Your SlideShare is downloading. ×
Folleto Archivo Y Doc E,210410
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Folleto Archivo Y Doc E,210410

1,084
views

Published on


0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,084
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. www.davara.com.mx 2010 Documento y archivo electrónicos validez jurídica La mejora de la competitividad empresarial y una gestión pública eficiente requieren, cada vez más, del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). En el sector público, especialmente, el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012 impulsa con fuerza la utiliza- ción de las TIC. Y en el sector privado, resulta igualmente claro que si las empresas mexicanas quieren competir en una economía global requieren del un uso adecuado de las mismas. Hasta no hace mucho tiempo todas las transacciones, comerciales o no, utilizaban el papel como soporte de las mismas, excepto algunos contados contratos celebrados oralmente. En la actualidad, diversos facto- res - sociales, económicos y tecnológicos entre otros- llevan a que el papel pase a un segundo plano dando preferencia al soporte electrónico. Tanto las empresas como las dependencias y entidades de la Adminis- Las cuestiones jurídicas más tración Pública necesitan conocer por lo tanto las implicaciones jurídi- relevantes en relación con el cas de este nuevo escenario, que va mucho más allá de añadir un simple documento y archivo electrónico adjetivo “electrónico” a los conceptos jurídicos tradicionales ya asenta- son: dos en la normativa mexicana. En concreto, es preciso atender a con- ✓ Validez legal y admisibilidad ceptos como documento electrónico, archivo electrónico o firma elec- probatoria del documento-e. trónica, por citar algunos cuantos. ✓ Digitalización de documentos y archivos en papel. En este sentido, el documento electrónico es una realidad en el orde- namiento jurídico mexicano. Su aceptación jurídica implica tener que ✓ Conservación de analizar y conocer su validez legal y los efectos jurídicos que produce. documentos electrónicos: Es decir, al igual que con el soporte papel, se trata de atender a los re- garantías jurídicas. quisitos jurídicos que tienen que garantizarse en relación con el soporte ✓ Uso de la firma electrónica electrónico, para que éste tenga validez legal y pueda producir efectos como mecanismo de seguridad jurídicos. en el entorno-e. ✓ Prestación de servicios de A fecha de hoy el documento electrónico está presente en innumera- certificación y otros bles transacciones, incluso sin que nos demos cuenta de ello, puesto relacionados con la que desde un simple correo electrónico hasta la declaración anual de firma-e. impuestos presentada por medios electrónicos, se basan en documen- tos electrónicos. Además, el documento electrónico plantea cuestiones tecnológicas, tales como acceso al mismo, conservación, integridad, etc., que también tienen implicaciones jurídicas que se deben conocer. DEL PAPEL AL “LENGUAJE MÁQUINA” Y SOPORTE ELECTRÓNICO «Año de 2045. Mis nietos (que no han nacido aún) están explorando el desván de mi casa (que no he comprado todavía). Descubren una carta fechada en 1995 y un disco CD-ROM. La carta dice que el disco contiene un documento en el que se da la clave para heredar mi fortuna (que no he ganado aún). Mis nietos sienten viva curiosidad, pero jamás han visto un disco compacto, salvo en viejas películas. Aun cuando localizaran un lector de discos adecuado ¿cómo lograrían hacer funcionar los programas necesarios para la interpretación del contenido? ¿Cómo podrían leer mi anticuado documento digital?» Rothenberg, J. “Ensuring the Longevity of Digital Documents”, Scientific American, Enero 1995 (Vol. 272, Number 1, pp. 42-7) DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 2. www.davara.com.mx 2010 DOCUMENTO-E, ARCHIVO-E Y SU CONSERVACIÓN El documento electrónico documentos que se encuentran “en activo” y sobre El documento electrónico se denomina los que se permite la realización de diversas mensaje de datos en el Código de Comercio, que operaciones (acceder, compartir, modificar...) y los lo define en su artículo 89 como: “La información segundos giran sobre documentos ya definitivos generada, enviada, recibida o archivada por medios que se quieren catalogar y conservar con efectos en electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.” el tiempo. Por otra parte, los Lineamientos de la Los documentos electrónicos pueden ser SFP para la operación, funcionalidad, obligados a tener algunas características de comunicación y seguridad de los sistemas formato y seguridad (incluso en automatizados de control de gestión términos de mera digitalización) definen el documento-e gubernamental antes de entrar al archivo electrónico. como el “instrumento que contiene datos y/o información, enviada, Conservación de recibida o archivada por medios documentos y archivos-e electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, el cual debe hacer No sólo se trata de la uso de la firma electrónica conservación del avanzada”. documento en términos de su accesibilidad para su ulterior consulta, El archivo electrónico sino, en sentido El archivo electrónico se amplio, de que se encarga del almacenamiento y entienda que esta conservación de documentos conservación se puede generados por medios cumplir electrónicos. satisfactoriamente si se realiza electrónicamente, eliminando los Entre los problemas más básicos a destacar obstáculos que impidan el asentamiento del en una primera aproximación destacan la comercio electrónico. En este sentido, por ejemplo, obsolescencia tecnológica, el acceso a los es de particular interés la idea de conservar toda la documentos (con los métodos de clasificación y información, no sólo el mensaje, sino también la recuperación empleados), la seguridad de la relativa a la determinación del origen y el destino información, y la falta de certeza jurídica. del mensaje, así como la fecha y hora de su En este sentido, en la organización de un recepción o envío. archivo electrónico habrá que decidir desde los Respecto a lo anterior, la Norma Oficial documentos a archivar (los anexos que forman Mexicana NOM- 151- SCFI-2002, tiene como parte de un expediente; la bitácora de recepción de objeto establecer los requisitos que deben documentos, la correspondencia electrónica, la observarse para la conservación del contenido de documentación de apoyo, etc.); el valor de los mensajes de datos que consignen contratos, mismos (fiscal, contable, legal, o incluso histórico); convenios o compromisos, obligatoria para los los metadatos utilizados (descriptivos, técnicos - comerciantes que deban conservar los mensajes en imágenes, audio o texto- o de mera preservación); que se consignen los citados documentos, así como el ciclo de vida de los documentos (archivos de para todas aquellas personas con quienes los trámite, de conservación o históricos); el formato comerciantes otorguen o pacten dichos contratos. de conservación; las medidas de seguridad; etc. Internacionalmente cabe resaltar varios Finalmente, no debemos confundir los gestores estándares, como MoReq2, OAIS (ISO 14721:2003) de documentos electrónicos con los archivos de o UNE-ISO 15489-1 y UNE-ISO/TR 15489-2. documentos electrónicos. Los primeros tratan con DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 3. www.davara.com.mx 2010 EQUIVALENCIA FUNCIONAL DEL DOCUMENTO-E PRIVADO Al regular los mensajes de datos, dentro del Título mite expresamente que el mismo produce efectos jurí- dedicado específicamente al comercio electrónico, el dicos y su validez o fuerza obligatoria. Código de Comercio establece expresamente el princi- % Por otra parte, resultan relevantes el artículo 93 de pio de equivalencia funcional entre el mensaje de datos dicho Código que indica que si la ley y el documento en papel cuando se exigiera forma escrita, firma u otorga- cumplan con los requisitos exigidos. miento en instrumento ante fedatario Es decir, el comercio electrónico se público para los actos, convenios o con- desarrollará bajo el principio de “equi- trato, éstos requisitos se cumplirán res- valencia funcional del Mensaje de Datos pecto al mensaje de datos cuando: en relación con la información documentada ✔ Forma escrita: cuando la informa- en medios no electrónicos y de la Firma ción se mantenga íntegra y sea accesible Electrónica en relación con la firma autó- para su ulterior consulta. grafa” (art 89). ✔ Firma: cuando el mensaje sea atribui- Y a continuación, el artículo 89 bis, ble a las partes. indica que “No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier ✔ Otorgamiento ante fedatario público: tipo de información por la sola razón de el fedatario público y las partes podrán que esté contenida en un Mensaje de Datos.” expresar mediante mensajes de datos los términos exac- tos en que éstas han decidido obligarse. El fedatario No queda duda de que el mensaje de datos es admi- conservará dichos mensajes de manera íntegra para su tido por el ordenamiento jurídico mexicano, otorgándo- ulterior consulta, otorgando este instrumento conforme sele la misma validez jurídica que al documento en pa- a la legislación aplicable que lo rige. pel que contenga una firma autógrafa. Y además, se ad- ORIGINAL Y COPIA El documento electrónico supone la necesidad de tecnológicas necesarias gracias al uso de la firma revisar y/o redefinir algunos conceptos como electrónica. consecuencia del uso de las TIC. Esto ocurre con los El hecho de que varias partes puedan acceder al conceptos de “original” y “copia”. documento plantea que haya sólo un original y varias Dejando a un lado consideraciones doctrinales, cabe copias. No obstante, estas copias serán “iguales” que el señalar que el documento electrónico plantea ventajas original, de manera que será necesario recurrir a la frente al documento papel puesto que permite, entre prueba pericial electrónica o al empleo de otras otras muchas cosas, a varias partes tener acceso al herramientas como la firma-e para distinguir el mismo tiempo con todas las garantías jurídicas y “original” y sus “copias”. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Siguiendo el concepto amplio de hubieran sido emitidos en papel. En (mecánico, fotográfico o documento electrónico utilizado por este sentido, el artículo 49 del electrónico), tiene que permitir: el legislador mexicano, es posible Código de Comercio establece la • su reproducción posterior hablar de la digitalización o obligación de los comerciantes de íntegra; desmaterialización de documentos. conservar los documentos (cartas, Ésta puede ser una opción en caso telegramas y otros documentos) en • su consulta o compulsa en de gestión externa de archivos que se consignen contratos, caso necesario. (expedientes clínicos, archivo de convenios o compromisos, durante Hay supuestos en los que la ley expedientes administrativos, etc.) o un plazo de diez (10) años. requiere que la información simplemente por cuestiones de uso Si consideramos el documento sea preservada y de las TIC en el seno de la empresa, digitalizado o desmaterializado conservada en su como por ejemplo la digitalización como una copia del original, forma original, por de comprobantes fiscales entonces a los actos jurídicos de lo que habrá que previamente emitidos en papel o de comercio les resulta de aplicación lo atender a las contratos. dispuesto en el artículo 48 del previsiones En cualquier caso la Código de Comercio. sobre digitalización es una cuestión a conservación Es así que la copia, que puede de mensajes de considerar en relación con la ser obtenida por cualquier medio conservación de documentos que datos. DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 4. www.davara.com.mx 2010 LA FIRMA ELECTRÓNICA La firma electrónica es un mecanismo de ✓ Confidencialidad: el contenido debe ser seguridad de las transacciones electrónicas que secreto entre las partes, evitando que un tercero puede cumplir todas las siguientes funciones: no autorizado pueda tener acceso al mismo. ✓ No repudio entre las partes (en origen y ✓ Identificación de las en destino): poder garantizar que partes: ya que el uso de la firma ninguna de las partes puede negar electrónica garantiza que los haber enviado o recibido el mensaje. intervinientes son quienes dicen ser. ✓ Autenticación del La firma electrónica, en definitiva, contenido: el contenido del cumple en el entorno electrónico mensaje que se trasmite a través de con todas las funciones que la firma medios electrónicos tiene que ser el manuscrita tiene asignadas en que las partes pusieron. relación con el papel y algunas más específicas. Gracias al uso de ✓ Integridad del contenido: el mensaje no puede haber sido la firma electrónica es posible modificado durante su dotar de la seguridad, tecnológica transmisión. y jurídica, necesaria a los documentos electrónicos y las comunicaciones electrónicas que se producen a diario. Sin embargo, en la conservación de documentos electrónicos a largo plazo no es posible establecer la validez de estas firmas indefinidamente, puesto que la caducidad de los certificados digitales empleados no permite asegurar la accesibilidad en el futuro. Una de las posibles soluciones es guardar, junto con la firma electrónica, todos los datos necesarios para su validación (mecanismo de firma, cadenas de certificados, listas de revocación, etc...) y registrarlos junto con el documento firmado. Así, la firma electrónica garantiza el contenido del archivo, pero no se extiende a cambios futuros en el mismo (migraciones de formato, por ejemplo). Las nuevas versiones deberán mantener tanto el archivo original como la nueva versión, documentando el proceso realizado, y poniendo un nuevo sello de t i e m p o co m o g a r a n t í a d e l a co n s e r v a c i ó n . Evidentemente, sobre estos sellos de tiempo se tendrán que establecer políticas de actualización, es decir, utilizar otros sellos de tiempo antes de que caduquen los anteriores. MEDIDAS ESPECÍFICAS Establecer un sistema automatizado de Adoptar medidas tecnológicas y jurídicas control de gestión. para conservar el documento-e, lo Hacer uso de la firma electrónica como que incluye su respaldo. medio de garantizar la autenticación y otras En definitiva, atender al ciclo garantías (confidencialidad, integridad, no de vida del documento-e. repudio). DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 5. www.davara.com.mx 2010 LA PRUEBA ELECTRÓNICA El Código federal de muy debatida en el entorno 2. Medios de prueba procedimientos civiles, en su electrónico, donde las admitidos: Son admisibles artículo 210-A, afirma varias fronteras entre original y copia como medios de prueba todos cuestiones esenciales: se vuelven cuando menos aquellos elementos que puedan 1. Se reconoce como prueba confusas. Además, en relación producir convicción en el ánimo la información generada o con los mensajes de datos, el del juzgador acerca de los hechos comunicada que conste en término “original”, en cuanto al controvertidos o dudosos y en medios electrónicos, ópticos o en soporte en el que por primera consecuencia serán tomadas cualquier otra tecnología. vez, originariamente, se como pruebas las declaraciones consignan los datos, carece de de las partes, terceros, peritos, 2. La valoración de la fuerza significado, pues es el documentos públicos o privados, probatoria de dicha destinatario de dicho mensaje inspección judicial, fotografías, información se hará con base en siempre recibiría una copia. Es facsímiles, cintas los siguientes criterios: por eso que el término original cinematográficas, de videos, de • la fiabilidad del método en trata de suprimir los obstáculos sonido, mensajes de datos, que haya sido generada, a la presentación de originales reconstrucciones de hechos y en comunicada, recibida o que en los ordenamientos general cualquier otra similar u archivada jurídicos se exigen y que en el objeto que sirva para averiguar la • si es posible atribuir a las comercio electrónico supone verdad. (artículo 1205) personas obligadas el contenido una dificultad que se trata de de la información relativa eliminar. En este sentido, el concepto de originalidad tiene Por su parte, el artículo 69-C • ser accesible para su que entenderse como de la Ley de Procedimiento ulterior consulta Administrativo indica indisolublemente unido al de 3. Concepto de originalidad integridad de la información y expresamente que: “Los del documento: si la ley consecuentemente al concepto documentos presentados por medios requiere que un documento sea de autenticación. de comunicación electrónica conservado y presentado en su producirán los mismos efectos que las forma original, ese requisito leyes otorgan a los documentos quedará satisfecho si se Además, el Código de firmados autógrafamente y, en acredita que la información Comercio establece dos consecuencia, tendrán el mismo valor generada, comunicada, recibida consideraciones relevantes: probatorio que las disposiciones o archivada por medios 1. Reconocimiento del aplicables les otorgan a éstos.” electrónicos, ópticos o de mensaje de datos como cualquier otra tecnología, se ha prueba, valorando su fuerza mantenido íntegra e inalterada probatoria estimando a partir del momento en que se primordialmente la fiabilidad generó por primera vez en su del método en que haya sido forma definitiva y ésta pueda generada, archivada, ser accesible para su ulterior comunicada o conservada. consulta. La originalidad del (artículo 1298-A) documento es una cuestión LA PRECONSTITUCIÓN DE LA PRUEBA Nosotros proponemos un sistema integral de auditoría y asesoramiento en el proceso de generación, gestión y conservación de sus documentos electrónicos, asistiéndoles en todos los aspectos necesarios desde un punto de vista jurídico a efectos de la preconstitución de prueba electrónica tanto civil como administrativa. DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 6. www.davara.com.mx 2010 ¿QUÉ ES EL CFD? Ni el Código Fiscal de la Federación (CFF) ni digital con el que fue sellado, puede validarse ninguna otra norma definen qué se entiende por contra el informe mensual CFD. El CFD es un mecanismo alternativo a los Por un lado, los CFD permiten al contribuyente comprobantes fiscales en papel de comprobación cumplir con la obligación de expedición que la fiscal de ingresos. impone la normativa fiscal aplicable por la Atendiendo a sus características y requisitos, un realización de actividades. CFD es un documento: Por otro lado, conforme al artículo 29 del CFF, ✓ Electrónico. “las personas que adquieran bienes, dis#uten de su uso o ✓ Fiscal, ya que permite comprobar las goce, o usen servicios deberán solicitar el comprobante operaciones realizadas entre los contribuyentes. fiscal digital respectivo”, porque el CFD permite al contribuyente que pagó por un bien o servicio ✓ Emitido bajo estándares tecnológicos y disminuir ese gasto de sus ingresos (deducción) o de seguridad internacionalmente reconocidos. disminuir del IVA que se tiene a cargo el impuesto ✓ Integro: Garantiza que la información pagado al incurrir en esos gastos, o bien el que haya contenida queda protegida y no puede ser sido cobrado a los clientes al efectuar su venta manipulada o modificada. (acreditamiento). Es decir, permite comprobar los ✓ Auténtico: Permite verificar la identidad del ingresos que percibe el contribuyente y además emisor y el receptor del comprobante. sirve como fuente de información al momento de calcular el pago de sus impuestos. ✓ Verificable: La persona que emita un comprobante fiscal digital, no podrá negar El contribuyente puede emitir el haberlo generado. CFD por sí mismo o a través de un tercero autorizado. ✓ Único: Garantiza no ser violado, falsificado o repetido al validar el folio, número de aprobación y vigencia del certificado de sello FUNDAMENTO LEGAL DEL CFD En el Código Fiscal de la tos y contenido del CFD. 2009). Federación (CFF), entre otros: En el Anexo 20 de la Reso- En el Código de Comercio, lución Miscelánea Fiscal los artículos 89 y siguientes, ✓ Artículo 17-D y H: do- (RMF) y su modificación de relativos al documento elec- cumento y certificado electró- 2009: trónico y la firma-e. nico. ✓ Capítulo I.2.5. Medios En la NOM-151-SCFI-2002 ✓ Artículo 29: Emisión de electrónicos. comprobantes fiscales median- sobre los requisitos que deben te medios digitales. ✓ Modificación Anexo 20 observarse para la conserva- (publicado en el DOF de 21/12/ ción de mensajes de datos. ✓ Artículo 29-A: Requisi- Según las estadísticas del SAT para el período 5 de enero de 2005 al 1 de marzo de 2010: ● Se han emitido 472,405,280 CFDs ● 28,756 contribuyentes han emitido CFDs Del total de contribuyentes, cabe señalar que fueron: ● 9,917 personas morales (34%) ● 18,839 personas físicas (66%) DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 7. www.davara.com.mx 2010 GESTIÓN DE DOCUMENTOS: ANÁLISIS DE COSTE-BENEFICIO Tanto la actividad de las Administraciones - Asignar espacio físico al archivo. Públicas como de las empresas se basa - Asumir los costes de adquisición de papel y su en el uso diario de documentos. conservación. Si prestamos atención a lo que supone la gestión - Adoptar medidas para garantizar la integridad de éstos, veremos que de los documentos: accesos restringidos, medi- tienen un coste das de seguridad (fuego, agua, accesos no auto- asociado que debe ser rizados, conservación del documento, etc.). analizado en términos - Controlar los originales y las copias, organizativos, así como la destrucción de documentos económicos y jurídicos. una vez que éstos dejan de ser necesa- Es decir, la creación y rios. mantenimiento de un archivo de documentos en - Preservar la seguridad jurídica de los docu- papel requiere, entre otros aspectos: mentos: integridad y confidencialidad. -  Dedicar tiempo a la creación y organización del archivo. Por su parte, el documento electrónico permite - Contar con profesionistas en gestión de ar- gestionar de manera mucho más sencilla, y por tan- chivos que se encarguen de la creación y organi- to ahorrar costes, la creación y mantenimiento de zación del archivo. un archivo. EXTERNALIZACIÓN DE ARCHIVOS: UNA REALIDAD Las necesidades de optimiza- como su consulta por quienes - Archivos de las ción de las funciones por las estén autorizados. Administraciones Públicas: Administraciones Públicas y las - Expediente clínico gestión y conservación, así como empresas pasan por la electrónico y receta digitalización, de todo tipo de externalización de servicios. En electrónica: gestión y documentos y archivos este sentido, la gestión de archivos conservación de expedientes necesarios para el ejercicio de las por terceros especializados es un clínicos, incluyendo su potestades administrativas. servicio altamente demandado en digitalización, de hospitales y - Contratos electrónicos: varios sectores, entre los que es otras instituciones sanitarias, así actuando como terceros de posible señalar: como emisión de recetas confianza en la gestión y - Facturación electrónica: electrónicas y gestión entre las conservación de documentos emisión o digitalización y partes del sistema (médicos, electrónicos que incluyen las conservación de facturas, así pacientes y farmacias) y con declaraciones de voluntad de las terceros (aseguradoras). partes de una transacción-e. COSTES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL: DOCUMENTO-E VS. PAPEL Son diversos los factores que inciden en el cálculo de los costes de la gestión de documentos en papel versus electrónico. En cualquier caso, no cabe duda de que las TIC suponen una oportunidad que mejora la eficiencia de cualquier entidad, pública o privada, y conlleva un ahorro. Así, es posible atender a factores tales como: - Tiempo empleado en la gestión de documentos (generación, búsqueda, copia, almacenamiento, etc.). Al mismo tiempo, errores en la búsqueda y pérdida de documentos. - Inversión necesaria: adquisición de software si se trata de documento-e vs. consumo de papel. Además, costes asociados en cuanto a preservación del medio ambiente. - En definitiva, es necesario evaluar eficiencia/coste con base en factores tales como tiempo; recursos humanos; inversión; control del riesgo (pérdida de documentos, errores). En Europa, el Plan de acción electrónica sobre administración electrónica i2010, señala que “La facturación electrónica ahorra a los contribuyentes daneses 150 mi$ones de euros al año, y 50 mi$ones a las empresas. Si se introdujera en toda la UE, podría generar unos ahorros anuales de más de 50.000 mi$ones de euros.” (COM(2006) 173 final). DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 8. www.davara.com.mx 2010 DOCUMENTO EN PAPEL VS DOCUMENTO ELECTRÓNICO Las necesidades de gestión eficiente por todo tipo de entidades, públicas y privadas, lleva a analizar también los costes que tiene la actividad diaria. En este sentido, pasar de un escenario de facturas en papel a electrónicas o digitales puede suponer ahorros de billones de dólares. Por ejemplo, en 2009 la Unión Europea ha señalado que en ámbito de las transacciones Business-to-Business (B2B) la factura-e supondrá un ahorro anual superior a 200 billones de euros. % Si bien no es posible ofrecer cifras exactas, puesto que el coste final dependerá de diversos factores, en cualquier caso es posible afirmar que el documento electrónico conlleva un ahorro superior al 50% y que en algunos casos llega a más del 70%. % Es decir, el coste final dependerá de la estrategia que siga la entidad por sí misma o a través de un pres- tador de servicios, pero en cualquier caso, hay algunos factores a considerar: Factor Documento papel Documento electrónico Tiempo de creación, digitaliza- Inconveniente: por ser costoso en términos hu- Ventaja: puesto que se reduce en gran me- ción y archivo (clasificación, manos, temporales y económicos dida y permite un archivo casi inmediato si almacenamiento, búsqueda, no es inmediato etc.) Control de la gestión Inconveniente: porque la creación y manejo de Ventaja: es mucho más fácil evitar errores documentos en papel es más propensa a la comi- y mejorar la gestión del documento gracias sión de errores humanos y la pérdida del docu- al uso de tecnologías de la información mento es más fácil Cumplimiento de obligaciones Inconveniente: es documento en papel plantea Ventaja: resulta más sencillo y barato pues- legales (plazos de conservación necesidades específicas de conservación y control to que su conservación es más fácil y al y otras obligaciones) que requieren de más recursos mismo tiempo es posible cumplir con me- didas de seguridad en el acceso y control Cumplimiento normativo Inconveniente: ya que el papel puede requerir Ventaja: ya que si bien habrá medidas es- medidas específicas tales como conservación o pecíficas (medidas de seguridad, protec- dedicación de recursos de todo tipo para su ges- ción de datos/privacidad, etc.) la gestión tión resulta mucho más rápida y sencilla gracias al uso de las TIC Conservación Inconveniente: costosa en términos de almace- Ventaja: el coste se reduce debido a que el namiento (espacio y costes asociados); además de soporte electrónico es mucho más barato y las amenazas que ponen en peligro la seguridad se abarata exponencialmente en breves del papel períodos de tiempo, además de que algunos problemas de seguridad en la conservación se reducen también Acceso y consulta Inconveniente: costoso puesto que el control del Ventaja: resulta rápido y fácil debido al uso papel puede ser complicado y además darse su- de las TIC puestos que dificulten el acceso (encontrarse en otra ubicación física, en poder de una persona que no se encuentra en el momento, etc.) Control de cambios e integri- Inconveniente: puede resultar complicado si ac- Ventaja: permite efectuar un control de qué dad ceden personas sobre las que no hay control usuarios acceden y qué cambios efectúan & El cálculo de costes del documento en papel versus electrónico dependerá de varios factores tanto para el emisor como para el receptor. En cualquier caso, todos los datos indican que el documento en soporte electrónico supone un ahorro frente al papel. En este sentido, IPSCA (www.ipsca.com) señala que una factura emitida en papel tiene un coste de US$ 2,00 para el emisor y de US$ 3,3 para el receptor versus menos de US$ 0,2 que supondría gestionar la misma factura en soporte electrónico. Otros estudios en México indican que, por ejemplo, emitir una factura en papel puede costar hasta US$ 9 siendo el coste electrónico de US$ 2,04 (http://www.elsiglodetorreon.com.mx/noticia/240758.factura-electronica-elimina-ineficiencias-adm.html). Es decir, el soporte electrónico supone un ahorro tanto en la emisión, donde el coste para el emisor pasa de US$ 4,7 a US$ 0.2, como en la recepción que pasa de US$ 10.66 a US$ 0.02 (http://www.concesionarioxerox.es). & Otros estudios sobre el tema apuntan un coste por factura en papel con un coste aproximado de 4,7 y para el receptor de US$ 10,6 versus menos de US$ 0,2 en electrónico para ambas partes (http://www.slideshare.net/jvader/presentacion-firma-electronica-aneimadridtecnologia). Es decir, de una media de US$ 4,7 por documento se podría llegar a menos de US$ 0,2 (http://www.facturae.es) lo que supone un ahorro cuantitativo para cualquier em- presa tanto en términos de eficacia como eficiencia. Según otros estudios, se puede llegar a ahorrar hasta un US$ 3,67 si en lugar de papel se utiliza el soporte electrónico a través de un outsorucer y de US$ 2,19 si se trata de un proyecto propio La custodia y consulta electrónica de documentos representa no sólo un ahorro de costes económicos, sino también redu- cir el impacto medioambiental con lo que supone para el cambio climático y la imagen corporativa. DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 9. www.davara.com.mx 2010 GLOSARIO Archivo Electrónico: Información contenida en texto, imagen, audio o video generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología que forma parte del Expediente Electrónico (art. 1-A, fracción II, del Decreto que reforma la Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo). Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades (Lineamiento 2º, fracción II, Lineamientos organización y conservación de archivos). Autenticación: Al proceso en virtud del cual se constata que una entidad es la que dice ser y que tal situación es demostrable ante terceros (aptdo. 3.3 de la NOM-151-SCFI-2002). Certificado: Todo Mensaje de Datos u otro registro que confirme el vínculo entre un Firmante y los datos de creación de Firma Electrónica (art. 89 C.Com). Certificado digital: Al mensaje de datos firmado electrónicamente que vincula a una entidad con una clave pública (aptdo. 3.10 de la NOM-151-SCFI-2002). Clave privada: A la cadena de bits conocida únicamente por una entidad, que se usa en conjunto con un mensaje de datos para la creación de la firma digital, relacionada con ambos elementos (aptdo. 3.9 de la NOM-151-SCFI-2002). Clave pública: A la cadena de bits perteneciente a una entidad particular y susceptible de ser conocida públicamente, que se usa para verificar las firmas electrónicas de la entidad, la cual está matemáticamente asociada a su clave privada (aptdo. 3.8 de la NOM-151-SCFI-2002). Comerciantes: A las personas físicas o morales a los que la legislación les otorga tal carácter (aptdo. 3.13 de la NOM-151- SCFI-2002). Compromiso: A cualquier acto jurídico diferente del contrato o del convenio, que genere derechos y obligaciones (aptdo. 3.14 de la NOM-151-SCFI-2002). Confidencialidad: Al estado que existe cuando la información permanece controlada y es protegida de su acceso y distribución no autorizada (aptdo. 3.15 de la NOM-151-SCFI-2002). Conservación de archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo (Lineamiento 2º, fracción IX, Lineamientos organización y conservación de archivos). Constancia del prestador de servicios de certificación: Al mensaje de datos representado en formato ASN.1, conforme al Apéndice de la presente Norma Oficial Mexicana (aptdo. 3.18 de la NOM-151-SCFI-2002). Contrato: Al acuerdo de voluntades que crea o transfiere derechos y obligaciones (aptdo. 3.16 de la NOM-151-SCFI-2002). Convenio: Al acuerdo de voluntades que crea, transfiere, modifica o extingue derechos y obligaciones (aptdo. 3.17 de la NOM-151- SCFI-2002). Criptografía: Al conjunto de técnicas matemáticas para cifrar información (aptdo. 3.19 de la NOM-151-SCFI-2002). Datos de Creación de Firma Electrónica: Son los datos únicos, como códigos o claves criptográficas privadas, que el Firmante genera de manera secreta y utiliza para crear su Firma Electrónica, a fin de lograr el vínculo entre dicha Destinatario: La persona designada por el Emisor para recibir el Mensaje de Datos, pero que no esté actuando a título de Intermediario con respecto a dicho Mensaje (art. 89 Código Comercio). Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente (Lineamiento 2º, fracción XIII, Lineamientos organización y conservación de archivos). Documento Electrónico o Digital: Todo mensaje de datos que contiene texto o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología que forma parte del Expediente Electrónico (art. 1-A, fracción VIII, del Decreto que reforma la Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo). Documento electrónico: información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse (Lineamiento 2º, fracción XVI, Lineamientos organización y conservación de archivos). Emisor: A aquella entidad que genera y transmite un mensaje de datos (aptdo. 3.21 de la NOM-151-SCFI-2002). Emisor: Toda persona que, al tenor del Mensaje de Datos, haya actuado a nombre propio o en cuyo nombre se haya enviado o generado ese mensaje antes de ser archivado, si éste es el caso, pero que no haya actuado a título de Intermediario (art. 89 Código Comercio). En aquellas disposiciones que se refieran a Firma Digital, se considerará a ésta como una especie de la Firma Electrónica (art. 89 Código Comercio). Entidad: A las personas físicas o morales (aptdo. 3.22 de la NOM-151-SCFI-2002). DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 10. www.davara.com.mx 2010 GLOSARIO Expediente Electrónico: Conjunto de información contenida en archivos electrónicos o documentos digitales que conforman un juicio contencioso administrativo federal, independientemente de que sea texto, imagen, audio o video, identificado por un número específico (art. 1-A, fracción IX, del Decreto que reforma la Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo). Expediente electrónico: Al mensaje de datos representado en formato ASN.1, conforme al Apéndice de la presente norma oficial mexicana (aptdo. 3.23 de la NOM-151-SCFI-2002). Firma digital: A la firma electrónica que está vinculada al firmante de manera única, permitiendo así su identificación, creada utilizando medios que aquél pueda mantener bajo su exclusivo control, estando vinculada a los datos a que se refiere de modo que cualquier cambio ulterior de los mismos sea detectable. La firma digital es una especie de firma electrónica que garantiza la autenticidad e integridad y la posibilidad de detectar cualquier cambio ulterior (aptdo. 3.24 de la NOM-151- SCFI-2002). Firma Electrónica Avanzada o Fiable: Aquella Firma Electrónica que cumpla con los requisitos contemplados en las fracciones I a IV del artículo 97 (art. 89). Firma Electrónica: Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio (art. 89 Cco). Firma electrónica: A los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o adjuntados, o lógicamente asociados al mismo, que puedan ser utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos e indicar que dicho firmante aprueba la información recogida en el mensaje de datos. La firma electrónica establece la relación entre los datos y la identidad del firmante (aptdo. 3.25 de la NOM-151-SCFI-2002). Firmante: La persona que posee los datos de la creación de la firma y que actúa en nombre propio o de la persona a la que representa (art. 89 Código Comercio). Formato: A la secuencia claramente definida de caracteres, usada en el intercambio o generación de información (aptdo. 3.26 de la NOM-151-SCFI-2002). Intermediario: En relación con un determinado Mensaje de Datos, se entenderá toda persona que, actuando por cuenta de otra, envíe, reciba o archive dicho Mensaje o preste algún otro servicio con respecto a él (art. 89 Código Comercio). Mensaje de Datos: La información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología (art. 89). Mensaje de datos: A la información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología (aptdo. 3.28 de la NOM-151-SCFI-2002). Objetos: A las definiciones del lenguaje ASN.1 (aptdo. 3.29 de la NOM-151-SCFI-2002). Original: A la información contenida en un mensaje de datos que se ha mantenido íntegra e inalterada desde el momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva (aptdo. 3.30 de la NOM-151-SCFI-2002). Parte que Confía: La persona que, siendo o no el Destinatario, actúa sobre la base de un Certificado o de una Firma Electrónica (art. 89 Código Comercio). Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los presentes Lineamientos (Lineamiento 2º, fracción XX, Lineamientos organización y conservación de archivos). Prestador de Servicios de Certificación: La persona o institución pública que preste servicios relacionados con Firmas Electrónicas y que expide los Certificados, en su caso (art. 89 Código Comercio). Prestador de servicios de certificación: A la entidad que presta los servicios de certificación a que se refiere la presente Norma Oficial Mexicana (aptdo. 3.31 de la NOM-151-SCFI-2002). Resumen o compendio: Al resultado de aplicarle a un mensaje de datos una función de criptografía del tipo hash (aptdo. 3.33 de la NOM-151-SCFI-2002). Sello del prestador de servicios de certificación: Al mensaje de datos representado en formato ASN.1, conforme al Apéndice de la Nuestro Glosario de Términos engloba conceptos presente Norma Oficial Mexicana (aptdo. 3.34 de la NOM-151- jurídicos en Derecho de las TICs tomados de distin- SCFI-2002). tas normas nacionales que puedan ayudar en la inter- pretación y conocimiento de las materias relaciona- Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado das. Cada uno de los términos incorpora la norma de para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma la que fue extraído como referencia. En este sentido, Mensajes de Datos (art. 89 Código Comercio). todos los términos se tendrán que poner en relación Titular del Certificado: Se entenderá a la persona a cuyo favor fue con la normativa citada, siendo incluso algunos de expedido el Certificado (art. 89 Código Comercio). interés primordialmente para investigación y compa- ración entre las distintas regulaciones. DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 11. www.davara.com.mx 2010 REFERENCIAS NORMATIVAS Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (DOF 11/6/2002, http://www.davara.com.mx/upload/documents/532/LFTAIPG.pdf). Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (DOF 11/6/2003, http://www.davara.com.mx/upload/documents/517/RLFTAIPG.pdf). Lineamientos de Protección de Datos Personales (DOF 3/9/2005, http://www.davara.com.mx/upload/ documents/516/LineamientosPDP.pdf). Recomendaciones de Seguridad para la Protección de Datos Personales (Instituto Federal de Acceso a l a In f o r m a c i ó n P ú b l i c a , h t t p : / / w w w. i f a i . o r g . m x / d e s c a r g a r. p h p ? r = / p d f / c i u d a d a n o s / cumplimiento_normativo/datos_personales/&a=Recomendaciones_SDP.pdf). Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones del Código de Comercio en Materia de Firma Electrónica (DOF29/8/2003, http://www.davara.com.mx/upload/documents/469/ CCo.pdf). Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20/2/2004, http:// www.davara.com.mx/upload/documents/551/Lineamientosarchivos.pdf). Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo y de la Ley Orgánica del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa (DOF 12/6/2009, http://www.davara.com.mx/upload/documents/581/Decreto_LFPCA.pdf). Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones del Código Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la República en Materia Federal, del Código Federal de Procedimientos Civiles, del Código de Comercio y de la Ley Federal de Protección al Consumidor (DOF 29/5/2000, http://www.davara.com.mx/upload/documents/579/Ccom2000.pdf). Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002, Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos (DOF 4/6/2002, http://www.davara.com.mx/upload/ documents/577/NOM-151.pdf). Reglamento del Código de Comercio en Materia de Prestadores de Servicios de Certificación (DOF 19/7/2004, http://www.davara.com.mx/upload/documents/580/Reglamento_PSC.pdf). Reglas generales a las que deberán sujetarse los prestadores de servicios de certificación (DOF 10/8/2004, http://www.davara.com.mx/upload/documents/50/ReglasPSC.pdf). & Acuerdo Interinstitucional por el que se establecen los Lineamientos para la homologación, implan- tación y uso de la firma electrónica avanzada en la Administración Pública Federal (DOF 24/8/2006, http://www.davara.com.mx/upload/documents/531/AI24806.pdf). SITIOS WEB Comisión Intersectorial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico (CIDGE): http://www.cidge.gob.mx/ Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI): http://www.uncitral.org/uncitral/es/index.html E Estrategia para la sociedad de la información en América Latina y el Caribe (eLAC): http://www.eclac.cl/socinfo/elac/ Firma electrónica avanzada (FIEL): http://portal.funcionpublica.gob.mx:8080/wb3/wb/SFP/fiel Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental: http://www.ifai.org.mx Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE): http://www.oecd.org Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012: http://pnd.presidencia.gob.mx/ Sistema Integral de Gestión Registral: http://www.firmadigital.gob.mx Servicio de Administración Tributaria: http://www.sat.gob.mx DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 12. www.davara.com.mx 2010 IMPLICACIONES JURÍDICAS DEL USO DE LAS TIC Adquisición y uso de las TIC Seguridad de la información y de los ✓ Cumplimiento del Decreto de Austeridad y sus sistemas de comunicaciones-e Lineamientos específicos por las AA.PP. ✓ Valor estratégico de las redes y sistemas de ✓ Elaboración por las AA.PP. del Plan Estratégico comunicaciones-e. de Tecnologías de la Información y ✓ Medidas preventivas para evitar Comunicaciones (PETIC) a enviar a la SFP cada ciberataques, intrusiones o usos no autorizados en ejercicio fiscal. los sistemas de información. Documentos y archivos electrónicos Otras cuestiones a considerar ✓ Sistema automatizado de control de gestión. ✓ Garantizar la compatibilidad e interoperabilidad. ✓ Ciclo de vida de los documentos y archivos (generación, tratamiento, recepción y envío). ✓ Conservación de archivos y documentos electrónicos. ✓ En particular, la digitalización de documentos y archivos en papel (garantías jurídicas y ✓ Prestación de servicios de certificación y otros tecnológicas). servicios relacionados. ✓ Realización de inventarios de documentos y archivos. Aplicación de las TIC ✓ Admisibilidad legal del documento-e: público y ✓ Digitalización de documentos (facturas, privado. contratos, etc.) y archivo a través de terceros de ✓ Validez probatoria del documento confianza. (administrativo) electrónico. ✓ Contratación electrónica. ✓ Factura electrónica y presentación de impuestos Firma electrónica por medios electrónicos. ✓ Uso de la firma-e para garantizar, entre otras, la ✓ Validez legal: equivalencia funcional del autenticación, integridad y confidencialidad. documento-e y la firma-e. ✓ El sellado de tiempo y el no repudio en las comunicaciones-e. Acceso a la información, protección de datos y medidas de seguridad ✓ Cumplimiento de obligaciones ante el IFAI u órgano correspondiente en materia de acceso a la información y notificación de sistemas de datos personales. ✓ Cumplimiento de obligaciones específicas en materia de protección de datos (principios, derechos y procedimientos) ✓ Atención al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO). ✓ Adopción de medidas de seguridad para garantizar la integridad y confidencialidad. DAVARA ABOGADOS S.C.
  • 13. W W W . D A V A R A . C O M . M X DAVARA ABOGADOS, S.C. Boutique legal especializada en Derecho de las TIC LA FIRMA Davara Abogados, S.C. sólo presta otorga una gran atención a la asesoramiento experto internacional servicios de alta experiencia y formación y capacitación, ofreciendo integral. especialización, lo que nos permite cursos especializados en la materia a asegurar un servicio de la más alta entidades y organizaciones, Davara Abogados, S.C. es calificación con los profesionales más adaptándolos en cada caso concreto. asimimsmo miembro de la capacitados y experimentados, Asociación Mexicana de incorporando asimismo la Aunque con sede en México D.F., Empresas de Internet (AMIPCI). participación de expertos contamos asimismo con una tradición colaboradores independientes. y experiencia asentadas en el entorno estadounidense y europeo, Asimismo, conscientes de la novedad representando a la American Bar y desconocimiento de la materia, y Association (ABA), en LatAm, formando ya parte de la tradición de pudiendo así brindar un la Firma, Davara Abogados, S.C. UNA APUESTA POR LA ESPECIALIZACIÓN Comunicaciones en las diferentes áreas a las Servicios Capacitación que se dedica la firma. Nuestras áreas de especialización abarcan todos la Firma ofrece cursos de capacitación específicos Entre otros contenidos, los usuarios podrán y únicamente los ámbitos de influencia de las a distintos niveles de profundización y duración, encontrar Publicaciones, tales como artículos, Tecnologías de la Información y las según los requerimientos y necesidades de cada conferencias y medios de comunicación; Comunicaciones en el Derecho. cliente en particular, considerando la materia y Normativa; Otra documentación; el público objetivo en particular. Jurisprudencia y otras Resoluciones de En especial, ofrecemos servicios de asesoría y interés; y un Glosario de términos. consultoría en las siguientes cuestiones: Estos cursos versan sobre cada una de las materias objeto de especialización de la Firma, Dado el carácter eminentemente internacional ● Protección de datos de carácter personal pudiendo ser específicos o combinando varias de de la práctica que lleva en la Firma, tanto por ● Contratos informáticos dichas materias, a petición concreta y diseño los servicios ofertados como por los clientes a particular según las necesidades del cliente. los que presta dichos servicios, el sitio web ● Comercio y contratación electrónicos permite el acceso a información a nivel ● Firma electrónica Para más información sobre temas, programas y nacional e internacional. ● Aspectos fiscales del entorno electrónico. En honorarios, por favor contacte con nosotros en la especial, la factura electrónica siguiente dirección de correo electrónico: Para responder a las necesidades de sus capacitacion@davara.com.mx clientes y usuarios, el sitio web es ● Propiedad intelectual. En particular, constantemente actualizado conforme a los nombres de dominio cambios normativos y jurisprudenciales que se producen en esta área del Derecho. ● Delitos informáticos www.davara.com.mx ● Otros: gobierno electrónico, voto Además, el sitio web permite una constate electrónico, telemedicina, teleducación, Nuestro sitio web www.davara.com.mx ofrece comunicación con los usuarios y clientes, teletrabajo, protección a consumidores, ADR, a sus usuarios la posibilidad de acceder de respondiendo así a sus necesidades de etc.. forma gratuita a información sobre el Derecho formación y/o asesoramiento. de las Tecnologías de la Información y las www.davara.com.mx info@davara.com.mx
  • 14. Por favor contacte con nosotros en www.davara.com.mx o info@davara.com.mx o pase a visitarnos y con todo gusto le atenderemos.