Mappe mentali in azienda

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Applicazioni aziendali delle mappe mentali usando il software

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Mappe mentali in azienda

  1. 1. di Alessio Sperlingahttp://www.alessiosperlinga.ithttp://www.bambini.ithttp://www.auroranetwork.it
  2. 2. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 1Pubblicato la prima volta nel mese di febbraio 2006
  3. 3. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 2Questopera è stata rilasciata sotto la licenza Creative CommonsAttribuzione-NonCommerciale-StessaLicenza 2.0 Italy. Per leggereuna copia della licenza visita il sito webhttp://creativecommons.org/licenses/publicdomain/ o spedisci unalettera a Creative Commons, 559 Nathan Abbott Way, Stanford,California 94305, USA.OGNI ESEMPLARE DELL’OPERA (DIGITALE O CARTACEO)PRIVO DI QUESTA PAGINAE’ DA RITENERSI CONTRAFFATTO.Ho iniziato a lavorare nel 1978 ed ho avuto la fortuna di potercambiare diverse attività. Fino alla fine degli anni ottanta misono occupato di amministrazione, poi mi sono occupatosempre più intensamente di informatica e di formazione.A metà degli anni novanta ho iniziato l’attività professionale,incontrando internet e creando il sito http://www.bambini.it .La passione per l’informatica ed internet mi hanno poi portatoa formare con amici una società (http://www.auroranetwork.it) per diventareInternet Service Provider.La passione per la formazione e l’informatica mi hanno spinto a scrivere molteguide e distribuirle gratuitamente sul mio sito http://www.alessiosperlinga.it .Gli ultimi tre anni mi hanno dato moltissimo perchè ho scoperto alcune tecnicheper migliorare l’apprendimento e l’insegnamento: le mappe mentali, la PNL,l’imagestreming, il photoreading, il pensiero laterale, varie tecniche dimemorizzazione rapida e tante altre ispirazioni intellettuali.La cultura umanistica, l’evoluzione del pensiero e l’informatica sono le miepassioni. La curiosità mi spinge sempre oltre.
  4. 4. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 3RINGRAZIAMENTI ED AVVISII miei ringraziamenti a:Tony Buzan che ha avuto la capacità di normalizzare e divulgare lemappe mentali, presente su internet allindirizzohttp://www.buzan.comAgli ingegneri della MindJet che hanno creato Mindmanager e adAlberto Scocco e Scatolepensanti (http://www.scatolepensanti.it )che hanno avuto il coraggio di distribuire software per il mapping inItaliaNlpItaly (http://www.strategiedeigeni.info/ ) che ha avuto ilcoraggio di tradurre e pubblicare in italiano il testo fondamentale diTony Buzan sulle Mappe mentaliUmberto Santucci (http://www.umbertosantucci.it ) che ha scrittoe pubblicato online il testo che a molti di noi ha rivelato lesistenzadelle mappe mentali :http://www.mestierediscrivere.com/pdf/mappementali.pdfLuisa Carrada (http://www.mestierediscrivere.com) per i suoiconsigli, gli unici che provo sempre a seguireI doverosi avvisi:Ovvietà 1:Tutti i prodotti ed i marchi citati appartengono airispettivi proprietariOvvietà 2: Pareri, opinioni e valutazioni sono esclusivamenteattribuibili al pensiero dellautoreScuse: Mi scuso per tutte le interpretazioni errate, i personalismi egli errori che posso aver commesso nello scrivere questo testo.Sperimentare nuove strade vuol sempre dire mettersi in gioco :-)
  5. 5. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 4MOTIVAZIONIPer chiQuesto testo è destinato a tutti coloro che sono interessati alleapplicazioni pratiche delle mappe mentali, in particolare in ambitoaziendale.Consiglio a tutti di imparare ad usare le Mappe mentalimanualmente a partire dal testo di Tony Buzan e se possibile difare un corso per conoscerne le regole, le possibilità ed i limitipratici.Per scegliere un software provatene almeno qualcuno.PerchèÈ innegabile che si possa fare business insegnando e gestendoinformazioni aziendali con le mappe mentali.Mi ci sono voluti due anni per poterlo affermare.Spero che la mia esperienza eviti ad altri di dover cercare le stesseconferme, che abbrevi il loro percorso e sia di ispirazione per andareoltre.Qui troverete esempi concreti di applicazioni software nate damappe mentali, pensate per aziende ed enti pubblici e scritte con untaglio pratico e divulgativo.Nel momento in cui scrivo lesistenza delle mappe mentali in Italia ènota a pochi, prevalentemente in ambiti universitari e fra psicologi escuole comportamentiste.La sperimentazione mi ha portato a sviluppare applicazioni emodalità di utilizzo delle mappe software che vanno oltre e controalcuni presupposti nell’uso delle mappe create manualmente, comead esempio l’asserzione che le mappe non possano essere usate percomunicare.Ho quindi sentito la mancanza di un testo che superasse quantofinora presente in editoria o su internet: monografie a tema, testi ditaglio pedagogico o dispense dove si citano le mappe mentali comemetodo.Per primo userò questo testo con vecchi e nuovi clienti.Il mio punto di vista è che le mappe mentali con la tecnica manualeaumentano la nostra capacità di saper essere. Il software da unamarcia in più, permettendo anche di condividere e comunicare conmodalità tipiche del saper fare.
  6. 6. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 5STRUMENTINel momento in cui scrivo ci sono svariati software che permettonodi disegnare mappe mentali e concettuali. I più noti sono:Mindmanager della Mindjet, scaricabile in provagratuitamente per 21 giorni dal sito http://www.mindjet.come solo per WindowsFreemind, software gratuito open source scaricabile dahttp://freemind.sourceforge.net/ e funzionante in varisistemi operativiTony Buzan esprime il suo parere sui software che disegnanomappe mentali. Ha numerosi siti da cui partire, ad esempiohttp://www.buzan.com . Se volete estendere la ricercapotete cercare tutti i nomi di dominio che contengono laparola Buzan usando il motore di ricercahttp://www.netcraft.comMindmanagerLo strumento software utilizzato negli esempi è Mindmanager i cuivantaggi rispetto ad altri software sono:aggiornamento costanteintegrazione con Microsoft Office Project e VisioGli svantaggi sono che funziona solo in Windows.Lintegrazione con Microsoft Office permette uno stile di lavoroparticolarmente produttivo, perché è possibile ad esempio creareuna mappa e da essa generare un testo in Word o unapresentazione in Powerpoint od un sito.
  7. 7. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 6Quindi il ciclo di distribuzione di informazioni va incontro alle diverseesigenze di chi deve produrre un documento, presentarne icontenuti e distribuirli.Carta e coloriDurante un incontro è fastidioso che chi ascolta abbia uncomputer aperto, che divide lo spazio fra gli interlocutori e distrae losguardo dell’ascoltatore mettendo in imbarazzo chi parla. Quindi,almeno in Europa, è socialmente accettabile prendere appunti conun blocco di carta ed una penna, il blocco è piano e non spezza lospazio come un monitor e la mano che si muove sul foglio è un attonaturale nell’occhio di chi guarda.Per fare delle mappe mentali si usa un blocco di carta bianca dibuona qualità e brillantezza e pennarelli colorati che garantiscanoun’immagine vivida.Ecco quelli che uso io:
  8. 8. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 7E qualche esempio:
  9. 9. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 8PRESUPPOSTISoftware per pensareCi sono alcuni limiti nello scrivere e nel disegnare usando le mani:per correggere o modificare qualcosa dobbiamo cancellare o peggioancora rifare. Così nel fare qualcosa di nuovo, simile a qualcosa cheabbiamo già fatto, dobbiamo sempre riscrivere.Quando usiamo il software per rappresentare uninformazione,contiamo sul fatto che sia:ModificabileRiutilizzabileIl software cambia il modo in cui svolgiamo certe attività, perché leinformazioni, che sulla carta sarebbero statiche, diventanodinamiche.Questa caratteristica si evidenzia in modo particolarmentesignificativo quando stiamo riflettendo ed elaborando unidea. Adesempio mentre scrivo questo concetto continuo a modificare lefrasi fino a quando sono soddisfatto.In pratica la videoscrittura ed i software per creare mappe mentaliaiutano a pensare, perché sono semplici, veloci e rappresentanoinformazioni con testi, numeri ed immagini.Le videoscritture sono i programmi più utilizzati al mondo, le mappementali sono praticamente sconosciute.
  10. 10. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 9Processi aziendaliIn ambito aziendale tipicamente utilizziamo due processinellelaborazione di idee.Creativonuova ideaidentificazione degli elementi costitutivi dellideaproiezione mentale delle sue applicazionisperimentazioneproposta nuovo prodotto/servizioModificativorichiesta di modificaraccolta informazionielaborazione progettoproposta di modificaIn entrambi i casi ci troviamo ad affrontare qualcosa di nuovo.Tipicamente nel caso di un processo creativo la percentuale dinuove informazioni è molto alta.Nellaffrontare richieste di modifica si parte da qualcosa giàesistente secondo nostre precedenti esperienze.In entrambi i casi esistono dei rischi, nel primo dovuti allagiovinezza di quello che creiamo, nel secondo dovuti alla possibilitàdi sbagliare dei dettagli.In entrambi i casi esistono delle opportunità, nel primo dovute allenuove possibilità di business che si creano, nel secondonellaumentare leconomicità e lefficienza del prodotto/serviziomodificato.In entrambi i casi aumentiamo la nostra esperienza.In questi processi elaboriamo informazioni note e nuove idee.Le mappe mentali sono lo strumento ideale per rappresentarle.
  11. 11. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 10CASE-HISTORIESNel corso delle mie attività ho avuto modo di sperimentare modalitàparticolarmente avvincenti nel condividere informazioni usando lemappe in incontri e scambi di informazioni.La mia esperienza è nata usando le mappe nella mia attività dianalista software.Poi ho iniziato ad utilizzarle anche per sintetizzare le specificherichieste dal cliente e per fare offerte, esportando i dati in Word epoi provando a consegnare direttamente le mappe mentali informato .pdf Acrobat.Successivamente ho avuto la possibilità di insegnare ai clienti adusare le mappe per la gestione della conoscenza e per laprogettazione (knowledge management e project management).Nel descrivere i casi includo le reazioni dei clienti di fronte all’usodelle mappe mentali perché ritengo che siano il vero valoreaggiunto di queste esperienze, ancora piuttosto rare in Italia.Ho trattato esclusivamente casi legati all’uso software delle mappementali.
  12. 12. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 11Primo caso: Selezione del personale.Un cliente mi ha chiesto di assisterlo nel gestire la sostituzione di unresponsabile dei sistemi informativi.All’arrivo dei curriculum ho predisposto un modello di mappa conl’elenco delle competenze richieste, le domande, ed i dati dalcurriculum del candidato.Durante le interviste ho completato la mappa con le informazioniricevute che alimentano il sistema di rating per la valutazione delcandidato.Le mappe vengono inviate alla direzione con commenti e valutazionivia posta elettronica.
  13. 13. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 12Ho avuto modo di verificare che le mappe sono state usate senzaproblemi come prospetti informativi durante i colloqui fra tutte leparti interessate alla selezione.Nella fase finale, nel dialogo fra me ed il direttore di stabilimentoper decidere fra due candidati finali, eravamo posizionatifrontalmente ed io disegnavo una mappa davanti a lui come sescarabocchiassi durante la discussione. Alla domanda decisiva“scegliamo un candidato per l’innovazione?” disegnai un ramo dalcentro verso l’alto “o un candidato per il mantenimento del sistema?” e disegnai un ramo verso il basso ed a destra. Il direttore haascoltato le parole e seguito con gli occhi il disegno ed ha preso lasua decisione.
  14. 14. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 13Secondo caso: Mappatura conferenze sul marketing.Mia moglie collabora con una società che fa vendite dirette. Laformazione è tenuta direttamente da venditori di grande esperienzae si svolge in seminari e conferenze. Questi incontri sono statiregistrati poi ne ho fatto le mappe mentali dei contenuti ed infine lemappe sono state assemblate in un quaderno, esportando i file in.pdf, viste di insieme e singoli rami.
  15. 15. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 14Terzo caso: Sezione biografica di un sito web.In risposta ad una richiesta di spiegare la storia del sitohttp://www.bambini.it ho creato una mappa mentale che poi hopubblicato all’interno del sito, alla voce "Chi siamo".Con gli oggetti Testo di Mindmanager, ho creato una pagina perogni ramo
  16. 16. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 15Il sito web risulta così:
  17. 17. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 16Quarto caso: Mappatura del sapere aziendale.Ho conosciuto un imprenditore ad un corso di Photoreading.Chiacchierando è emerso un forte interesse per le mappe mentaliperchè ha letto il testo di Tony Buzan.È Convinto che possano accelerare la formazione della rete divendita e la comunicazione interna e mi ha proposto di diffonderel’uso delle mappe nella sua azienda.Una situazione ideale per cominciare.Al primo incontro dimostrativo partecipano i responsabiliinformatici, sistemisti, analisti, programmatori e content-manager,la redattrice della manualistica interna, la responsabile del supportoagli operatori e la direzione.La mattinata inizia con un brainstorming proiettato a video perdescrivere l’attività dell’azienda.Poi si passa ad una serie di esempi di uso delle mappe tratte dallamia libreria.Arriviamo alla conclusione che possiamo:Mappare la manualistica per creare documenti di supporto allaformazioneMappare schematicamente i prodotti aziendaliCreare dei testi di divulgazione interna a partire da unamappa mentale, con lo scopo di rispondere alle domande piùcomuni sul sapere aziendale e del funzionamento del sistemainformativo e statisticoRiepilogare riunioni direttive per la programmazione strategicaCi sono stati diversi incontri, con persone intervenute in fasi diversee non presenti alla presentazione iniziale o ad altri incontri. Hannosempre partecipato guardando le mappe risultanti come se fosserola cosa più naturale da vedere. In un caso in particolare sonorimasto colpito dall’efficacia delle mappe: Al termine di un incontrosiamo rimasti in due, io e l’imprenditore. A quel punto è arrivato unaltro socio imprenditore che ci ha chiesto cosa stavamo facendo. Ildialogo è iniziato con un approccio molto critico da parte del nuovoarrivato. Nel giro di un quarto d’ora è arrivato alle stesse positiveconclusioni del suo socio sull’utilità aziendale delle mappe.Al secondo incontro abbiamo iniziato la mappatura dellamanualistica aziendale, concentrandoci poi sulla descrizionesintetica dei prodotti. La responsabile, già nella settimanasuccessiva aveva completato la mappa, preparato il materiale per laformazione ed alle mie domande su eventuali difficoltà ha rispostoche l’aveva trovata un’attività divertente.Al terzo incontro abbiamo avuto un contraddittorio fra la mappadei contenuti di un corso, creata con un gruppo di formatori lamattina e l’analisi critica con il dirigente responsabile commercialedell’azienda il pomeriggio. Anche in questo caso nessuna difficoltànella visualizzazione dei contenuti, che hanno scatenato un acceso
  18. 18. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 17dibattito sulla ristrutturazione dei concetti e dei legami gerarchici fraessi.Al quarto incontro tutti i dirigenti e la direzione hanno partecipatoad una discussione sull’evoluzione a breve termine della strutturaaziendale.Il lavoro ha avuto luogo in due fasi.Prima fase: descrizione dello stato dell’azienda attuale.Seconda fase: proiezione dello stato dell’azienda dopo icambiamenti programmati.La reazione più interessante è stata quando i partecipanti si sonoresi conto di problemi che per la prima volta avevano davanti agliocchi grazie alla visione complessiva della mappa mentale. E’ statoun momento emozionante.
  19. 19. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 18Quinto caso: Supporto allo sviluppo si software.Un cliente mi ha chiesto di scrivere un programma per la gestione diun’attività.Al primo incontro il cliente ha descritto il contesto, le regole e gliobiettivi che ho rappresentato in una mappa manuale.Generalmente le persone restano positivamente colpite dal fatto cheutilizzo un bel quaderno, tanti colori ed oltre a scrivere disegno.A volte non dicono nulla e sbirciano incuriosite. Quandointervengono per fare osservazioni di solito gli uomini esordisconofra il serio e lo scherzoso chiedendo in sostanza che cosa stofacendo. Le donne spesso iniziano con un’osservazione esteticacome : “E’ tanto tempo che non vedo usare i colori” per poiincuriosirsi sul come lo sto facendo. Non mi è mai successo diricevere messaggi sgradevoli su questo modo di prendere appunti.Al secondo incontro mi sono presentato con una mappa softwaredel progetto ed ho fatto una serie di domande chiuse, ad esempio :“E’ vero che…?” con risposta Si/No.Ho perfezionato la mappa, l’ho consegnata al cliente e l’ho esportatain un file di testo in Word per le specifiche e l’offerta.Le persone trovano immediatamente chiaro e naturale il modo concui l’informazione è rappresentata sulla mappa. Ho sempre chiestoesplicitamente se ci fosse qualcosa di poco chiaro o di spiacevole inquesto modo di rappresentare l’informazione ed ho sempre ricevutorisposte che ne confermano l’estrema chiarezza. Spesso le personechiedono esplicitamente una copia della mappa, e mi è capitato diavere presenti dei colleghi analisti software che, dopo avermichiesto che strumento software ho usato, iniziano ad utilizzarlo nelloro lavoro.Ho sempre attribuito la totale mancanza di resistenza all’uso di unamappa stampata per discutere un progetto al fatto che storappresentando la forma dell’idea del cliente, usando parole chiaveche escono dal SUO vocabolario e trattando il SUO tema.
  20. 20. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 19
  21. 21. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 20Nel terzo incontro ho presentato il progetto a tutti gli Entipartecipanti. Ho presentato la mappa anche in formato Powerpoint.Hanno preferito la mappa.Nel frattempo il cliente si è abituato a ricevere delle mappestampate come supporto alla comunicazione, e spesso ad utilizzarleper condividere le informazioni con gli altri collaboratori interessatial progetto.
  22. 22. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 21Infine nella mia attività di programmazione ho usato le mappe pervisualizzare i permessi di lettura e scrittura:La scaletta delle attività:E come supporto nella stesura dei manuali.
  23. 23. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 22Sesto caso: Presentazione con pc e proiettore.Dopo aver scritto un programma Internet per un’attivitàcollaborativa mi è stato chiesto di fare delle dimostrazioni perspiegare a tutte le parti interessate come utilizzarlo.L’incontro è organizzato in una saletta per una dozzina di persone,con un pc ed un proiettore.Decido di fare un esperimento: presento il software disegnando unamappa mentale, con i concetti, le parti e le relazioni fra esse. L’hofatto con diversi gruppi ed alle mie domande per verificare eventualiresistenze ed il livello di comprensione hanno tutti rispostopositivamente.
  24. 24. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 23Settimo caso: Il P.E.G. del Comune Di Ripi.Collaborando con un insegnante di tecniche comportamentaliabbiamo pensato di inserire l’uso nelle mappe mentali perl’organizzazione delle informazioni ed il supporto al controllo digestione all’interno dei Comuni.Per fare un test abbiamo pensato di trasformare il Piano Esecutivodi Gestione di un Comune in una mappa mentale. Poi abbiamochiesto indicazioni su dove trovarne uno ed abbiamo scoperto cheesiste il sito dei Segretari comunali all’indirizzo:http://web.tiscali.it/ilbollettino/Nella sezione modelli e schemi abbiamo trovato quello checercavamo:Dopo un’analisi delle parti della delibera ho estratto la parte con gliobiettivi del P.E.G. ed ho redatto la mappa, che contiene circa 130pagine di testo scritto.
  25. 25. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 24Il P.E.G.:Un dettaglioPer avere modo di utilizzarlo per delledimostrazioni presso i comuni hoprovveduto ad arricchirlo di informazionirelative al completamento delle attività
  26. 26. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 25Questo significa che usando MindManager è possibile ad esempiofiltrare tutti i progetti che non sono ancora iniziati moltorapidamente ed entrare nei dettagli a partire da una visione globale.Inoltre è decisamente più conveniente redarre il P.E.G. direttamentein una mappa, perché poi può diventare un testo in Word, unapresentazione in Powerpoint, un sito web.
  27. 27. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 26Export in WordExport in Powerpoint
  28. 28. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 27Export WebUn dettaglio
  29. 29. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 28Ottavo caso: Uso di Project nello sviluppo di software.Un Cliente ci commissiona un sito web di e-commerce con unascadenza predefinita. Procediamo a creare un file Project pergestirlo.Poi l’ho importato in una mappaE’ possibile e comodo anche fare l’inverso
  30. 30. alessio@alessiosperlinga.it Pag. 29RiepilogoI punti comuni di queste esperienze nel condividere mappe softwarecon i clienti sono stati:L’interlocutore ideale è l’apice dell’azienda o dell’enteNessuna forma di resistenza alla novitàNessuna richiesta di spiegazioniMaggiore chiarezza nei colloquiMinori possibilità di fraintendimento nello scambio di regole,vincoli ed obiettiviRiutilizzo nella comunicazione con i collaboratoriLe esperienze che ho fatto sono di tre tipi ed hanno tre approccidiversi.1. Uso delle mappe come materiale di supporto e comunicazionecon il clienteSono lo specchio del pensiero dell’interlocutoree non richiedono nessuna spiegazione a pattoche i contenuti siano fortemente calati nelcontesto2. Uso delle mappe per la rappresentazione e l’organizzazione delsapere aziendaleRichiedono almeno mezza giornata di esempi espiegazioni3. Uso delle mappe per la divulgazione di contenutiNon richiedono nessuna spiegazioneIn alternativa a questi approcci, ad esempio con clienti giàconsolidati, sono solito proporre della formazione, sia manuale siasoftware e solo dopo un periodo di latenza eventuali interventi.Prima preferisco verificare come i miei allievi applicano quantoappreso. Prima di tutto se usano le mappe mentali, ed in secondoluogo se ne hanno tratto qualche vantaggio. Finora ho avuto soloconferme positive, come quando vengono a propormi un nuovolavoro con una preanalisi rappresentata con una mappa mentale ☺

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