Estructura  de la documentación administrativa 14
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Estructura  de la documentación administrativa 14 Estructura de la documentación administrativa 14 Document Transcript

  • ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Un buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe,directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes: Encabezamiento Texto, y Término.I. ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes: 1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las instituciones del sector público y privado. Incluye los datos principales de la persona o corporación que dirige un documento tales como: nombre, dirección, teléfono, logotipo, etc. Por regla general, las empresas cuentan con papel membretado. Ejemplo: MINISTERIO DE EDUCACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL CHANCHAMAYO INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÒGICO PÚBLICO “LA MERCED” INSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO “SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS” SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO 2. Año calendario: Es la denominación del año fijada por la Presidencia del Consejo de Ministros en los primeros días del año; obedece a los principios de la política del Gobierno, que hay que incentivar, motivar o impulsar. Es aprobada por Decreto Supremo y publicada en el diario oficial El Peruano.Durante el año se consignará dicha nominación en los documentos oficiales. Es utilizada también en la documentación que gestionan las personas naturales y jurídicas, sean de tipo administrativo, judicial y registral. Debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con mayúscula, imprenta y en la parte céntrica. Ejemplo: “AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD" 3. Lugar y fecha: En primer lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido de una coma la fecha, mes y año. Ejemplo: La Merced, 09 de setiembre del 201….. La Merced, 201…. mayo 02 La Merced, octubre 26 201….. Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente, según la naturaleza del documento. 4. Código: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza e identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es posible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de: nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativo con tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, la institución o dependencia. Ejemplos: INFORME N° 016 – 12 – VR/UAP-LAMERCED MEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUD
  • OFICIO N° 040 – 12 – DG/IEJC5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos puntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y apellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de la anterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas, ejemplo:Tratamiento Título profesional Nombres y apellidos Señor : HUNG WON JUNG Alcalde de la Municipalidad Provincial de Chanchamayo Cargo administrativoNOTA: En caso de no conocer el título profesional de la persona, se consideraúnicamente el nombre.6. Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de un documento, debe ser claro y preciso. Así el destinatario podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de la comunicación: Ejemplos: Asunto : Entrega de enseres donados. ASUNTO: Informe de evaluación sustitutoria Asunto : Convocatoria a concurso público de Cátedra.7. Referencia:Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el código de un documento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se envía el presente. Ejemplo: Ref. : Of. N° 123-109 - D / ISTPLAM REF. : Of. N° 123-09 - CG / UPLA II. TÉXTO: Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario, dominio idiomático y personalidad de la persona que redacta, por ello hay la necesidad de mejorar. III. TÉRMINO: 1. Antefirma: Fórmula de cortesía que corresponde a una persona o a una corporación y que se pone antes de la firma. Es el parágrafo de la despedida, la primera letra va en alta y las demás en bajas, seguido de una coma. Ejemplo: Atentamente, Afectuosamente, 2. Firma.: Es la anotación textual del nombre o apellido con algunos rasgos característicos, en algunos casos también se pone la rúbrica que es un conjunto de grafías que identifican a la persona y debe ser contrastado con su Documento Nacional de Identidad. 3. Post-firma: En esta parte se considera literalmente el grado o título académico del remitente, en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que deben
  • escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone el cargo que desempeña y el código de su colegiatura si tuviera, va en altas y bajas. Ejemplo: …........................................................ Ing. RAUL HIDALGO RIVAS Gerente General de ELECTROCENTRO 4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos y encauzar el adecuado tratamiento, es un distintivo formal que caracteriza a cada institución. El sello circular se emplea para dar autenticidad al documento que se remite, es decir, refrenda la firma del responsable. Lo utilizan los funcionarios con responsabilidad directiva. 5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias fotostáticas, modelos de documentos, plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considera fundamentalmente en los informes. 6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en que dependencias se archiva. Ejemplo: c.c. : Archivo Secretaría Dirección 7. Distribución: Sirve para señalar las dependencia a las que llegará el documento. Se escribe con mayúscula subrayado, seguido de las dependencias. Ejm. DISTRIBUCIÓN: Secretaría General Jefatura de Área Académica. 8. Pie de página: En esta parte se indica el responsable del documento, por un lado se considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula) y a la persona que digita (iniciales de su nombre con minúscula). Ejm. FPS/asc remitente digitadoraTAREA ACADÉMICA Nº 02 Presentar en el portafolio miércoles 21/11/20121. Pegue 10 modelos de membrete de instituciones públicas y privadas de nuestra localidad o región.2. Imagina que la UAP recibe oficios de diferentes entidades públicas como: Municipalidad Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquín Capelo”, EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los códigos de oficio. Asimismo de cada uno elabore la firma, pos firma y pie de página.3. Imagina que la UAP envía oficios a diferentes entidades públicas como: Municipalidad Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”, EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Sub Gerencia del Gobierno de la Región Junín. Elabore los posibles destinatarios y asuntos4. Redacte un modelo de informe, oficio, memorando, carta; considere sólo encabezamiento, texto (líneas punteadas) y término.
  • “ AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” La Merced, 14 de noviembre de 2012. OFICIO Nº01-2012-VR/UAP-LA,MERCED Señor Ing. ROLANDO MAYTA FRANCO Decano de la Facultad de Arquitectura de la Universidad Peruana Los Andes PRESENTE.- Asunto: Invitación como ponente “Problemas de vivienda en el Perú” “AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” OFICIO Nº001-2012-VR/UAP-LA,MERCED SEÑOR : Ing. ROLANDO MAYTA FRANCO Decano de la Facultad de Arquitectura de la Universidad Peruana Los Andes PRESENTE.- ASUNTO : Invitación como ponente “Problemas de vivienda en el Perú” REF. : Of. Nº250-12- VRA/UAP-LIMA ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---- “AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” INFORME Nº001-12-ASC/UAP-LA,MERCED SEÑOR : Ing. ROLANDO MAYTA FRANCO Decano de la Facultad de Arquitectura de la Universidad Peruana Los Andes ASUNTO : Evento realizado en la Universidad Alas Peruanas “Estrés laboral” FECHA : La Merced, 14 de noviembre de 2012. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----