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Ihr Partner AIS Management© AIS Management GmbH                                Seite 2
AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung                        Leistungen / ...
Herausforderungen bei Dokumentation und Kommunikation© AIS Management GmbH                                                ...
Herausforderung 1: Dokumentation zu Immobilie und Leistungen wesentliches Thema                                           ...
Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang                                Eigen-       ...
digitale Liegenschaftsakten – Methodik und Praxisbeispiele© AIS Management GmbH                                           ...
Innovation: Liegenschaftsdokumentation zentral, durchgängig, geregelt, webbasiertSchema                                   ...
digitale Liegenschaftsakte: Komponenten           Baustein 1                        Baustein 2                            ...
Baustein 1: IT → digitaler Daten- / Projektraum (SaaS)                                                         Externe:   ...
Baustein 2: Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten      Rechtematrix      (Ausschnitt)    Grundprinzipien ...
Baustein 3: Musterstruktur für digitale Liegenschaftsakte – OrdnerAusschnitte                                             ...
Referenzen und Kontakt für weitere Informationen© AIS Management GmbH                                                     ...
AIS Management – excellence in real estateMit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung ...
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AIS-Präsentation: Transparenz und Revisionssicherheit durch digitale Liegenschaftsakten

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Digitale Liegenschafts- und Projektakten - Herausforderung bei Dokumentation und Kommunikation sowie klaren Rollen- und Rechtestrukturen

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AIS-Präsentation: Transparenz und Revisionssicherheit durch digitale Liegenschaftsakten

  1. 1. excellence in real estate Transparenz undRevisionssicherheit durch DigitaleLiegenschaftsakten © AIS Management GmbH
  2. 2. Ihr Partner AIS Management© AIS Management GmbH Seite 2
  3. 3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis  Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,  Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von  Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen Consulting  Benchmarking  Einkauf und Lieferantenmanagement  planungs- und baubegleitendes Facility Management  betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,  SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,  aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung Benchmarks  Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien (DIN, CEN etc.)  FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres  Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und  Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM E-Solutions  Software und Wissensarchive© AIS Management GmbH Seite 3
  4. 4. Herausforderungen bei Dokumentation und Kommunikation© AIS Management GmbH Seite 4
  5. 5. Herausforderung 1: Dokumentation zu Immobilie und Leistungen wesentliches Thema Gebäudelebenszyklus Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch): Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge Verträge Technik, Service, Mietflächen Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände …  unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen  Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie …  Ordnungsstruktur, Zentralität, Schutzmechanismen notwendig!© AIS Management GmbH Seite 5
  6. 6. Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang Eigen- tümer Problem offline Facility Asset Manager Manager  viele individuelle Einzelbeziehungen  aufwendige Kommunikation  wenig Rechnerunterstützung  Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente TGA „E-Mail- Property nur organisatorisch, nicht über IT regelbar Ping-Pong“ Manager  abweichende Informationen, Redundanz, alte Stände, Dateien dezentral und lokal Projekt- GU steuerer ...  Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit  Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet  zentrales System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!© AIS Management GmbH Seite 6
  7. 7. digitale Liegenschaftsakten – Methodik und Praxisbeispiele© AIS Management GmbH Seite 7
  8. 8. Innovation: Liegenschaftsdokumentation zentral, durchgängig, geregelt, webbasiertSchema digitale z.B. Genehmigungsplan z.B. PM-Auditbericht Bauherr Liegenschaftsakte AM z.B. Wartungsprotokolle z.B. Mietvertrag FM PM z.B. Q & A ... Bieter  Aufbau und Führung einer digitalen Liegenschaftsakte entlang Immobilienzyklus  digitale Liegenschaftsakten bisher kaum genutzte Chance  wichtig: Datenhoheit und -regelung bei Eigentümer bzw. AM!© AIS Management GmbH Seite 8
  9. 9. digitale Liegenschaftsakte: Komponenten Baustein 1 Baustein 2 Baustein 3 IT Kommunikation Ablagestruktur + Dateinomenklatur + + 20091019_AIS_Terminplan_v1.pdf  IT- und Immobilienexpertise notwendig bei Einrichtung, Management, Betreuung© AIS Management GmbH Seite 9
  10. 10. Baustein 1: IT → digitaler Daten- / Projektraum (SaaS) Externe: Eigen- Zugriff via Internet tümer Facility Asset Manager Manager Lösung online  Arbeit zeit- und ortsunabhängig  keine Softwareinstallation (SaaS)  im digitalen Raum Beziehungen geregelt Online- Property TGA  Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente Technologie Manager über IT regelbar  Rechnerunterstützung: Suche, Systemreports, Historien...  Dokumente zentral, redundanzfrei Projekt- GU steuerer ... Interne: Zugriff via Intranet  verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen  Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit© AIS Management GmbH Seite 10
  11. 11. Baustein 2: Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten Rechtematrix (Ausschnitt) Grundprinzipien (Sollfunktionalitäten)Rolle Definition Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren) Zuordnung Benutzer zu Gruppen über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen, zugreifen oder verändern darf Benutzer kann Mitglied mehrere Gruppen seinRechte granulares Rechtekonzept zur Abbildung auch komplexer Zugriffsschemas bis auf Dokumentenebene steuert für Anwender, welche Zugriffe ermöglicht sowie welche Funktionen an der Benutzeroberfläche angeboten werden vererbbar zur Erleichterung der Administration  Gruppen, Rechte, Berechtigungskonzept dynamisch pflegbar © AIS Management GmbH Seite 11
  12. 12. Baustein 3: Musterstruktur für digitale Liegenschaftsakte – OrdnerAusschnitte Verkauf Bauprojekt 1 Bauprojekt 2 Betrieb  Due Diligence  unterschiedliche Ordnungen denkbar (z.B. Bau: Rollen oder Phasen als Führungsprinzip)© AIS Management GmbH Seite 12
  13. 13. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen© AIS Management GmbH Seite 13
  14. 14. AIS Management – excellence in real estateMit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei. Consulting Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management. Data & Knowledge Capital Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile, Musterdokumente und -tools. E-Solutions Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.  Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).  Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wirsind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.Partner der AIS Management© AIS Management GmbH Seite 14
  15. 15. excellence in real estateKontaktTheresienhöhe 26D-80339 MünchenTelefon: +49 89 628170-0Telefax: +49 89 628170-59E-Mail: consulting@ais-management.deHomepage: www.ais-management.deHelpdeskFM-Marktforum Secure DataroomTel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH
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