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“Otra reunión: vaya rollo” – Cómo rentabilizar las reuniones de trabajo_mayo 2010
 

“Otra reunión: vaya rollo” – Cómo rentabilizar las reuniones de trabajo_mayo 2010

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    “Otra reunión: vaya rollo” – Cómo rentabilizar las reuniones de trabajo_mayo 2010 “Otra reunión: vaya rollo” – Cómo rentabilizar las reuniones de trabajo_mayo 2010 Presentation Transcript

    • OTRA REUNIÓN…VAYA ROLLO!
    • ¿POR QUE ESTAMOS AQUÍ?
    • REUNIONES POCO EFICACES COMUNICACIÓN A VECES DIFICIL RENTABILIZAR TIEMPO ASUMIR COMPROMISOS FOMENTAR EL TRABAJO EN EQUIPO
    • REUNION EFICAZ es aquella en que los objetivos han sido claramente definidos y son logrados puntualmente con contribuciones apropiadas y positivas de todos los miembros del equipo
      • Vamos a analizar y potenciar los aspectos clave que afectan a la realización de reuniones eficientes
        • Preparación
        • Convocatoria
        • Celebración
        • Acuerdos, compromisos, decisiones
        • Seguimiento de los mismos
      • Planificar para decidir o resolver un problema
      • Reunión como instrumento de bien
      • Elegir cada miembro como una fuente de recursos
      • Prestar atención a los propósitos ocultos
      • Hacer que se respete la reunión
      • Comenzar bien desde el inicio
      • Adoptar un estilo según el propósito
      • Pensar en resolver el problema
      • Evitar “enfermedades virales”
      • Planificar una reunión para obtener resultados
      DECALOGO REUNIONES EFICACES
    • POR QUE NOS REUNIMOS
      • Para trasmitir y comprender mensajes
      • Para recabar opiniones y hechos concretos
      • Para comunicarse con los demás
      • Cuando confía en los demás para resolver los problemas y se van a poner en práctica las alternativas y soluciones propuestas
      • Para conseguir máxima participación y trabajo en equipo
    • CUANDO NO REUNIRNOS
      • Necesitamos acciones/soluciones rápidas
      • Caso de grupos muy numerosos
      • Cuando no le importe mucho lo que piensa la gente de lo que se va a hacer
      • Cuando el problema está entre una persona y usted mismo
      • Cuando no tenga bien preparada la reunión
      • Cuando el asunto no merezca la pena
      • Cuando haya mal ambiente y tensión entre la gente del grupo
    • LAS REUNIONES FRACASAN CUANDO…….
      • Los objetivos no han sido alcanzados, las tareas previstas no se han cumplido
      • Los participantes abandonan la reunión con insatisfacción personal
      • El clima ha sido pesado y los debates estériles
      • Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempo
      • Han faltado demasiados participantes o los presentes han participado poco
    • ROLES EN REUNIONES
    • MODERADOR Facilita el intercambio entre participantes. Obrar para que la reunión sea satisfactoria en todos sus aspectos. El moderador nunca debe aprovechar su situación para otorgarse a si mismo privilegios (de palabra, de tiempo, etc.).
      • CLARIFICANDO. Que todo el mundo comprenda qué se está tratando y entienda todas las intervenciones.
      • ASEGURANDO la igualdad entre todos los participantes.
      • FOMENTANDO las intervenciones originales y apoyando a quienes las formulan.
      • RELACIONANDO las intervenciones entre sí.
      ¿CÓMO?
    • HOMBRE DEL TIEMPO Es un reloj parlante Gestiona el tiempo y no espera a que haya silencios para recordarlo ¿COMO?
      • Su tono de voz no expresará emociones
      • Su papel no es de juzgar ni presionar, lo hace el moderador si es necesario
      • Informa del tiempo sin reproches
    • CENTRADOR Focaliza el desarrollo de la reunión Avisar cuando la reunión se escapa del tema, hay digresiones o perdemos el enfoque. ¿COMO?
      • Debe interrumpir amablemente y anunciar que se está evadiendo del tema
      • Es el moderador quien ofrece tratar el tema ulteriormente
      • No corta el aire a los participantes, es decir interrumpir cualquier comentario ajeno al tema principal
      • Como un buen árbitro de fútbol, deja aportar y sólo aparece si perdemos el enfoque
    • Recoge las conclusiones o decisiones adoptadas No es obligatorio esperar a que se abandone el tema para apuntar conclusiones (parciales) considera que se podrían olvidar o perder si no lo hiciera En algunas situaciones, puede pedir a algunos participantes que ellos también apunten las conclusiones Se asegura que todo el mundo entiende las conclusiones que escribe y que es conforme, así como mostrarse firme en exigir que se formalicen conclusiones antes de cambiar de tema Si las conclusiones hacen referencia a tareas a cumplir tras la reunión, se asegura de asignar un responsable a cada una y un plazo En un primer momento habrá un Conclusivo y un secretario. Finalizado el entrenamiento ambas funciones se desarrollan por la misma persona CONCLUSIVO
    • FASE PREVIA
      • PREPARACION
          • Definición de temas
          • Recogida de información
          • Planificación de temas a tratar y timing
          • Material, documentación, información
      • CONVOCATORIA
    • FASE PREVIA
      • PREPARACION
      • CONVOCATORIA
        • Orden del Día
            • Celebración
            • Invitación
            • Contenido
            • Compromisos / Colaboraciones
    • REUNION PRESENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ROLES CREACIÓN DE UN AMBIENTE DE CONFIANZA FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS Explicar el orden del Día. Prioridades de cada tema
    • REUNION PUNTUALIDAD PREPARACION INFORMACION PREVIA Y REALIZAR TAREAS RESPETO POR LOS PARTICIPANTES No llamadas, no ausentarse de la reunión
    • REUNION OBJETIVO: Llegar a soluciones o decisiones participativas Participación de los asistentes Actitud WIN – WIN Construimos entre todos
    • REUNION CADA ASUNTO SE CIERRA CON: DECISIONES / CONCLUSIONES TAREAS: RESPONSABLES Y PLAZOS PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS DE ACCIÓN
    • REUNION LA REUNIÓN FINALIZA CUANDO SE TRATARON LOS TEMAS DEL ORDEN DEL DIA DECIDIMOS SOBRE ASUNTOS PEDIENTES
    • FASE POSTERIOR EL ACTA DE LA REUNION INICIA Y MARCA EL DESARROLLO DE ESTA FASE EN UN PLAZO DE MAXIMO TRES DIAS RECOGE: CONTENIDOS DECISIONES PROPUESTAS RESPONSABLES PUNTOS A TRATAR EN LA SIGUIENTE REUNION
    • FASE POSTERIOR SEGUIR EL CURSO DE LAS DECISIONES TOMADAS INFORMAR A LOS INTERESADOS CONTROLAR LA EJECUCION DE LO PROMETIDO AGRADECER LA COLABORACION EL ACTA TENDRÁ COMO OBJETIVOS
    • www.equipohumano.com [email_address] Avda. Maestro Rodrigo 107 Bloque B – 2ª Tel. (+34) 963 468 580 Fax (+34) 963 468 582 MUCHAS GRACIAS!!