Gestión del cambio en la implementación de sistemas de gestión de documentos

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Videoconferencia dictada por Nikos Siera Duque
Colombia
Ciclo de Videoconferencias Latinoamericanas: colaboraciones bibliotecarias

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Gestión del cambio en la implementación de sistemas de gestión de documentos

  1. 1. LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Por Nikos Sierra Duque @nikossierra @radarsas “Las especies que sobreviven no son las más fuertes, ni las más rápidas, ni las más inteligentes; sino aquellas que se adaptan mejor al cambio”. Charles Darwin
  2. 2. Nikos Sierra Duque Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, estudiante de Negocios Internacionales, Empresario del sector de la Información, Consultor especialista en Gestión del Conocimiento y la información, y Gestión de tecnologías. Fundador y Arquitecto de soluciones de Radar Información y Conocimiento, Empresa de consultoría en Gestión empresarial. Experiencia de 8 años en implementación de tecnologías de apoyo a la gestión documental y de información en entidades públicas y privadas. Conferencista internacional sobre temas de software y tecnologías para Gestión Documental y Gestión del Conocimiento Bloguer en Infoesfera.info.
  3. 3. ¿Que es Gestión?
  4. 4. Gestión Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera Dirigir Mandar Administrar Ejecutar Encargar Diligenciar Resolver Tramitar
  5. 5. ¿Qué es Cambio?
  6. 6. Cambio Ceder una cosa por otra Reemplazar una cosa por otra Convertir. Modificar Proceso a través del cual se pasa de un estado a otro, generándose transformaciones de carácter cuantitativo y/o cualitativo de la realidad
  7. 7. ¿Qué es Gestión del Cambio?
  8. 8. Gestión del Cambio es... ✓ Articular los elementos, recursos y estrategias organizacionales para conseguir los cambios planificados en los individuos, comunidades y sociedades facilitando la transición desde un estado dado a uno deseado. ✓ Un proceso continuo y no un evento aislado. ✓ El cambio debe venir acompañado de nuevas y más efectivas formas de participación de los empleados. ✓ Debe convertirse en una estrategia organizacional reflejada en competencias y habilidades de las organizaciones.
  9. 9. Fases del Cambio
  10. 10. FASE 1. FASE DEL PRESENTIMIENTO. Emoción predominante: la preocupación. ❖ Existen rumores, señales anunciadoras, comentarios y cierta intranquilidad en el ambiente. La gente empieza a preocuparse por lo que se imagina que va a ocurrir y por lo que pueda ocurrirles a ellos.
  11. 11. FASE 2. EL SHOCK. Emoción predominante: el miedo. ❖ Cuando alguien anuncia el cambio y da a conocer sus detalles principales despeja la preocupación pero aparece una emoción nueva: el miedo. Miedo a lo desconocido, a lo nuevo, a no saber qué hacer ante las nuevas condiciones existentes.
  12. 12. FASE 3. LA RESISTENCIA. Emoción predominante: el enfado, la irritación. ❖ Después del shock inicial comienza a manifestarse la conocida resistencia al cambio. Los afectados tratan de ganar seguridad frente a la nueva situación anclándose en el estado de cosas anterior. Aumenta la energía empleada en hacer cosas tal como se venían haciendo, como demostración de que no todo iba tan mal antes y que el cambio no es tan necesario.
  13. 13. ❖ En esta Fase comienza a predominar la convicción de que el cambio es necesario. En esta fase se hace necesario un enfoque individual. Se precisa ajustar el cambio a las necesidades e inquietudes de de cada uno de los afectados (¿qué tengo que cambiar yo?, ¿qué debo de hacer de distinta manera?). En esta fase hay que resolver dudas de carácter práctico. La duda y la desorientación típicas de esta fase, inducen sentimientos de frustración y deseos de volver atrás. FASE 4. ACEPTACIÓN RACIONAL. Emoción predominante: la frustración.
  14. 14. FASE 5. ACEPTACIÓN EMOCIONAL. Emoción predominante: la nostalgia. ❖ Cuando todo el mundo parece convencido de que el cambio es inevitable y de que no hay vuelta atrás posible, se ha llegado al punto crítico emocional en el proceso de cambio. Es el momento de más bajo estado de ánimo de los individuos pero el comienzo de la subida de moral de las fases posteriores. La gente empieza a mirar hacia delante en vez de hacia atrás.
  15. 15. FASE 6. LA APERTURA. Emoción predominante: curiosidad, entusiasmo. ❖ Superada la fase anterior, comienza a olvidarse el pasado y la gente empieza a mirar con curiosidad y optimismo “lo nuevo”. En esta fase se ven los objetivos del cambio de una manera realista y se comienza a percibir con claridad lo que dista la situación actual de la deseada. En este momento es más fácil canalizar la energía y la productividad de acuerdo a los nuevos modos.
  16. 16. FASE 6. LA INTEGRACIÓN. Emoción predominante: la confianza. ❖ Tras las experiencias de éxito y los errores superados, se crea una experiencia de superación de las dificultades y de progresiva confianza en las nuevas maneras de hacer y en la bondad del cambio.
  17. 17. Energía + Fases del Cambio + Emociones de cada fase
  18. 18. Ciclo Cambio - Aprendizaje
  19. 19. 6 Niveles lógicos de pensamiento Espiritualidad / Propósito: ¿Quién mas? Se puede ver como tu conexión a un sistema mayor o a un poder superior. Si eres un individuo o una compañía que proporciona una serie de servicios, ¿qué impacto tienen tus acciones en tu comunidad, en tu cultura y en la cultura de otros? Identidad: ¿Quién? ¿Quién eres como individuo o empresa? ¿Qué papel representas? ¿Cuáles son tus acciones en el marco de tu propósito en la vida? ¿Qué piensas sobre ti mismo? Creencias / Valores: ¿Por qué? ¿Por qué haces las cosas que haces? ¿En qué crees o qué es lo que valoras? Capacidades / Estrategias: ¿Cómo? ¿Cómo haces las cosas que haces? Siendo un individuo o una empresa, ¿cuáles son tus capacidades, habilidades, estrategias o planes de acción? Comportamiento: ¿Qué? ¿Cuáles son las cosas que haces? ¿Cuáles son tus comportamientos? Entorno: ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Con quién? ¿Dónde, cuándo y con quién pones en práctica tus comportamientos? ¿Cuáles son las influencias y las limitaciones que están actuando sobre ti?
  20. 20. Ahora si a lo que vinimos...
  21. 21. LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
  22. 22. Metodología para la implementación de Sistemas de Gestión de Documentos - ISO 15489
  23. 23. Hagamos primero el Diagnóstico
  24. 24. Lógico, matemático Creativo, sensible
  25. 25. Elementos de la Cultura Organizacional ❖ Códigos y Significados: como elemento aparente más característico, plasmado en el lenguaje. ❖ Los modelos de la realidad: las ideas generales que dan explicación de la vida y de los modos de actuar. ❖ Valores y Creencias: conjunto de creencias, valores, normas y sanciones. ❖ Héroes: miembros de la organización que mejor personifican los valores sobresalientes de la cultura. Su función es proporcionar modelos, estableciendo patrones de desempeño. ❖ Ritos y rituales: ceremonias que los miembros de la organización realizan para celebrar y reforzar los valores y héroes de la vida organizativa. ❖ Redes de trabajo de la comunicación cultural: canales informales de interacción que se usan para la inducción de los miembros en la cultura de la organización. ❖ Comunicación: manifestación cultural dada mediante intercambios de información. ❖ Tabúes: tienen como objetivo orientar el comportamiento delimitando las áreas prohibidas,
  26. 26. Artículos Recomendados - Gestione el cambio organizacional con los 6 niveles lógicos depensamiento- El Modelo AQAL de Ken Wilber: Los 4 Cuadrantes del Cambio- Las 3 habilidades de pensamiento esenciales para cambiar- Las paradojas del cambio y de la resolución de problemas- Aspectos psicológicos de la gestión del cambioorganizacional- 9 estrategias para afrontar el cambio organizacional: Eljinete, el elefante y el camino- La Resistencia al Cambio explicada por la PsicologíaOrganizacional- Cambio organizacional: 8 razones por las cuales la gente seresiste al cambio- El dolor como impulsor de la necesidad de cambioorganizacional- Gestión del cambio: La importancia de adecuarse a los nuevosparadigmas- Cómo corregir los 8 errores de implementación del cambioorganizacional- Reflexología y subversión: Dos estrategias de cambioorganizacional- Estrategias y procesos para el cambio de la culturaorganizacional- Principios para gestionar el cambio organizacional- Direccionamiento Estratégico y Cambio Organizacional- Aspectos psicológicos de la gestión del cambio organizacional- Cómo evaluar los 3 niveles de cambio organizacional:operativo, administrativo y cultural- Cambio y estrategia: El desafío emocional
  27. 27. Artículos Recomendados Desarrollo, transformación y cambio organizacional - Gestión del Cambio: El punto de no retorno 1.0 y las plataformas 2.0 - 7 cambios personales para cambiar a la empresa- Determinantes del cambio organizacional y estrategias defacilitación- Cómo superar las 4 etapas de la resistencia al cambio- Las 9 características psicológicas de los opositores al cambioorganizacional- ¿Por qué las organizaciones se resisten tan activamente al cambio?- Modelo de Kotter de gestión del cambio en 8 pasos- Tres causas de la resistencia al cambio organizacional- Competencias para liderar los procesos de cambio organizacional- Implantación del cambio estratégico en la organización- John Kotter: Cambio y Liderazgo- John Kotter: 5 métodos para manejar la Resistencia al Cambio- Modelo de Kotter de gestión del cambio en 8 pasos- Tres causas de la resistencia al cambio organizacional- Competencias para liderar los procesos de cambio organizacional- John Kotter: Cambio y Liderazgo- Implantación del cambio estratégico en la organización- Desarrollo Organizacional 101: Dificultades y barreras para elcambio- Teoria y practica del proceso de cambio organizacional En la web: - Las fases del cambio (2): "From the dream come the vision" - estratega - Innovar en modelos de negocio: lo importante son las preguntas | ElBlog de Javier Megias Terol- Algunos modelos de negocio innovadores, por Javier Megias- Change Management Blog: Forget Change Management
  28. 28. Fuente de las imagenes ✓ http://www.flickr.com/photos/nestoralonsolonso/4047054951 ✓ http://www.flickr.com/photos/nestoralonso/4056644608 ✓ http://www.flickr.com/photos/nestoralonso/4055903937 ✓ http://www.flickr.com/photos/nestoralonso/4053268965 ✓ http://www.businesscomputingworld.co.uk/wp-content/woo_custom/984-prelytis.jpg ✓ http://www.biografiasyvidas.com/monografia/aristoteles/fotos/aristoteles_busto.jpg ✓ http://deliteratura.wikispaces.com/file/view/renacimiento.jpg/207935248/renacimiento.jpg ✓ http://3.bp.blogspot.com/-tL37BbLX504/Td4TABbW2oI/AAAAAAAAADM/P31ZZTJZmdU/s1600/el_renacimiento.jpg ✓ http://www.profesorenlinea.cl/imagenUniversalH/ilustracion001.jpg ✓ http://4.bp.blogspot.com/_zU7cCfB9eSY/Ra1DsNGSmYI/AAAAAAAAAGM/Ll3kYLbPXhk/s1600/La+Ilustraci%C3%B3n.png ✓ http://upload.wikimedia.org/wikipedia/en/3/3f/Immanuel_Kant_3.jpg ✓ http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/7/73/Frans_Hals_-_Portret_van_Ren%C3%A9_Descartes.jpg
  29. 29. Fuente de las imagenes ✓ http://www.arqhys.com/arquitectura/conocimiento.jpg ✓ http://1.bp.blogspot.com/-6E9neSNTB7U/TV0Tb3Byi3I/AAAAAAAABN8/XeEdDeJiMOY/s1600/cocktails.jpg ✓ http://us.123rf.com/400wm/400/400/frenta/frenta1105/frenta110500125/9589349-cerebro-en-forma-de-laberinto.jpg ✓ http://3.bp.blogspot.com/_smyW0b1uM6E/TH1QR05IlWI/AAAAAAAABJI/M9szaaENFd8/s1600/archivo.jpg ✓ http://bibliotecologiamexicana.files.wordpress.com/2008/09/librarianship.jpg ✓ http://www.flickr.com/photos/enriquerubio/2433206913/sizes/o/in/photostream/ ✓ http://www.flickr.com/photos/seo2/430441037 ✓ http://www.flickr.com/photos/seo2/1486455782 ✓ http://www.flickr.com/photos/seo2/1412514331 ✓ http://www.flickr.com/photos/seo2/2111084096 ✓ http://www.ysaty.com/wp-content/uploads/2011/02/adn-molecula-1024x787.jpg ✓ http://3.bp.blogspot.com/_iMog_8Z3ye8/TPRBK3corMI/AAAAAAAAABI/zYiVBucAauI/s1600/mapa+conceptual+recursos+humanos.jpg

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