excellence in real estateTransparenz und Revisionssicherheit  durch digitale Liegenschaftsakten      – xRE Webinar am 16.4...
Defizite bei Reporting und Dokumentation kosten Vermögen, Kopf und Kragen!          Verkauf bis zu 30 % verkaufsrelevante...
Herausforderung 1: Reporting und Dokumentation Immobilienlebenszyklusthema                                                ...
Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang                           Eigen-            ...
Was ist die digitale Liegenschaftsakte?3 Kernkomponenten                1                                           2     ...
1      IT : digitaler Daten- / Projektraum – zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert                                   ...
2      Ablagestruktur und DateinomenklaturOrdnerstrukturen            Bauprojekt                       Betrieb            ...
3       Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten            Rollen Gruppen mit spezifischen Berechtigungen ...
verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle horizontal01   Anbieter   Website         www.brainloop...
verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle vertikal   Anbieter   Website         www.ais-managemen...
Sünden und Best PracticeFehler bei Auftraggeber                                                  Empfehlungen gefährlich:...
Wann, wer, wie?       geeigneter`     Startzeitpunkt sofort: nach vorne – was hindert Sie? spätestens bei    ▫ Anstehend...
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Der virtuelle Datenraum, in Zusammenhang mit der Abbildung digitaler Liegenschafts- und Gebaeudeakten, ermoeglicht via Internet die verteilte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, damit die Beteiligten so transparent und kontrolliert zusammenarbeiten koennen, als würden sie physisch "am gleichen Tisch" sitzen. Die Arbeit ist über das Internet und zeit- und ortsunabhängig möglich.

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  1. 1. excellence in real estateTransparenz und Revisionssicherheit durch digitale Liegenschaftsakten – xRE Webinar am 16.4.2013 – © AIS Management GmbH
  2. 2. Defizite bei Reporting und Dokumentation kosten Vermögen, Kopf und Kragen! Verkauf bis zu 30 % verkaufsrelevanter Dokumente fehlen → zumeist im Technikbereich, in Baugenehmigung und sogar bei Mietverträgen → Wertverlust: Reduktion Kaufpreis um bis zu 10 % (käuferseitige Risikoabsicherung) Verzögerung bei Deals, schlimmstenfalls Showstopper sich in Dokumentationsdefiziten ausdrückende fehlende Professionalität bei Verkäufern und Betreibern schädigt Image der Akteure, im vorgenannten Schadensfall noch mehr Betrieb Dokumentationslücke ist auch Kalkulations- und Leistungslücke: Entstehung interner und externer Kosten, um Lücken zu schließen (z.B. Sachverständigenprüfungen technischer Anlagen) unter Umständen Betriebserlaubnis verfallen – Anlagen und Objekte müssen stillgelegt werden Betreiberverantwortung: im Zweifel persönliche Haftung von Management und Einkäufern Versicherungsschutz kann erlöschen ComplianceCompliance und Revisionsanforderungen nicht durchhaltbar© AIS Management GmbH Seite 2
  3. 3. Herausforderung 1: Reporting und Dokumentation Immobilienlebenszyklusthema Gebäudelebenszyklus Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch) Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge Verträge Technik, Service, Mietflächen Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände …  unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen  stetig wachsende, große Menge an Dokumenten, vor allem im Betrieb  Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie…© AIS Management GmbH Seite 3
  4. 4. Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang Eigen- tümer Problem offline Facility Asset Manager Manager  viele individuelle Einzelbeziehungen  aufwendige Kommunikation  wenig Rechnerunterstützung  Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente Planer „E-Mail- CREM nur organisatorisch, nicht über IT regelbar Ping-Pong“  abweichende Informationen, Redundanz, alte Stände, Dateien dezentral und lokal Projekt- Baufirma steuerer ...  Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit  Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet  Zentrales, unternehmensübergreifendes System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!© AIS Management GmbH Seite 4
  5. 5. Was ist die digitale Liegenschaftsakte?3 Kernkomponenten 1 2 3 IT Ablagestruktur Dateinomenklatur Kommunikation 20130414_Protokoll_JF_AIS_T28.pdf technische Voraussetzungen: Webzugang (Browser) und SaaS (keine Softwareinstallation, keine weitere Hardware) Vorteile: Reduktion Aufwand, Schließen von Lücken, Minimierung Schnittstellenverluste, Sicherstellung Vertraulichkeit, aktuelle Stände, Vermeidung Redundanz, Fehlerreduktion© AIS Management GmbH Seite 5
  6. 6. 1 IT : digitaler Daten- / Projektraum – zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert Externe: Eigen- Zugriff via Internet tümer Facility Asset Manager Manager Lösung online  Arbeit zeit- und ortsunabhängig  Applikation und Daten in der Cloud  keine Softwareinstallation (SaaS) Online- TGA CREM  Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente Technologie über IT regelbar  Rechnerunterstützung: Suche, Systemreports, Historien...  Dokumente zentral, redundanzfrei Projekt- Bauherr steuerer ... Interne: Zugriff via Intranet  verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen  Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit© AIS Management GmbH Seite 6
  7. 7. 2 Ablagestruktur und DateinomenklaturOrdnerstrukturen Bauprojekt Betrieb Verkauf  Due Diligence Technisches Gebäudemanagement z.B.:  Rollen  Phasen Datenraum HilfsanleitungDateinomenklatur Beispiel: zentral festgelegt Schlüssel so simpel wie möglich selbstsprechend© AIS Management GmbH Seite 7
  8. 8. 3 Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten Rollen Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren) Zuordnung Benutzer zu Gruppen über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen oder verändern darf Rechte Benutzergruppen Rechte Architekt Bauherr Berater Makler Planer Support … lesen X X X X X schreiben X X X X löschen X Administration X … alle Beteiligten arbeiten von Anfang an und durchgehend im System nach Spielregeln (z.B. Kommunikationshandbuch) Sanktionierung von Verstößen© AIS Management GmbH Seite 8
  9. 9. verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle horizontal01 Anbieter Website www.brainloop.de http://www.drooms.com/de www.imprimadebussy.com  Dokumententresor Produkt  Boardroom Drooms VDR iRooms  M&A  Finanzbereich (Investmentbanken,Spezialisierung höchste Sicherheitsstandards Due Diligence Transaktion Kreditinstitute etc.)  M&A-Transaktionen  Userzahl  Laufzeit  Seitenzahl Preismodell  Laufzeit  Seitenzahl  Laufzeit  Speicherplatz  Abschirmung IT-Betreiber  granulares Rechtesystem bis auf  international aufgestellt  international aufgestellt Anmerkung Dokumentenebene  Deal-erfahren  Teil der Mercurius Groep  auch als Serverlizenz erhältlich  andere Konzepte als SaaS nicht mehr zeitgemäß  Intranetlösungen, MS-SharePoint, SAP nicht geeignet  Preisrange von ca. EUR 30 bis 80 pro User und Monat bzw. EUR 0,5 bis 1,5 pro Seite  Einrichtung, Userbetreuung, begleitende Services (Scan, Indexierung, Repro) und Speicherplatz zusätzlich vergütet© AIS Management GmbH Seite 9
  10. 10. verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle vertikal Anbieter Website www.ais-management.de www.conetics.de www.conject.com Produkt Secure Dataroom conetics DatenRaum conjectDR LiveCicle-übergreifendes  Immobilientransaktionen M&A-Projekte in derSpezialisierung Dokumentenmanagement (Planung, Bau, Betrieb, Verkauf) für Immobilien Immobilienbranche  Due Diligence  Userzahl  Userzahl  Laufzeit Preisbasis  Laufzeit  Laufzeit  Speicherplatz  Speicherplatz  Speicherplatz  branchenspezifische Strukturen (Best Practice) Full-Service (Scannen, Anmerkung Verkaufsprozessmodellierung PDF-Erzeugung, Upload)  hohe Sicherheit  Immobilienfachexpertise (wer, was, wozu, wie) entscheidend  webgestützte Software erprobt und seit Jahren im Einsatz – prinzipiell aber austauschbar© AIS Management GmbH Seite 10
  11. 11. Sünden und Best PracticeFehler bei Auftraggeber Empfehlungen gefährlich: „Das Thema IT haben wir dem FM-  Systemhoheit und Vorgabe Kommunikations- Auftragnehmer überlassen. Das entlastet uns.“ und Dokumentationssysteme beim Auftraggeber gutgläubig: „Wenn wir FM-Daten und  Nutzung zeitgemäßer, effektiver, wirtschaftlicher Dokumentation brauchen, fordern wir sie von Systeme → Internetlösungen und SaaS unserem Dienstleister, der stellt sie dann bereit.“  Auftragnehmer verpflichten, alle Vorgaben des Auftraggebers zu Systemen, Kommunikation und falsch: „IT für FM ist teuer und komplex, deswegen Dokumentation zu beachten → betrifft auch Art, wollen wir als Auftraggeber damit nichts zu tun Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation haben.“  alle Beteiligten über eCollaboration einbinden – unterschätzt: Haftungsrisiken aus unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset Betreiberverantwortung bei Dokumentationslücken Management und CREM bis hin zum operativen sowie Abhängigkeit vom Facility Service Provider sowie funktional von der FM-Dienstleister, wenn dieser Daten (nur) in seinen Planung über Bau und Objektmanagement bis hin Systemen hat (wenn überhaupt) zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren  Spielregel aufstellen → AN-Dokumentation und übersehen: Dienstleister lediglich Reporting außerhalb der Vorgaben des „Lebensabschnittspartner“. Auftraggeber verliert Auftraggebers gelten als nicht erfolgt ohne Daten- und Systemhoheit bei Trennung Wissen  digitale Liegenschaftsakte erleichtert ordentliche Dokumentation – vollständig, aktuell, strukturiert, im Zugriff  Einsatz reduziert Risiko, ist Arbeitserleichterung, kostengünstig, schnell realisierbar und kinderleicht© AIS Management GmbH Seite 11
  12. 12. Wann, wer, wie? geeigneter` Startzeitpunkt sofort: nach vorne – was hindert Sie? spätestens bei ▫ Anstehendem Planungs- , Bau-, FM- oder Verkaufsprojekt ▫ Fremdvergabe / Dienstleisterwechsel werSie als Auftraggeber, Eigentümer und Betreiber von Immobilien wieAIS Management hilft... bei Aufbau und Implementierung digitaler Liegenschaftsakten bei der vertraglichen Verankerung von Reporting- und Dokumentationspflichten in Bau und Betrieb bei Definition der Soll-Dokumente und -Reports an der Schnittstelle von Planung und Bau zu Betrieb sowie im FM und PM durch Strukturierung von Dokumentationsprozessen mit Audits zu den Brennpunkten Betreiberverantwortung und Dokumentation mit E-Solutions  Sprechen Sie uns an!© AIS Management GmbH Seite 12
  13. 13. excellence in real estateKontaktAIS Management GmbHKilian FullTheresienhöhe 26D-80339 MünchenTelefon: +49 89 628170-22Telefax: +49 89 628170-59E-Mail: consulting@ais-management.deHomepage: www.ais-management.deAIS-Blog: http://blog.ais-management.deHelpdeskFM-Marktforum Secure DataroomTel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH
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