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Continuidade do Negócio

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Nas crises ou desastres, empresas mal-preparadas podem simplesmente comprometer todo o negócio. Mas os planos de continuidade do negócio ou Disaster Recovery Plan não funcionam sem um suporte …

Nas crises ou desastres, empresas mal-preparadas podem simplesmente comprometer todo o negócio. Mas os planos de continuidade do negócio ou Disaster Recovery Plan não funcionam sem um suporte comunicacional efetivo, que integre as pessoas. Este é o projeto da e-Press, em implementação em várias empresas.

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  • 1. Comunicação: a peça chave dos planos de Continuidade do Negócio
  • 2. O que você vai ver aqui?  Introdução  O que é um “desastre”?  Liderança  Conectividade  Pesquisa e aconselhamento  Comunicação colaborativa  Contingência
  • 3. Introdução  Só 6% das empresas que perdem grandes quantidades de dados, arquivos e informações sobre clientes conseguem sobreviver  43% delas não chegam a reabrir  51% fecham em até dois anos (*)  Isso explica a importância de um plano de “Disaster Recovery” ou Continuidade do Negócio  Mas se o plano é vital para a empresa, ele precisa considerar o impacto do desastre no principal A perda do espaço de trabalho é um ativo de uma organização: as pessoas grande impacto na moral e no relacionamento entre os  E isso é uma atividade de Gestão de Pessoas e colaboradores, pois elimina todas Comunicação Organizacional as referências cotidianas e os instrumentos usados pelas pessoas para interagir e se comunicar (*) Estudo da Universidade do Texas - 2007
  • 4. O que é um “desastre”?  A queda das Torres Gêmeas foi considerada, por muitos, como o “desastre”, aquilo que motivou muitas empresas a criarem seus planos de continuidade do negócio  Mas é preciso pensar esta questão de forma muito mais ampla  Segundo o Gartner Group, os planos de continuidade do negócio, atualmente, devem considerar um grande número de Um vulcão na Islândia paralisou o possibilidades tráfego aéreo na Europa por vários dias. Isso é um “desastre”? Para muitas  Pense apenas o que uma epidemia de gripe empresas foi um desastre significativo poderia acarretar a empresas com equipes enxutas?
  • 5. Cenários de desastres  Pesquisa do Gartner Group de 2005 aponta os cenários preferidos pelas organizações para o plano de Continuidade do Negócio
  • 6. 5 fatores de sucesso  Um estudo da IBM assinala que os planos de Continuidade do Negócio de sucesso precisam considerar 5 fatores cruciais:
  • 7. Liderança  Segundo o Gartner Group, os programas de Continuidade de Negócio em desenvolvimento em empresas dos EUA em 2005 se reportavam aos seguintes executivos Para o Gartner Group, o executivo ideal para liderar o plano de Continuidade do Negócio é o Diretor de Operações, que entende de todos os processos da empresa. Mas aqui na e-Press nós entendemos a liderança de forma mais ampla e não apenas operacional, daí porque a liderança pode e deve envolver um grupo de pessoas
  • 8. Conectividade  Considerando o fato de que os colaboradores da empresa não estarão juntos, manter a conectividade entre eles é fator decisivo O Gartner Group recomenda que os planos sejam dirigidos localmente, especialmente considerando a questão da conectividade entre as pessoas. Acreditamos nessa premissa e propomos que a conectividade entre os colaboradores se dê fisicamente, entre as equipes que darão continuidade ao trabalho, e virtualmente, por meio de ferramentas colaborativas. A conectividade que importa é a de pessoas, daí porque o plano precisa ser dirigido localmente
  • 9. Pesquisa & Aconselhamento  Não foque apenas os processos, busque apoio adicional em atividades como pesquisa de alternativas, comunicação interna e externa e suporte psicológico a colaboradores, caso necessário Encontros, reuniões, apoio e suporte a pessoas que passaram por processos traumáticos, tudo isso é decisivo para uma rápida recuperação da moral dos colaboradores visando a retomada plena dos negócios
  • 10. Comunicação colaborativa  Esta é a pedra fundamental de todo processo de Continuidade do Negócio  Crises afetam profundamente os processos de comunicação internos de uma empresa uma vez que esses processos foram pensados para acontecer localmente, internamente, por meio de equipamentos instalados nas empresas  No entanto, não espere que as pessoas interajam de forma natural em uma crise se elas não aprenderam a fazer isso no dia a dia  Nesse sentido, a comunicação colaborativa que é decisiva em uma crise deve ser criada preventivamente, contingencialmente, antes da ocorrência Graças às novas tecnologias de informação, de problemas processos de comunicação colaborativa são possíveis a baixos custos e com resultados significativos, desde que as pessoas sejam preparadas para usá-los previamente
  • 11. Tipos de interação As interações síncronas são profundamente afetadas em momentos de crise, pois dependem de um local ou de equipamentos como telefones para acontecerem, que podem não estar operantes. Por isso, propomos a construção de uma poderosa ferramenta de interação assíncrona que será o centro do processo de comunicação para a Continuidade do Negócio
  • 12. Perguntas chaves  Segundo a IBM, ao preparar um plano de comunicação para momentos de crise é preciso considerar:  A empresa tem procedimentos para enviar instruções aos empregados em casa?  Há meios da liderança se comunicar com os colaboradores?  Há sistemas alternativos de comunicação caso os telefones falhem?  Os times de trabalho conseguem contatar a liderança para saber o que está acontecendo e como agir?  Sua empresa preparou processos de comunicação flexíveis, que podem ser rapidamente disparados em caso de necessidade?  Sua empresa preparou mensagens chaves para os As mais poderosas ferramentas empregados com antecipação? de comunicação colaborativa da atualidade estão na Internet, muitas delas a custo zero
  • 13. Contingência  O plano “B” da comunicação não pode significar uma mudança radical em relação ao plano “A”, pois isso o tornará incompreensível e irrealizável Por isso, propomos um Plano B da Comunicação integrado ao Plano A, mas suficientemente independente para substituir o primeiro
  • 14. Plano de Comunicação para Projetos de Continuidade do Negócio (Disaster Recovering Plan) Nenhum de nós é mais esperto do que todos nós juntos. (Provérbio japonês)
  • 15. Plano de comunicação  Este plano de comunicação contempla as premissas essenciais de um plano de Continuidade de Negócios  Liderança  Pesquisa e aconselhamento  Conectividade  Comunicação colaborativa  Contingência  Resultados Este plano considera fundamental que os processos de comunicação a serem utilizados em situação de crise devem ser os mesmos utilizados no dia a dia das pessoas
  • 16. Liderança  Os processos de comunicação dependem 100% das pessoas  É preciso encontrar na organização aquelas pessoas que, junto ao presidente da empresa e ao RH, vão ajudar a liderar esse processo  Para isso, a e-Press propõe:  Apresentação às áreas da empresa desta proposta, colhendo opiniões e sugestões Algumas pessoas lideram os  Identificação, nesse processo, daquelas pessoas processos de comunicação, são que poderiam atuar como formadores de opinião, fonte de referência, são procuradas que vão ajudar na construção das ferramentas quando os outros querem colaborativas de comunicação, provendo esclarecer dúvidas, saber conteúdo e estimulando as pessoas a se novidades: são os formadores de opinião. Neste workshop vamos envolverem e participarem identificá-los, ouvir suas opiniões e  Este time vai liderar a comunicação interna da trazê-los para o time que vai organização, inclusive em situações de crise liderar o processo de comunicação em situações cotidianas e de crise
  • 17. Pesquisa e aconselhamento  Uma vez definido o grupo de líderes, é importante que as pessoas conheçam em detalhes as ferramentas de comunicação que serão usadas no cotidiano e também em situações de crise  Para isso, a e-Press propõe:  Encontro com o grupo de líderes, mais o RH e o Presidente da Situações de crise exigem uma ação clara e empresa em um workshop em um direta das lideranças da empresa. Por essa sábado pela manhã, com o razão, este grupo precisa estar preparado para assumir esse desafio, encarregando-se objetivo de integrar esta equipe, de manter as pessoas informadas, atuar para mostrar seu valor e importância e prover conteúdo para os diferentes públicos apresentar as ferramentas de da empresa e apoiar a direção da empresa na comunicação e como elas serão resolução de todo tipo de problema usadas
  • 18. Conectividade  Os líderes são responsáveis por grupos de pessoas  Nesse sentido, cabe ao líder manter estas pessoas informadas, atualizá-las sobre os últimos acontecimentos, propor temas para discussão:  Por exemplo: estimular as pessoas a tomarem a vacina contra a gripe  Para isso, a e-Press propõe:  Estimular cada líder a fazer um mapa de seu grupo, de modo a reunir o máximo possível de informações sobre estas pessoas e passar a estas pessoas informações sobre como pode ser encontrado Mais do que conectividade de “sistemas”, em comunicação o que importa é conectividade entre pessoas
  • 19. Comunicação colaborativa  As ferramentas mais poderosas de comunicação colaborativa estão na Internet e a custo zero  Para isso, a e-Press propõe:  Criar um posicionamento para a empresa na ferramenta de relacionamento NING(*), que será restrito e exclusivo para uso da empresa  Criação de uma Newsletter eletrônica mensal  Produzir vídeos com mensagens do Presidente e dos líderes tratando da importância do assunto e chamando a atenção para aspectos importantes do conteúdo no portal  Produção de apresentações com orientação para procedimento em crise A colaboração via ferramentas de comunicação online é o resultado da  Publicação de listas de telefones para contatos e colaboração no dia a dia, daí a endereço de locais alternativos de trabalho importância de um plano abrangente de comunicação, que não envolva  A e-Press fará a manutenção do sistema, publicando apenas uso de tecnologia apenas conteúdo aprovado pela empresa (*) Saiba mais sobre o NING no próximo slide
  • 20. Ning  O Ning é uma plataforma online, gratuita, que permite a criação de redes sociais voltadas para determinados temas  Pode ser fechada, isto é, acessada apenas por senha e para determinado grupo de usuários  Permite a publicação de vídeos, apresentações, documentos, notícias, informações e todo tipo de conteúdo que tanto pode servir para agilizar a comunicação interna de uma empresa como pode ser usado em situações de crise A comunidade CrisisCamp, do NING, se dedica a distribuir informações que ajudem as pessoas a superar situações locais de crise. Conta com associados em várias partes dos EUA
  • 21. Newsletter eletrônica mensal  Mensalmente, a e-Press vai produzir uma newsletter eletrônica, para ser enviada por e-mail, com até três notícias que as pessoas poderão acessar no portal NING, como vídeos, apresentações, atualizações  Esta newsletter pode ser enviada também aos públicos externos como representantes, parceiros, clientes  Isso permite manter o tema permanentemente na cabeça das pessoas e levar tráfego ao portal de comunicação interna
  • 22. Contingência – Plano B  Todas as informações publicadas no NING terão back-up nas seguintes ferramentas online gratuitas  Blog Wordpress  Canal de vídeos no Youtube  Canal de apresentações Slideshare O Slideshare (acima) e o Youtube (à esquerda) já reúnem apresentações e vídeos sobre Disaster Recovery
  • 23. Resultados  Este plano visa criar um poderoso canal de comunicação interna para a empresa, hoje inexistente  Este canal será usado para os relacionamentos diários e também em situações de crise, uma vez que as pessoas estarão acostumados a recorrer a ele  No futuro, a empresa pode avaliar investimentos em outros processos de comunicação como, por exemplo, assessoria de imprensa, blog corporativo, presença em redes sociais como Twitter, porque já terá acumulado experiência nesse sentido  Mensalmente, a e-Press vai produzir um relatório detalhado com informações publicadas, informações Este relatório é gerencial e mais acessadas, interações, trocas de informação, administrativo e permite que atualizações de conteúdo, para que a direção da a direção da empresa empresa possa avaliar os avanços acompanhe de perto os resultados do plano de comunicação
  • 24. Conclusão  Este plano de comunicação é totalmente aderente aos processos de Continuidade do Negócio ou Disaster Recovery  Usa tecnologias de comunicação online, que podem ser acessadas pelos colaboradores, fornecedores e parceiros, de modo remoto e a custo zero  Para torná-las efetivas é necessário envolver as pessoas em sua produção e Mais do que papel, brochuras, folhetos uso ou documentos que as pessoas guardam em computador, o uso de redes sociais torna a comunicação em  E devem se tornar um canal de situação de crise muito efetiva, pois comunicação interna de modo ela está a salvo de problemas com permanente, não apenas em situação de acesso à empresa e operacionalidade de redes, podendo ser acessada crise remotamente
  • 25. Mais informações A e-Press é a mais criativa agência  e-Press Comunicação de comunicação da atualidade, propondo integração de meios convencionais de comunicação a  Marisa Bravo redes sociais a baixos custos. Conheça mais sobre o trabalho da e-  (11) 2619 1720 Press aqui no Slideshare ou no blog- site da empresa, que pode ser visto em www.epress.com.br  marisa@epress.com.br