BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013
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Die neue SharePoint-Version 2013 wurde nochmals optimiert, um Mitarbeiter beim Austausch von Inhalten und Ideen sowie bei der Organisation von Teams und Projekten zu unterstützen. ...

Die neue SharePoint-Version 2013 wurde nochmals optimiert, um Mitarbeiter beim Austausch von Inhalten und Ideen sowie bei der Organisation von Teams und Projekten zu unterstützen.

Dank dem perfekten Zusammenspiel von SharePoint 2013 und Visio 2013, lassen sich kostengünstig integrierte Prozessportale aufbauen und Prozesse mit den Workflow-Funktionen automatisieren.

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  • Zeit:Lieferzeiten verbessernDurchlaufzeiten reduzierenReaktionszeiten verbessernEntscheidungswege verkürzenEntwicklungszeit reduzierenKosten:Produktionskosten senkenVerschwendung vermeidenBestände reduzierenTransportkosten senkenQualität:Produktqualität verbessernUmweltqualität verbessern (ISO 14001)Dienstleistungsqualität verbessern (ISO 9001, ISO 20’000)
  • WIEist der ProzessablaufWER ist für die Bearbeitung von Aufgaben zuständig, Wer ist für was verantwortlich (Prozessverantwortung, Aufgabenverantwortung, …)WAS wird gemacht (einzelner Task, Aufgabenbeschreibung und Hilfsmittel)WOMIT Daten, Ressourcen, Informationen -> mit welchen Ressourcen (z.B. Informatik-Systeme, Maschinen, Personal-Ressourcen) wird der Prozess bearbeitet, welche Informationen sind nötig
  • ÜbersetzungNicht automatisieren sondern ausmerzenQuellenArtikel von M.Hammer(1990):"Reengineering Work: Don'tautomate, obliterate«Kommentar:Es geht dabei um das so genannte Business Process Reengineering (BPR), bei dem Prozesse im Unternehmen gebrochen und neu implementiert werden. Also nicht einfach den Prozess automatisieren und hoffen das alles besser wird, sondern eben den Prozess komplett neu aufsetzen. Im Gegensatz dazu steht das ContinuousProcessImprovement (CPI), bei dem Prozesse über einen langen Zeitraum schrittweise optimiert werden.
  • Das Informationszeitalter war die Zeit der Wissensarbeiter: Erstellen und managen von Informationen, die sie anderen zur Verfügung stellen.Im neuen Zeitalter der Netzwerke hingegen agiert der Netzarbeiter (Web Worker): Erstellen und managen von Beziehungen zwischen Wissen, Hardware und Menschen.
  • Grundlagen 10’Demo Visio Template 5’Import im SP Designer 5’Workflow 2010 in Action 5’
  • MitarbeitereintrittFormularausfüllenSchlüsselquittungabgeben HRMitarbeiter RZ?  Wennja Badge abgebenDemo Visio Template 5’Import im SP Designer 5’Workflow 2010 in Action 5’

BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013 BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013 Presentation Transcript

  • HERZLICH WILLKOMMEN BPM MIT SHAREPOINT 2013 UND VISIO 201306.12.2012 © IOZ AG 1
  • AGENDA Begrüssung Einleitung zu Office 2013 / SharePoint 2013 Einführung in BPM Prozessmodellierung mit BPMN und Visio 2013 Prozessportal mit Office 365 Prozesse mit SharePoint automatisieren06.12.2012 © IOZ AG 2
  • IN EIGENER SACHE GESAMTANBIETER VON SHAREPOINT-LÖSUNGEN Analyse, Umsetzung, Entwicklung, Aufbau der Infrastruktur, Schulung und Support: Betrieb des Rechenzentrums: Zertifizierungen: Auszeichnung:06.12.2012 © IOZ AG 3
  • EINLEITUNG BPM06.12.2012 © IOZ AG 4
  • HERAUSFORDERUNGEN KOSTEN Kosten □ Kürzere Durchlaufzeiten □ Ausnutzung Skonto □ Bessere Liquiditätsplanung □ Ressourcenauslastung □ Effizienzgewinn □ Entlastung von Routinetätigkeiten □ …06.12.2012 © IOZ AG 5
  • HERAUSFORDERUNGEN COMPLIANCE Compliance □ Unternehmensrichtlinien □ Gesetzliche Vorschriften □ Rechtliche Rahmenbedingungen □ Erkennung von Risiken □ Kontrollverfahren □ Produkthaftung □ Interne Kommunikation □ …06.12.2012 © IOZ AG 6
  • HERAUSFORDERUNGEN QUALITÄT Qualität □ Steigende Kundenanforderungen □ Einhaltung von Richtlinien □ Definierte Verantwortlichkeiten □ Lückenlose Abläufe □ Reduzierte Fehlerquellen □ Gewinnung von Kennzahlen □ Transparenz □ Förderung Mitarbeiterkompetenz □ Erkennen von Schwachstellen □ Ausführungstreue □ …06.12.2012 © IOZ AG 7
  • HERAUSFORDERUNGEN WETTBEWERB Wettbewerb □ Schnellere Innovationszyklen □ Kürzere Produktlebensdauer □ Time to Market □ Servicequalität □ Preisdruck □ Marktveränderungen □ …06.12.2012 © IOZ AG 8
  • SPANNUNGSFELD ZEIT-KOSTEN-QUALITÄTSDREIECK Innovation06.12.2012 © IOZ AG 9
  • PROZESSE STEUERUNG UND OPTIMIERUNG Beschaffung Herstellung Lieferung Service WIE WAS WOMIT WER06.12.2012 © IOZ AG 10
  • BISHER BPM IN DER VERGANGENHEIT dont automate, obliterate!Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus06.12.2012 © IOZ AG 11
  • PROBLEME TYPISCHE BPM PROBLEME • Zu radikal (Business Process Reengineering - BPR) • Zu detailliert – zu aufwendig • Zu komplex • Technologie nicht bereit • Zu ehrgeizig im AnspruchQuelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus06.12.2012 © IOZ AG 12
  • ENTWICKLUNG BPM – ZUSAMMENFÜHRUNG VON BUSINESS UND IT Quelle: Jakob Freund, camunda services GmbH06.12.2012 © IOZ AG 13
  • PRODUKTIVITÄT WIRTSCHAFTLICHKEIT NACH DEM HYPE06.12.2012 © IOZ AG 14
  • BPM UMSETZTEN06.12.2012 © IOZ AG 15
  • BPM KREISLAUF Strategisches Prozessmanagement •Prozessorientierung etablieren •Kernprozesse und Ziele festlegen •Balanced Scorecard •Business Process Outsourcing Prozesscontrolling Prozessentwurf •Kennzahlen erheben •Prozesse modellieren •Prozesse planen und steuern •Prozesse analysieren •Business Activity Monitoring •Sollprozesse entwerfen •Ständige Verbesserung •Prozesse dokumentieren Prozessimplementierung •Change Management •Informationssysteme implementieren ERP, BPMS, SharePoint •Informationssysteme integrierenAllweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 9106.12.2012 © IOZ AG 16
  • BPM VON MICROSOFT PROZESSMANAGEMENT FÜR TEAMS Create Collaborate Monitor Deploy06.12.2012 © IOZ AG 17
  • PROZESSMODELLIERUNG STATE OF THE ART06.12.2012 © IOZ AG 18
  • PROZESSE GESCHÄFTSPROZESSE FÜR DAS BUSINESS06.12.2012 © IOZ AG 19
  • PROZESSE GESCHÄFTSPROZESSE IN DER IT06.12.2012 © IOZ AG 20
  • VERSTÄNDNISGRABEN BUSINESS VERSUS IT06.12.2012 © IOZ AG 21
  • STANDARD-NOTATION BPMN • Business Process Model and Notation (BPMN) • Grafische Modellierungssprache für Geschäftsprozesse Verkauf Bestellung entgegennehmen Bestellung Nein fehlgeschlagen Bestellprozess Finanzen Rechnung Kreditwürdigket verschicken prüfen Bestellung Kreditwürdig abgeschlssen Nein Warenlager Ja Bestellung Ja druchführen Auf Lager?06.12.2012 © IOZ AG 22
  • EINFÜHRUNG BPMN ALS GEMEINSAME SPRACHE • BPMN-Diagramme sind für NICHT-Softwaretechniker verständlich  Fachbereich, Business • BPMN kann wichtige Aspekte für die elektronische Prozess- Ausführung abbilden.  IT/Software-Techniker • Unterstützt den Übergang von fachlichen zu ausführbaren Modellen  Fachbereich und IT06.12.2012 © IOZ AG 23
  • EINFÜHRUNG WARUM BPMN? • Einheitliche Sprache für Geschäftsprozesse • Fördert gemeinsames Prozessverständnis: • Innerhalb einer Organisation (Abteilungen, Gruppen, Teams…) • Organisationsübergreifend (Firmen, Departemente, …) • zwischen Fachbereichen und IT • Ein Standard den viele Anbieter verwenden: • Grosse Auswahl an Tools • Günstige Tools • Ausbildung anhand verschiedener Quellen möglich06.12.2012 © IOZ AG 24
  • PROZESSDIAGRAMM HAUPTELEMENTE DER BPMN Startereignis Endereignis (Event) (Event) Sequenzfluss Verkauf Bestellung entgegennehmen Gateway Bestellung (Verzweigung) fehlgeschlagen Pool Nein Bestellprozess Finanzen Rechnung Kreditwürdigket verschicken prüfen Bestellung Kreditwürdig abgeschlssen Task Nein (Aufgabe, Warenlager Aktivität) Ja Bestellung Ja druchführen Auf Lager? Lane06.12.2012 © IOZ AG 25
  • VISIO 2013 BPMN MIT MICROSOFT VISIO 2013 Demo Leitstand Herstellung vorbereiten Auftrag geplant Produktion Herstellung Herstellung Herstellung Herstellung ausführen rückmelden abschliessen Auftrag abgeschlossen06.12.2012 © IOZ AG 26
  • BPMN ANWENDEN IST BPMN EINFACH ODER KOMPLEX? Leitstand Herstellung vorbereiten Auftrag geplantProduktion Herstellung Herstellung Herstellung Herstellung ausführen rückmelden abschliessen Auftrag abgeschlossen 06.12.2012 © IOZ AG 27
  • ERFOLGREICH ANWENDEN BPMN: WAS WIRD BENÖTIGT? Für den erfolgreichen Einsatz von BPMN benötigen Sie: • Eine Methodik (Vorgehen, Einsatzbereich, Ziele, …) • Modellierungskonventionen (Regeln für einheitliche Modellierung) • Prozessmuster und Best Practices • Prozessmodellierungs-Tool mit BPMN 2.0 Unterstützung wie z.B. Microsoft Visio 201306.12.2012 © IOZ AG 28
  • FRAGEN06.12.2012 © IOZ AG 29
  • PROZESSPORTAL MIT VISIO UND SHAREPOINT (ONLINE)06.12.2012 © IOZ AG 30
  • PROZESSPORTAL KOMPONENTEN EINES PROZESSPORTALS Inhalt • Prozesslandkarte • Prozesse • Mitgeltende Dokumente • Rollen Dokumentenlenkung • Vorlagendokumente • Nachweisdokumente • Versionskontrolle • Metadaten06.12.2012 © IOZ AG 31
  • PROZESSPORTAL MODERN • Visualisierung der Prozesslandkarte und Prozessabläufe • Mobiler Zugriff mit allen Endgeräten • Offline Synchronisierung • Effiziente Suche • Integration von Enterprise Metadaten06.12.2012 © IOZ AG 32
  • PROZESSPORTAL EFFIZIENT • Prozessdokumentation nahe am Benutzer • Elektronische Unterstützung der Prozesse06.12.2012 © IOZ AG 33
  • KOMPONENTEN VON SHAREPOINT06.12.2012 © IOZ AG 34
  • BENUTZERERKENNUNG06.12.2012 © IOZ AG 35
  • LISTEN Integration in Office Benachrichtigung Ansichten06.12.2012 © IOZ AG 36
  • DOKUMENTBIBLIOTHEKEN Metadaten Versionierung Suche06.12.2012 © IOZ AG 37
  • WEBPARTS06.12.2012 © IOZ AG 38
  • DEMO DOKUMENTENMANAGEMENT Vorlagenverwaltung Metadaten Versionierung Archivierung WebApps & Co-Authoring Document ID Offline Synchronisierung Co Authoring IRM06.12.2012 © IOZ AG 39
  • Q-DOKUMENTATION WARUM SHAREPOINT (ONLINE) 2013? • Versionierung • Metadaten • Freigabeworkflow • Visualisierung mit WebApps • Nahe am Business • Abbilden von elektronischen Workflows06.12.2012 © IOZ AG 40
  • ROLLENMODELL06.12.2012 © IOZ AG 41
  • DOKUMENTE Prozesse Mitgeltende Dokumente06.12.2012 © IOZ AG 42
  • SHAREPOINT 2013 IOZ PROZESSVORLAGE06.12.2012 © IOZ AG 43
  • PROZESSLANDKARTE Direkte Einbindung der ProzesslandkarteLauffähig in Office 365 Mehrstufige Prozessübersicht 06.12.2012 © IOZ AG 44
  • ZENTRALE VERWALTUNG Zentrale Verwaltung der Direkte Ansicht der Prozessdiagramme Visio Charts Zentrale Verwaltung der mitgeltenden Dokumente Verlinkung über Metadaten06.12.2012 © IOZ AG 45
  • ZENTRALE VERWALTUNG Zentrale Verwaltung der Direkte Ansicht der Prozessdiagramme Visio Charts Zentrale Verwaltung der mitgeltenden Dokumente Verlinkung über Metadaten06.12.2012 © IOZ AG 46
  • VERSIONIERUNG Nachverfolgbarkeit der Nur freigegebene Dokumente Dokumente... sind für die Benutzer sichtbar ... mit Haupt und Nebenversionen06.12.2012 © IOZ AG 47
  • FRAGEN06.12.2012 © IOZ AG 48
  • PROZESSE AUTOMATISIEREN06.12.2012 © IOZ AG 49
  • BPM KREISLAUF Strategisches Prozessmanagement •Prozessorientierung etablieren •Kernprozesse und Ziele festlegen •Balanced Scorecard •Business Process Outsourcing Prozesscontrolling Prozessentwurf •Kennzahlen erheben •Prozesse modellieren •Prozesse planen und steuern •Prozesse analysieren •Business Activity Monitoring •Sollprozesse entwerfen •Ständige Verbesserung •Prozesse dokumentieren Prozessimplementierung •Change Management •Informationssysteme implementieren ERP, BPMS, SharePoint •Informationssysteme integrierenAllweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 9106.12.2012 © IOZ AG 50
  • STRUKTURIERTE PROZESSE PRODUKTIONSPROZESSE Quelle: http://www.chocosuisse.ch/web/chocosuisse/de/instruction_material/picture_series.html06.12.2012 © IOZ AG 51
  • WISSENSPROZESSE PROZESSE, WISSEN, NETZWERKEStrukturierte Prozesse Wissensarbeit Netzarbeit Quelle: http://www.wortgefecht.net/netzkultur/wissensarbeit-war-gestern/06.12.2012 © IOZ AG 52
  • UNTERSCHIEDLICHE PROZESSE STRUKTURIERTE PROZESSE / WISSENSPROZESSE Strukturierte Prozesse Wissensorientierte Prozesse • Effizienz, Produktivität • Flexibilität • Nachvollziehbarkeit • Individuelle Bearbeitung • Einheitlichkeit • Autonomie der Bearbeitung • Automatisierbarkeit • Viele Ausnahmen • Routineaufgabe • Unvorhersehbare Situationen  Wissen zur Design-Zeit  Wissen zur Laufzeit06.12.2012 © IOZ AG 53
  • AUTOMATISIERUNG WORKFLOWS MIT SHAREPOINT Stage: Mitarbeiterdaten erfassen Stage: Zutritt zu RZ If any value equals Update list item Yes Update list item Assign a task Update list item value No06.12.2012 © IOZ AG 54
  • BPM PLATTFORM INTEGRIERTE BPM PLATTFORM Mitarbeiter BPM Plattform Prozesse Inhalte06.12.2012 © IOZ AG 55
  • FRAGEN06.12.2012 © IOZ AG 56
  • WORKFLOW DEMO06.12.2012 © IOZ AG 57
  • WORKFLOWS MIT VISIO 2013 UND SHAREPOINT DESIGNER06.12.2012 © IOZ AG 58
  • WERKZEUGE VISIO 2013 SP DESIGNER 2013 • Neue Vorlage für SharePoint • Hinterlegen von Logik Designer 2013 Workflows VISUAL STUDIO • Hinterlegen von Logik • WF Templates • WF in Apps • Debugging06.12.2012 © IOZ AG 59
  • VERGLEICH WERKZEUGE SP Designer Visual StudioReusability Create reusable WF Create templatesInclude in SP AppCustom CodeCustom Actions Consume, not Yes; activities createVisio IntegrationDebugging 06.12.2012 © IOZ AG 60
  • VERGLEICH WORKFLOW SHAREPOINT 2013 SHAREPOINT 2010 • Basierend auf WF 4.0 und WCF • Basierend auf WF 3.0 • Set von Aktivitäten für Business • Set von SharePoint Aktivitäten Prozesse • Direktes Aufrufen der • Aufrufen von verschiedenen Funktionen Web services Was es braucht • Windows Azure Workflow Was es braucht Manager Client Server • SharePoint 2010 / 2013 • SharePoint 2013 • SharePoint Designer 2010 / • SharePoint Designer 2013 • SPList / SPWeb • SPList / SPWeb / SPContenttype06.12.2012 © IOZ AG 61
  • AZURE WORKFLOW GRUNDLAGENPLATTFORM ARCHITEKTUR06.12.2012 © IOZ AG 62
  • AZURE WORKFLOW GRUNDLAGENINTEROP BRIDGE MESSAGING PROTOKOLL06.12.2012 © IOZ AG 63
  • AZURE WORKFLOW WAS IST NEU? • Grafische Oberfläche im SharePoint Designer • 19 neue Activities • Davon sind 5 für den Microsoft Project Server • Workflow Stages • Variablentyp Dictionary • Custom Code via Webservice06.12.2012 © IOZ AG 64
  • DEMO WORKFLOWS06.12.2012 © IOZ AG 65
  • WORKFLOW 2013 DEMO • Erstellen eines Ablaufes in Visio 2013 • Stencils • Importieren in SharePoint Designer • Prüfen06.12.2012 © IOZ AG 66
  • FRAGEN06.12.2012 © IOZ AG 67
  • KONTAKT Josua Müller Leiter Marketing & Verkauf Mitglied der Geschäftsleitung josua.mueller@ioz.ch Twitter: @JosuaMueller Andreas Naef Leiter Projektmanagement Mitglied der Geschäftsleitung andreas.naef@ioz.ch Twitter: @AndreasNaef06.12.2012 © IOZ AG 68