- creación y protección de los archivos ferencias documentales y acceso a la información. de los grupos étnicos Colombianos. Recepción y evaluación Taller Individual "Gimnasia Verbal y Escrita” Formar a formadores. Los parti- Aplicación instrumento Evaluación Taller Memoria y cipantes socializarán el conoci- Archivos Awá. miento adquirido en los talleres o- tros miembros de la comunidad.Como resultado de estos dos talleres se acuerda una estra-tegia comunicativa (exposición y cartilla bilingüe) con la co-munidad Awá.Se estableció y mantuvo interlocución y comu-nicación directa con las Autoridades de las organi-zaciones que representan el Pueblo Awá, tanto enNariño (UNIPA y CAMAWARI) como en Putumayo(ACIPAP). Además se mantuvo la interlocución conla Coordinadora del Área de Mujer de ACIPAP, KellyOrtiz, delegada por la organización como contactoy responsable frente al AGN para la concertaciónde la realización del primer Módulo del Taller deMemoria y Archivos Awá en Orito (Putumayo). 9
  10. 10. Comunidad de San Basilio de PalenquePlan Palenque GlobalFortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos Talleres (40 horas) los cuales tiene como tema: * Curso taller memoria, oral, escrita y audiovisual * Herramientas básicas de archivo. Corregimiento de Como resultado de estos dos talleres Mahates, se acuerda una estrategia departamento de comunicativa - exposición y cartilla Bolívar bilingüe con la Comunidad Palenquera 10
  11. 11. Desarrollo normativoModernización de los Archivos Públicos NORMA A TÍTULO NORMA ESTADO DEL TRÁMITE MODIFICAR El proyecto de Decreto se presentó en el mes de Agosto en “Por el cual se deroga el Decreto 4124 versión final al Ministerio de Cultura, quien lo remitió a la de 2004 que reglamenta el Sistema Presidencia de la República para sanción presidencial. Fue Nacional de Archivos, se establece la devuelto al Ministerio por considerar que debe revisarse con Decreto 4124 de Red Nacional de Archivos y se dictan 2004 el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las otras disposiciones relativas a la Comunicaciones. administración de los archivos del Se remitió para verificación del Ministerio de Cultura y de TIC. Estado”. Octubre 31 de 2012. “Por el cual se reglamentan El proyecto de Decreto inicialmente contemplaba la modificación del estatuto tributario; ante el concepto parcialmente la Ley 397 de 1997, desfavorable del Ministerio de Cultura, que consideró que se modificada por la Ley 1185 de 2008, Deroga artículo 75 estaba tratando de modificar una Ley a través de un Decreto, en lo relativo al Patrimonio Cultural de del Decreto 763 se determinó la necesidad de eliminar del cuerpo del decreto la Nación de naturaleza documental del 2009 toda alusión a temas tributarios y dejarlo únicamente para reglamentación de Declaratoria. El día 23 de octubre se archivístico” remitió oficialmente a Ministerio de cultura con los ajustes requeridos. “Por el cual se reglamenta el título V Se trabajó con el Ministerio de las Tecnologías de la de la Ley 594 de 2000 y se dictan otras Información y las Comunicaciones y Gobierno en Línea. La Alta Consejería para el Buen Gobierno, hizo algunas disposiciones en materia de gestión recomendaciones sobre el texto por lo cual fue necesario documental para todas las entidades ajustarlo con la colaboración del Ministerio de Cultura y públicas” remitir nuevamente para firma. “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las Deroga en su transferencias secundarias y de totalidad los documentos de valor histórico al Ya fue revisado por primera vez por el Consejo Directivo, por Decretos 1382 de el Asesor de la Secretaría General y por un asesor jurídico del Archivo General de la Nación, a los 1995, 998 de 1997 y Ministerio de Cultura. En proceso de ajustes. Archivos Generales de los entes demás normas que le Territoriales y se dictan otras sean contrarias. disposiciones” “Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000, el Artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras En revisión final para pasar al Ministerio de Cultura. disposiciones en materia de Control y Vigilancia de la función archivística del Estado” 11
  12. 12. TRD y TVDModernización de los Archivos Públicos Tablas de Retención Documental aprobadas por año 1998 - 2012 Tablas de Retención Documental (TRD) 281 Aprobadas Listado de series, con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tablas de Valoración Documental aprobadas por año Tablas de Valoración 2005 - 2012 Documental (TVD) 48 Aprobadas Listado de asuntos o seriesdocumentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Entidades asesoradas y asesorías prestadas por año 1994 - 2012 12
  13. 13. Asistencia Técnica yGestión de Proyectos ArchivísticoModernización de los Archivos PúblicosLa Entidad debe diseñar los li-neamientos, políticas y direc-trices que le permitan conver-tirse en el líder de la políticanacional archivística, con el finde comprometerse con los pro-cesos de modernización delEstado, promover el estable-cimiento de acciones para com-batir la corrupción, velar por lademocratización de la informa-ción y el conocimiento y, pro-pender por la transparencia enla Gestión Pública. El objetivo esencial de los archivos, según lo señala el artículo 4° de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, ...“ es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten...” Se encuentran en Desarrollo de todas las actividades tendientes a apoyar a las 35 entidades públicas en los procesos de Administración integral, Gestión Documental, organización e interventoría entre otros de sus archivos de gestión, centrales y/o Fondos acumulados, de los cuales 10 ya fueron liquidados, así mismo se realizaron 69 asistencias técnicas a nivel nacional como apoyo a la modernización de los archivos públicos. 13
  14. 14. CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel PapelCe lCero CeroPapelCeroPapel roPape pe lCer Pa CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel Ce roP ap o Pa p el Cero Papel el Cero CeroPapelCeroPapel Cero Papel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel Cero pel roPa Pape en la Administración Pública CeroPapelCeroPapel elCe lC eroP Pap CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel Cero a pel CeroPapelCeroPapel Súmate CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel a esta iniciativa CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapelCon ocasión del Convenio Interadministrativo de Asociación 446 de 2011 (Vigencia 2011 – 2014), el cualtiene como finalidad prestar asistencia técnica para implementar soluciones técnicas, tecnológicas y deformación desde la perspectiva archivística que sirvan de apoyo a la implementación de la iniciativa CeroPapel en la Administración Pública, conceptualizada en el marco del Plan Vive Digital, línea a cargo delPrograma Agenda de Conectividad - Estrategia Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones, con sujeción a sus necesidades y a las normas vigentes en Colombiasobre materia archivística se desarrollaron las siguientes actividades. 14
  15. 15. CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel apoya la iniciativa PapelCe El AGN CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapelPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel e PapelC Yo apoyo CeroPapel CeroPapel Yo apoyo la iniciativa Yo apoyo la iniciativa CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel Cero CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel Papel es... CeroPapel CeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero lCero roPape l C e ro PapelCe roPape la iniciativa “Cero Papel” “Cero Papel” por... “Cero Papel” por... lCeroCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel roPape CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel pe Leer en pantalla pe lCer Pa o lCer Pa “Cero Papel” es: pe Ce pe l lCer Pa o en la Administración Pública es: en la Administración Pública es:PapelCeroPapelCeroPapelCero CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel en la Administración Pública roP ap Pa CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel El AGN Ce roPa o Ce Pap roPel Pa pe l CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapelAdministración Pública es: en la elCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel pe l Cero ap el Cero ¿y tú? PapelCe PapelCe PapelCe PapelCe PapelCe PapelCe El Medio Ambiente Reducir residuos Cero Papel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel lCero lCero lCero apoya la iniciativa roPape roPape roPape lCero lCero lCero roPape roPape roPape Optimizar Mejorar Agilizar apel CeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel en la Administración Pública l Cero Eficacia Eficiencia Accesibilidad Ahorrar papel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel Pape elCero trámites servicios la calidad Contaminantes pe pe pe oPap eroP Pape pe pe pe Reutilizar el papel Pape “Cero Papel” lCero lCer Pa lCer Pa lCer PaCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel lCer Pa lCer Pa lCer Pa Pape o o o Reciclar o o o lCero Imprimir a doble cara lCer lC Pape lC PapePapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel Fotocopiar a doble cara eroP lCer PapelCe PapelCe PapelCe PapelCe Pape PapelCe Pape Cero en la Administración Pública Cero oPap lCero apel lCero lCeroCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel lCero lCero l roPape roPape roPape CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel roPape roPape Cero Acceso Reducción ¡Súmate! Información Productividad Ahorro Súmate Súmate Súmate elPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel más ágil de tiempos Súmate Súmate CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel pe pe pe pe pe ¡Súmate! lCer Pa lCer Pa lCer Pa lCer Pa lCer PaCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel ¡Súmate! o o o o o a esta iniciativa a esta iniciativa a esta iniciativa Archivo General de la Nación - Colombia Archivo General de la Nación - Colombia a esta iniciativa a esta iniciativa CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapel ¡Súmate!PapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel CeroPapelCeroPapelCeroPapelCero CeroPapelCeroPapelCeroPapelCeroPapel 15
  16. 16. El Sistema Integral Nacional de Archivos Elec-trónicos - SINAE, es el proyecto estratégico del Ar-chivo General de la Nación -AGN, para el desa- Fortalecimiento y consolidación delrrollo, divulgación y coordinación de un modelo Sistema Nacional de Archivosintegral para la gestión de archivos electrónicos en Inversión: $ 103.000.000.ooel Estado Colombiano, de tal manera que se per-mita la homogenización y estandarización de loprocesos de conservación y preservación del patri-monio documental del país, mediante la aplicaciónde tecnologías de la información y las comu-nicaciones (TIC), articulando principios archivís-ticos, técnicos y de aseguramiento de la calidad. * Conceptualización para la Gestión Do- cumental Electrónica * Guía Técnica Documentos / Expedientes Electrónicos. Parte 1, 2 y 3. * Guía Técnica Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA * Guía Técnica de Digitalización Certificada. 16
  17. 17. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado –AGN, con el objetivo de dar a conocer a los servidorespúblicos y promover su participación en la iniciativa “Sirvo a mi País”, diseñó la siguiente estrategia de comunicación:“El AGN acepta el Reto de Sirvo a mi país”. Cuatro (4) ideas registradas: a. Gestión Documental y Firma Digital para Entidades Públicas del Orden Nacional” con un total de votos de 55.018 b. Impresión a doble cara:Total 5.968 votos. c. Definición de un esquema nacional de interoperabilidad para correspondencia:Total 21 votos. d. Archivos centrales e históricos fuentes de información en la red Renata:Total 10 votosPlan Unificado – “Modelo Integrado de Planeación y Gestión”El Modelo articula el quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco políticas de desarrolloadministrativo y monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional y sectorial. Se convierten en elsoporte para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, para así fortalecer la capacidad del Estadoen términos de oferta de bienes y servicios orientados a mejorar el bienestar de los ciudadanos.468 requerimientos definidos por diferentes entidades del orden nacional, los cuales fueron analizados por lasrespectivas entidades responsables, en una mesa de trabajo interinstitucional, logrando simplificar y reducir en 199requerimientos, es decir en un 78% su número a través de la identificación de elementos comunes.Los temas y entidades consideradas en la identificación de los requerimientos correspondieron a:1. Rendición de Cuentas (DAFP y DNP)2. Antitrámites (DAFP)3. Gobierno en Línea (MinTic)4. Servicio al Ciudadano(DNP)5. Democratización y SIG (MECI y Calidad) (DAFP)6. Eficiencia Administrativa (DAFP, MinTic y AGN)Dichos requerimientos para el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se consideraron desde unPrograma de Gestión Documental (PGD), como una política liderada por el AGN cuyos lineamientos estánarticulados con la NTCGP1000 y deben estar articulados con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de AcciónAnual. Los procesos correspondientes al PGD son: 1. Planeación. 2. Producción. 3. Gestión y Trámite. 4. Organización.5. Transferencia. 6. Disposición de documentos. 7. Preservación a largo plazo y 8. Valoración. 17
  18. 18. Preservación del patrimonio Recuperación y conservación del documental colombiano patrimonio documental del país Inversión: $ 600.000.000.oo El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado posee un extenso acervo documental (62 millones de folios aprox) que es enriquecido y consultado por investigadores, estudiantes y ciudadanos en general, para salvaguardar el patrimonio documental de la nación a nivel: nacional y territorial, por medio del diagnóstico integral que incluye; estado de conservación, conocimiento y aplicación de las normas, procedimientos y técnicas que garanticen la preservación física y funcional de los documentos en diferentes soportes. 18
  19. 19. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado atendiendo a su función de velar por la conservación y difusión del patrimonio documental Colombiano, microfilmó, digitalizó, intervino y describió documentos de archivos públicos y privados, especialmente archivos de fondos eclesiásticos y políticos focalizada hacia estos acervos, dada la riqueza de su contenido. Histórico consolidado del avance en acciones de preservación del patrimonio documentalEl gráfico presenta a continuación hace relación al acervo documental y procesos archivísticos desde lascantidades de documentos con índices, digitalizados y microfilmados del total de folios existentes.La Entidad implementó y puso en funcionamiento a partirde 1.992 el Sistema Informático Integrado “ArchiGES-ArchiDOC”, desarrollado en el Archivo General de Indias(Sevilla, España). Está compuesto de tres módulosprincipales: 1. Gestión de usuarios, 2. Base de datos textual 3. Digitalización y almacenamiento óptico.El sistema puso al servicio de usuarios e investigadores,4.706.656 imágenes digitalizadas de los Fondosdocumentales: Resguardos, Poblaciones, Policía, Fincas,Cabildos, Fábrica de Iglesias, Censos Redimibles, Negros yEsclavos, Tributos, Curas y Obispos.En proceso de digitalización se encuentran los Fondos:Criminales Juicios y Enrique Ortega Ricaurte Virreyes,Colegios Residencias. 19
  20. 20. [El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado custodia, conserva y pone a disposición un acervo documental que se integra en seis secciones: Colonia, República, Archivo Anexo, Mapas y Planos, Notarías y Colecciones y contienen variada información sobre diversos aspectos de la historia colombiana, esto comprende alrededor de 62.000.000 de folios. La Guía General “Tesoros Documentales”, editada por la Entidad en el año 1996 presenta una síntesis de contenido del patrimonio que conserva la Entidad. ]Se desarrollaron programas integrales de conservación del patrimonio documental que custodia el ArchivoGeneral a través de los cuales se previene el deterioro y la pérdida de documentos. Es pertinente destacar queestos programas son continuos e indefinidos en el tiempo.En materia de descripción se elaboraron catálogos e índices de Fondos como Historia y Consejo de Estado de laSección República, Negros y Esclavos de la Sección Colonia y Mapoteca. El siguiente gráfico permite observar lacomposición documental del AGN, vista desde la participación porcentual de la naturaleza del documento. 20
  21. 21. Los programas de información yactualización cultural y técnicafueron abordados con larealización de exposiciones, visitasguiadas y eventos de capacitaciónarchivística.El Archivo General de la NaciónJorge Palacios Preciado facilitó lainvestigación de fuentes primarias,mediante obras de referencia y laconsulta directa y orientó ausuarios e investigadores sobre elpatrimonio que conserva,ge n e ra d o b á s i c a m e nte p o rinstituciones administrativasdesde la época Colonial. A travésde Instrumentos de descripción, seha procurado la difusión delpatrimonio documental y por lomismo se ha incrementado laconsulta especialmente en losúltimos años. Los diversos fondoshan sido consultados no sólo porlos historiadores, sino porespecialistas de otras CienciasSociales, Artes, Ingenierías yCiencias de la Salud, entre otras. 21
  22. 22. Estructura Organizacional AGN El pasado 16 de octubre, el Gobierno Nacional aprobó la reforma institucional del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado -AGN, proceso con el cual todas las administraciones de la Entidad, desde 1989 hasta la fecha, se habían comprometido. La modificación de la planta de personal, entrará en vigencia el 28 de noviembre de 2012. Aunque las cifras hacían evidente la necesidad de contar con una planta superior a 140 funcionarios, por razones presupuestales solo fue posible obtener la aprobación para 20 nuevos cargos, pasando de 97 a 117 funcionarios. Decreto 2126 del 16 de Octubre de 2012Planta de personal del AGN “Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del NIVEL CANTIDAD Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y seDIRECTIVO 7 determinan las funciones de sus dependencias”ASESOR 5 Decreto 2127 del 16 de Octubre de 2012PROFESIONAL 49 “Por el cual se aprueba la modificación de la planta de personalTÉCNICO 27 del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y seASISTENCIAL 29 dictan otras disposiciones”TOTAL 117El reto para el AGN, es lograr que con esta nueva estructura organizacional y planta de personal, avanzar en lamodernización de su quehacer y su misión legal, logrando convertirse en el mediano plazo en una entidadestratégica para el Estado y un verdadero garante de los derechos de los ciudadanos. Ahora comienza una nuevaetapa de una institución que nació para preservar la memoria de todos los colombianos. 22
  23. 23. 23
  24. 24. Estrategia de comunicaciónLa Dirección General del Archivo General de la Nación Jorge PalaciosPreciado –AGN, con el objetivo de generar mayor visibilidad en el públicoexterno y lograr cercanía e interacción con la comunidad en general; apartir del 2011, puso en marcha una estrategia de comunicación a travésde las redes sociales. Circular AGN Esta iniciativa que nació en la Dirección del Archivo General de la Nación, contó con la participación de las personas que siguen a la Entidad en las redes sociales a través de la cuales se so- cializó todas y cada una de las Circu- lares que ha emitido el Archivo, gene- rando gran interés, rompiendo, ade- más, con el esquema que hasta ese mo- mento se venía manejando: la simple difusión de información. Esta estrategia se vio acompañada de constante comentarios a través de las mismas redes a través de las cuales se trató la temática archivística, así como de la complacencia explicita por parte de quienes participaron de forma activa o pasiva en esta socialización. Dicha complacencia se vio expresada en Facebook a través de “me gusta” o en Twitter a través de “retuits” o sim- plemente marcando como “favorito” un tuit que tenía que ver con el tema tratado.Para llevar a cabo la socialización de las Circulares del AGN se dedicó dos días a la semana: martes y jueves de 11 a.m.a 12 m. se tomó la decisión de hacerlo estos días debido al análisis hecho a través de SocialBro, lo que dio comoresultado que esos días y a las horas arriba indicadas, era la mejor ocasión para realizar esta socialización. 24
  25. 25. Luego de varios meses de socialización activa e ininterrumpida, la Entidad ha ganado en impacto (Klout) y enadquisición de nuevos seguidores en Twitter y fans en Facebook, pasando en un rango de 5 meses de lainiciativa (desde el 12 de julio de 2012, fecha en la que inició la socialización) de 2.036 a 3.588 y de 4.041 a4.432, respectivamente. Encuesta de Rendición de Cuentas (Realizada en eventos de capacitación)1. ¿Qué información le gustaría conocer sobre la gestión del Archivo General de la Nacióndurante el año 2012? Puede marcar varías opciones. 25
  26. 26. 2. ¿Qué le recomienda al AGN para me-* Fortalecer la relación en forma directa con lasentidades territoriales en cuanto a la gestión de sus jorar su gestión?archivos* Hacer visitas periódicas y un acompañamiento entodos esos temas * Establecer mayores canales de participación con las* Ampliar las auditorias a las principales archivos de las IES no solo en los comités sino con productosprincipales ciudades de la Nación ejecutores servicios y redes de apoyo* Que continúe visitando las distintas regiones del país * Mayor visibilización particularmente en alianzas conpara conocer de cerca las diferentes realidades y en esa el mundo académico y las universidadesmedida, hacer mas efectivas sus acciones * En su normatividad hacer mas participes al sector* Actualización de la normatividad acorde con las privadonuevas tecnologías de la información la automatiza- * Responder a las solicitudes electrónicas a tiempo yación y la implementación de la directiva presidencial 04 que en muchas casos ni contestande 2012 * Realizar eventos donde los alcaldes con sus* Capacitar a los funcionarios municipales que mane- archivistas donde se concientice la importancia y lajan los archivos y apoyo directo y comprometido con responsabilidad de sus archivoslos mismos * Responder las preguntas que se hacen en el tema de* Hacer mas énfasis en sus en sus funciones al dirigirse los archivos de una manera mas rápidaa gente que no conoce mucho del tema * Tener un presupuesto que le permita divulgar las* Realizar pautas en televisión en horarios claves sobre publicaciones de forma gratuita en la webla importancia de los archivos y la creación de * Elaborar videos de aplicación de normas en la webconciencia de cero papel * Exigencia de personal de archivos idóneo* Mas acompañamiento del AGN con los consejos * Formular proyectos de normalización archivística dedepartamentales en especial lo relacionado con la TVD aplicación homogénea en todas las instituciones del* La integración del archivo con los entes territoriales país, esto es, esta la normatividad pero su aplicación es* Formación a las entidades en gestión de archivos y dispersa. Un proyecto que tenga como resultado laorganización y manejo garantía de la aplicación básica de la normatividad y* Asesoría y acompañamiento en los archivos daremos el primer paso certeromunicipales * Asesorar capacitar vía virtual tipo SENA* El seguimiento a los archivos departamentales se * Hay mucho por hacer pero que cada año se veanefectué mas exigentes para que nuestros mandatarios resultados materializados en cada institución publica,se convenzan de la obligatoriedad de crear nuestros para beneficio del ciudadano y de las mismasarchivos con personal competente entidades* Que el personal de AGN especialmente contratista * Favor contestar en tiempo breve los interrogantessean amables y dispuestos a ofrecer servicios y que que se les hacensean competentes * Utilizar metodologías mas lúdicas que invite al* No ahondar en la brecha de perfiles lideres y ciudadano a tomar mayor conciencia de la importanciadirectivas de archivos para posicionar los egresados del buen manejo de archivos de gestión e históricosdela Universidad de la Salle * Aumentar la cobertura de los convenios con las* Poder trabajar en cada municipio del departamento entidades territorialesde Antioquia y fuera de ella, porque presentan poco * Fomentar acciones contundentes en la recuperaciónconocimiento la mayoría de los funcionarios. de los archivos históricos que formen parte del* Que la ciudadanía en general conozca la entidad patrimonio nacional¿para que le sirve al ciudadano del común? * Capacitaciones* Abanderado de la profesionalización de los * Hacer mas presencia en los lugares mas alejados quearchivistas con sus respectivas tarjetas profesionales desconocen la normatividaddesde ahí * Tener mas control y acercamiento con las entidades* Regionalización de capacitaciones ya que por territorialesrecursos no podemos acceder * por medio de mas conferencias ampliar el* Las capacitaciones deben ser mas frecuentes para conocimientomanejar las actualizaciones en forma obligatoria para * visitar a los municipios mas alejados del paístodos los archivistas. * Tener mas cobertura a nivel territorial 26
  27. 27. 3. ¿Por qué medio le gustaría recibir información sobre la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas del AGN? Encuesta de Rendición de Cuentas (Página web) Número de encuestas diligenciadas por los usuarios del sitio Web: 491. ¿Qué información le gustaría conocer sobre la gestión del AGN durante el año 2012? Ante la pregunta “Otra y ¿cuál?”, los encuestados dieron las siguientes respuestas: - Ética profesional - Sanciones e investigaciones a entidades que no cumplen la normatividad archivística - que se esta haciendo para impulsar reglamen- tación ley 1409 de 2010 - Capacitación - Proyectos de inversión en entidades territoriales - Es posible que las entidades contraten sus servicios para capacitar en el manejo de archivos, ya que hay vacios. - Implementación de las TRD en Ministerios - Restructuración AGN - Ley del Archivista 27
  28. 28. 2. ¿Qué le recomienda al AGN para mejorar su gestión? * Mejorar el personal * Desarticular las mafias internas que tienen estancada y opacada la gestión de Carlos Zapata, restructurar la entidad para que esté más acorde con los servicios propios del ente rector. * mayor presencia y control en la región * Que los procesos de contratación sean claros en sus requerimientos. Caso puntual el proceso actual para un SGDEA, los requerimientos son de cierta manera cerrados y no permite la pluralidad de proponentes, así mismo los requisitos del mismo incluyen MoReq pero no aclara como se validarán dichos requerimientos. De cierta manera parece sesgado el proceso. * Si los documentos no se consultan, el archivo sería un edificio lleno de papeles y no más, una extravagancia sin función social, pues los documentos se preservan para ser útiles por tanto, deben facilitar la consulta, lo que es imposible en las condiciones actuales en las que hay poca gente trabajando en la sala o subiendo los documentos, un horario tan restringido (no abren los sábados), un servicio de copias y digitalizaciones pésimo (se demoran un mes porque no tienen personal que saque las fotocopias o el que hay no lo quiere hacer), y solo tienen 2 maquinas para grabar la imagen de microfilm, lo que es ínfimo comparado a otros centros de documentación en el país y en el mundo. Por tanto, recomiendo que el archivo no olvide que no es un anticuario o coleccionista, y así como implementa políticas para divulgar lo que hace, que lo que haga se pueda consultar. Aclaro que en la dirección de la sala intentan dar solución, pero no es suficiente. * mas capacitaciones y a menor precio * Mas Difusión de los servicios * Que se Planee Bien desde un comienzo todas las actividades a ejecutar en la siguiente vigencia * no seguir ejecutando proyectos de organización de archivos. Actuar como ente de control * mirar, controlar y tomar controles para el mal manejo del personal no idóneo o calificado a los procesos de reclutamiento para archivistas en la funciones publicas del estado * Realizar acompañamiento a los archivos y brindar mayor capacitación en el manejo de los mismos.3. ¿Por qué medio le gustaría recibir información sobre la Audiencia Púbica de Rendición deCuentas del AGN? 28
  29. 29. De interés generalEjecución presupuestalEl presupuesto asignado para el Archivo General de la Nación en la vigencia 2012, es de $18.537.174.113 y suejecución a 31 de octubre de 2012, es de 13.092.674.005 equivalente al 70.6% el cual se discrimina en elsiguiente cuadro:Ejecución del Presupuesto de Gastos Consolidado - Vigencia 2012- Fecha de Corte : 31 de Octubre de 2012Ejecución proyectos de inversión 2012En la actual vigencia, el Departamento Nacional de Planeación –DNP, asignó recursos a siete (7) proyectos deinversión a corte de 31 de ocubre de 2012, los cuales presentan los siguientes porcentajes de ejecución: 29
  30. 30. Ejecución proyectos de inversión por actividades 2012Teniendo en cuenta lo anterior, se describen las actividades de los (7) proyectos de inversión a corte de 31 deocubre de 2012, de los cuales se presentan las metas para cada una de ellas y sus porcentajes de ejecución: Preservación del patrimonio documental colombiano Aplicación Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos Implantación del Sistema Nacional de Archivos 30
  31. 31. Mantenimiento y adecuación de las instalaciones del AGNImplementación de tecnologías de la información en el Archivo General de la Nación 31
  32. 32. Renovación y mejoramiento, dotación y adecvuación del inmueble para la creación del archivo intermedio de las entidades financieras públicas liquidadas Remodelación y adquisición del inmueble aledaño al edificioRecursos HumanosEn el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la evaluación del desempeño responde alos compromisos pactados y esta es cimentada sobre evidencias materiales presentadas por losfuncionarios de carrera; con respecto a los demás servidores de la entidad, solo se evalúa al gerentepúblico de la misma.Capacitación Funcionarios AGNDentro de las acciones que la entidad adelanta para formar y capacitar a su recurso humano seencuentran las contenidas en el Plan Institucional de Capacitación, las cuales obedecen a lasnecesidades planteadas por las dependencias, las cuales son satisfechas en la medida en que secuente con recursos o colaboración de las entidades del estado para su desarrollo. Dicha capacitaciónes evaluada en términos de personal capacitado de conformidad con los indicadores establecidospara tal fin dentro del Sistema Integrado de Gestión. Con ocasión de dichas necesidades sedesarrollaron las siguientes capacitaciones. • Seminario de actualización en las reformas de contratación estatal • Auditores internos • Diplomado en gerencia pública • Actualización tributaria • Diplomado en gestión de proyectos 32
  33. 33. ContrataciónEl Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado cuenta con una planta de personalinsuficiente para atender las labores misionales y de apoyo asignadas por Gobierno mediante la Ley80 de 1989 y la Ley 594 de 2000; por tal motivo ha sido necesario recurrir a la contratación deprestación de servicios personales, principalmente para atender el desarrollo de los contratosinteradministrativos suscritos para ejecutar proyectos archivísticos que requieren de un alto volumende personal temporal.Adicionalmente, para que la Entidad pueda cumplir con el Plan de Acción Institucional, debecontratar la adquisición de bienes y servicios, a través de las diferentes modalidades establecidas porla Ley. A continuación se relaciona los diferentes procesos contractuales suscritos por la Entidad, confecha de corte a 31 de octubre de 2012.Procesos contractuales 33
  34. 34. Sistema Integrado de GestiónEl Archivo General de la Nación en concordancia con el eje estratégico de FortalecimientoInstitucional, ha adoptado la metodología para el mejoramiento de la implementación de un Sistemade Gestión de Calidad establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la cualestructura las fases de Diagnóstico, Planeación, Diseño, Implementación y Evaluación.Es así, que para el año 2012 el Archivo General se ha enfocado en el Diagnostico, Planificación yDiseño del sistema de Gestión de Calidad, fortaleciendo las bases para el mejoramiento en laimplementación del sistema.El Archivo General de la Nación, durante la vigencia 2012, a corte de 31 de octubre de 2012, avanzócon Implementación del Sistema de Gestión Ambiental – SGA, en un 77% contemplado dentro de lassiguientes fases: 34
  35. 35. Satisfaccion del cliente consolidada– 31 de octubre de 2012De acuerdo a la información consolidada con fecha de corte a 31 de octubre de 2012, a continuaciónse presenta la calificación otorgada por los usuarios a los servicios prestados por la Entidad:Comentarios y sugerencias:A continuación presentamos algunas sugerencias de los usuarios: • Solicitud de catálogo digital de mapas y planos. • Consulta de catálogos e índices por internet. • Ampliar bibliografía especializada en archivística. • Mayor capacitación previa al proceso de inspección y vigilancia. • Que el proceso de inspección y vigilancia tenga una mayor cobertura de días y que se realice más continuamente. • Una agenda más completa para las visitas guiadas.Peticiones, quejas, reclamos y sugerencia 35

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