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Estructura  de la documentación administrativa
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Estructura de la documentación administrativa Document Transcript

  • 1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAUn buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe,directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes:EncabezamientoTexto, yTérmino.I. ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes:1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las instituciones delsector público y privado. Incluye los datos principales de la persona ocorporación que dirige un documento tales como: nombre, dirección,teléfono, logotipo, etc. Por regla general, las empresas cuentan conpapel membretado. Ejemplo:2. Año calendario: Es la denominación del año fijada por la Presidencia del Consejo deMinistros en los primeros días del año; obedece a los principios de la política delGobierno, que hay que incentivar, motivar o impulsar. Es aprobada por DecretoSupremo y publicada en el diario oficial El Peruano.Durante el año se consignará dichanominación en los documentos oficiales. Es utilizada también en la documentación quegestionan las personas naturales y jurídicas, sean de tipo administrativo, judicial yregistral. Debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va conmayúscula, imprenta y en la parte céntrica. Ejemplo:“AÑO DE LA INVERSIÓN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LASEGURIDAD ALIMENTARIA”3. Lugar y fecha: En primer lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido deuna coma la fecha, mes y año. Ejemplo:La Merced, 09 de setiembre del 201…..La Merced, 201…. mayo 02La Merced, octubre 26 201…..Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente,según la naturaleza del documento.4. Código:Seutiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza eidentifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento esposible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de:nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativocon tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, lainstitución o dependencia.Ejemplos:INFORME N° 016 – 12 – VR/UAP-LAMERCEDMEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUDOFICIO N° 040 – 12 – DG/IEJCMINISTERIO DE EDUCACIÓNUNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCALCHANCHAMAYOUNIVERSIDAD ALAS PERUANASINSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO“SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS”SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO
  • 2. 5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quiendirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dospuntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres yapellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de laanterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas, ejemplo:Señor : HUNG WON JUNGAlcalde de la Municipalidad Provincial de ChanchamayoNOTA: En caso de no conocer el título profesional de la persona, se consideraúnicamente el nombre.6. Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de un documento, debe ser claro ypreciso. Así el destinatario podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de lacomunicación:Ejemplos:Asunto : Entrega de enseres donados.ASUNTO: Informe de evaluación sustitutoriaAsunto : Convocatoria a concurso público de Cátedra.7. Referencia:Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el código de undocumento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se envía el presente.Ejemplo:Ref. : Of. N° 123-109 - D / UGEL-CHYOREF. : Of. N° 123-09 - VR / UAPII. TÉXTO:Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenadodel mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario,dominio idiomático y personalidad de la persona que redacta, por ello hay lanecesidad de mejorar.III. TÉRMINO:1. Antefirma: Fórmula de cortesía que corresponde a una persona o a unacorporación y que se pone antes de la firma. Es el parágrafo de la despedida, laprimera letra va en alta y las demás en bajas, seguido de una coma.Ejemplo:Atentamente, Afectuosamente,2. Firma.: Es la anotación textual del nombre o apellido con algunos rasgoscaracterísticos, en algunos casos también se pone la rúbrica que es un conjunto degrafías que identifican a la persona y debe ser contrastado con su DocumentoNacional de Identidad.3. Post-firma: En esta parte se considera literalmente el grado o título académico delremitente, en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que debenTratamiento Título profesionalNombres y apellidosCargo administrativo
  • 3. escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone el cargo que desempeña y elcódigo de su colegiatura si tuviera, va en altas y bajas.Ejemplo:…........................................................Ing. RAUL HIDALGO RIVASGerente General de ELECTROCENTRO4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos yencauzar el adecuado tratamiento, es un distintivo formal quecaracteriza a cada institución. El sello circular se emplea para darautenticidad al documento que se remite, es decir, refrenda la firma delresponsable. Lo utilizan los funcionarios con responsabilidad directiva.5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias fotostáticas, modelos dedocumentos, plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considerafundamentalmente en los informes.6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y enque dependencias se archiva.Ejemplo: c.c. : ArchivoSecretaríaDirección7. Distribución: Sirve para señalar las dependencia a las que llegará el documento.Se escribe con mayúscula subrayado, seguido de las dependencias.Ejm. DISTRIBUCIÓN:Secretaría GeneralJefatura de Área Académica.8. Pie de página: En esta parte se indica el responsable del documento, por un ladose considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula) y a lapersona que digita (iniciales de su nombre con minúscula).Ejm. FPS/ascTAREA ACADÉMICA N° 011. Pegue 10 modelos de membrete de instituciones públicas y privadas de nuestra localidad oregión.2. Imagina que la UAP recibe oficios de diferentes entidades públicas como: MunicipalidadProvincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”,EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los códigosde oficio. Asimismo de cada uno elabore la firma, pos firma y pie de página.3. Imagina que la UAP envía oficios a diferentes entidades públicas como: MunicipalidadProvincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”,EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Sub Gerencia delGobierno de la Región Junín. Elabore los posibles destinatarios y asuntos4. Redacte un modelo de informe, oficio, memorando, carta; considere sólo encabezamiento,texto (líneas punteadas) y término. En estilo bloque, semibloque y bloque extremoremitente digitadora
  • 4. EL OFICIOEl oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en el sector público y porextensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que nodependen del Estado. Es una comunicación que se cursa entre funcionarios, autoridades yrepresentantes de instituciones públicas o privadas. También lo emplean los civiles para darrespuesta a comunicaciones de igual índole, consignado en la parte respectiva. Sirve para darcuenta de algún acto, pedir, invitar o informar algo.ESTRUCTURA:1. ENCABEZAMIENTO:a. Membrete.- Indica el nombre de la institución.b. Nomenclatura del Año.- Es el nombre que lleva el año y se ubica en la parte superiordel papel, debidamente centrado.c. Lugar y fecha.- Identifica el lugar del remitente. Se escribe de la parte céntrica de lahoja hacia la derecha, el nombre del mes se escribe con minúscula.d. Código y Número.- Se escribe después de unos renglones en blanco, desde el margenizquierdo. Va el nombre del documento, la numeración, (correlativa, en orden yempieza el primer día útil de cada año cronológico, hasta el término del mismo), cargodel remitente e institución.e. Destinatario.- Se hace referencia al tratamiento y al nombre, luego la función o cargoque desempeña el destinatario. Según su extensión, puede distribuirse en uno o dosrenglones a partir del margen izquierdo; no se utiliza abreviaturas.f. La dirección, lugar a donde se remite el oficio, pudiendo ser muchas veces la mismalocalidad de remisión, en ese caso se escribe la palabra Presente o Ciudad(debidamente subrayado).g. Asunto , se sintetiza el porqué del oficio, es preciso y claro.2. TEXTO:a. Fórmula de apertura.- Es la que encabeza la redacción del texto del oficio. Haymuchas fórmulas de apertura, las más recomendables según normas de redacción son:“De mi especial consideración “; “Tengo el honor de dirigirme a Ud., para...”, se usacuando se dirige a un superior; “Tengo el agrado dirigirme a usted para hacer de suconocimiento...””Es grato dirigirme a usted…” si es enviado a un funcionario de igual omenor jerarquía.
  • 5. b. Exposición.- desarrolla el asunto del oficio en forma clara y lo más breve posible, esnecesario evitar la grandilocuencia y la redundancia. En las actuales circunstancias nosobligan a ser prácticos, directos y económicos, en función de ahorrar tiempo yesfuerzo.c. Párrafo de cierre: que, como su nombre indica, es un párrafo que se utiliza al finalizarpuede ser la frase clásica de redacción, “Es propicia la oportunidad para testimoniar aUd., los sentimientos de mi especial consideración y estima personal”; “Me valgo de laoportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos de mi consideración distinguida”,etc.3. TÉRMINO:a. Antefirma, El oficio termina con la frase clásica Dios guarde a Ud. oAtentamente, van seguidos de una coma.b. Firma, Encima de la línea va la rúbrica y hacia el lado izquierdo de la misma, elselloc. Post firma.- Debajo de la línea punteada se escribe el nombre y apellido delremitente en letras mayúsculas, luego el cargo o función que desempeña.d. Con copiae. Distribuciónf. Pie de páginaCLASES DE OFICIOS:OFICIO SIMPLE.- Es el que se dirige a un solo destinatario.OFICIO MULTIPLE.- Es aquel que con un mismo texto y con la mismanumeración se dirige a varios destinatarios.TAREA ACADÉMICA Nº 021. ¿Quiénes están en la potestad de firmar y enviar oficios?2. Elabore 5 modelos de código (interpretado) y destinatario.3. ¿Por qué la fórmula de apertura en el oficio, no siempre es la misma?4. ¿Cuando diriges el oficio a un jefe inmediato superior, que fórmula de apertura utilizarías?5. Establecer la diferencia entre oficio simple y múltiple.6. ¿Cuál es la diferencia esencial entre formato A, B, C?7. Observa diferentes oficios y transcribe 05 modelos de fórmula de apertura.8. Copie 05 modelos de párrafo de cierre.9. ¿Firma es igual a post firma? Explique.11. Redacte dos modelos de oficio:Primero: invitando a profesionales de tu carrera profesional a participar como expositor en unPANEL FORUM. (Estilo bloque extremo)Segundo: Instituciones públicas o privadas invitan a la universidad a participar en Campaña“Cuidemos a nuestros niños” (Estilo semibloque)
  • 6. EL I N F O R M EEL INFORME ADMINISTRATIVOEs un documento que sirve para informar o comunicar el avance o culminaciónde acciones encomendadas, de sucesos, hechos, etc., que le asignan a determinadaspersonas. Los informes circulan fundamentalmente dentro de una entidadgeneralmente de un subordinado a un jefe superior inmediato o de una dependencia aotra.PARTES: El informe al igual que un memorando u oficio tiene las tres partesesenciales encabezamiento, texto y término:I. ENCABEZAMIENTO: Membrete (opcional) Año calendario(opcional) Lugar y fecha Código Destinatario Asunto Referencia.2. TEXTO: Estrategia de redaccióna. Fórmula de apertura.- Es la que inicia la redacción del texto, ejemplo:Tengo el agrado de.., Por el presente me dirijo a…, etc.b. Exposición.- Se desarrolla de manera sistemática, ordenada el, asunto demanera cronológica y temáticamente. No debe caerse a la contradicción yvacíos.c. Fórmula de cumplimiento.- Es el párrafo separado del texto.Ejm. Es todo cuanto informo a usted para su conocimiento y demás fines.Cualquier información adicional o ampliatoria estaré presto a ofrecer a sudespacho.3. TÉRMINO: Antefirma Firma Pos firma
  • 7.  Con copia Pie de página AnexosCLASES DE INFORMES:a. Informes Ordinarios.- Lo utilizan los que desempeñan cargos, para informar asus jefes el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollode dichas acciones. Se caracteriza por ser regular, rígido porque se emiteperiódicamente, su remisión es específica, obligatoria y va enumerada..b. Informe Extraordinario.- Lo usan todas aquellas personas que trabajan ytienen la necesidad de dar a conocer esporádicamente acciones o sucesosrealizados.. Se caracteriza por ser irregular, flexible, se presenta según lascircunstancias. Y no va enumerado.TAREA ACADÉMICA Nº 031. Imagina que has realizado actividades económicas en tu aula, redacteun informe económico en Formato C2. Imagina que eres empleado en un determinado campo laboral, redacteun informe detallando a pérdida de un material que estuvo a tu cargo.3. Fotocopie tres modelos de informes y analice sus aciertos y desaciertosen la redacción.
  • 8. LA SOLICITUDSegún Otto Valladares es un documento a través del cual se formula una peticiónpersonal amparada por ley. A veces, sin embargo, la petición se basa en el sentimientohumano, en el que interviene el sentido de equidad.Debe redactarse en lo posible a computadora en caso que la institución no cuente conel Formulario Único de Trámite FUT, el cual se escribe a manuscrito, se redacta con términosadecuados y corteses, siempre ajustados a la verdad, sin tratar de sorprender a nadie.ESTRUCTURA:ENCABEZAMIENTO:SUMILLA: En esta parte se sintetiza o resume el pedido, se utiliza el verbo en singular1ra o 3ra persona en tiempo presente. Se ubica en la parte superior derecha, suextensión no debe exceder de dos líneas, debe ser corta y concisa.Ejemplo:SOLICITO: Certificado de Estudios.“Solicita Certificado de Estudios”Solicita: Certificado de Estudios.DESTINATARIO: Se dirige a la máxima autoridad representativa de una institución.NOTA: el destinatario se escribe con mayúscula, precedido del tratamiento SEÑORseguido del cargo administrativo, sin ningún signo, se ubica al margen superiorizquierdo sin sangría, sea cual fuese el estilo formal de redacción que se emplee en laredacción de la solicitud.TEXTO:Redacción del Texto: Consta de tres secciones.EXORDIO.- conocido también como referencias personales comprende los siguientesdatos:Nombre y apellidos del solicitante, datos personales como identificación, domicilio,etc. Se escribe de manera completa, al margen de todo tipo de prejuicio. Los nombresdeben ir en el siguiente orden: apellido paterno, materno y nombres. Esto facilita la
  • 9. rápida e inmediata ubicación. Evita algunas confusiones que podrían crearse entrenombres y apellidos. Los datos personales se adecuan con la institución o entidad enel que se solicita el documento.EXPOSICIÓN O CUERPO: En esta parte se fundamenta el pedido, se iniciageneralmente con la palabra ( Que, Por, Para, ) seguido de una coma, luego lafundamentación del pedido, es decir, mentalmente anteponemos ¿Por qué seguido dela sumilla?, se hace la explicación en forma continua, clara y precisa. Ejm. SumillaSOLICITO: EXONERACIÓN EN EDUCACIÓN FÍSICA: Mentalmente ¿Por qué solicitoexoneración en educación física? Respuesta. Porque mi estado físico no me permite.Unido al vocativo que, sería: Por, estar delicada de salud y la malformación de miextremidad superior izquierda no me permite realizar ejercicios físicos, por ellosolicito la EXONERACIÓN de la asignatura de Educación Física. Para mayor constanciaadjunto el certificado médico emitido por ESSALUDCONCLUSIÓN: Se inicia con POR LO TANTO o POR LO EXPUESTO, seguido de la fraseclásica: ruego a usted Sr. Director acceder mi petición por ser de justicia.TÉRMINO. Constituido por:Lugar y fecha: Se nombra el lugar y la fecha al lado derecho, parte inferior.Firma: Es la rúbrica del apellido y nombre.CLASES DE SOLICITUD:A. SOLICITUD INDIVIDUAL:Sirve para gestionar la atención de un derecho en forma personal.ENLACE: La solicitud enlaza o relaciona a una persona natural con la autoridad administrativa.B. SOLICITUD COLECTIVA:Se emplea para pedir la atención de un derecho que se considera de interés colectivo.Llamado también memorial.OBSERVACIONES GENERALES:El lenguaje que se emplea en la solicitud debe ser cortés y respetuoso, por más que loque se solicita se apoya en razones legales o de derecho.Los datos personales que hemos mencionado no son necesarios en su totalidad sinolos más esenciales.
  • 10. El domicilio no debe faltar en ninguna solicitud.Los menores de edad también pueden elevar solicitudes cuando se trata de pedircertificados, constancias de estudio.En el párrafo final caben 2 expresiones: Es justicia o es gracia. En el primer caso,cuando lo que se pide es un derecho, en el segundo cuando es un favor que se esperaalcanzar.Cuando las razones o argumentos son varios, el cuerpo de la solicitud puede dividirseen párrafos separados en punto. Y cada párrafo comienza con, Que,Siempre deben hacerse las solicitudes con una copia, la misma que después de selladapor mesa de partes queda en poder del recurrente como constancia.TAREA ACADÉMICA N° 41. Elabore un mapa conceptual de las partes de la solicitud.2. Mencione 5 ejemplos de sumilla, destinatario.3. Elabore dos modelos de exordio y exposición.4. Redacte dos modelos de solicitudes:5. Sumilla: Solicito: Carta de presentación para realizar prácticas preprofesionales.6. Sumilla: Solicito: Constancia de estudios.7. ¿Es importante saber redactar una solicitud? Explique.8. Explique qué parte de la solicitud te hace más difícil redactar.