AIS-Präsentation: professionelle Durchführung von Facility Management-Ausschreibungen
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Methodik und Durchführungsprozess sowie Vergabeprozess für Facility Management Ausschreibungen mit Einsatz des webbsierenden Ausschreibungstools FM-Marktforum

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AIS-Präsentation: professionelle Durchführung von Facility Management-Ausschreibungen AIS-Präsentation: professionelle Durchführung von Facility Management-Ausschreibungen Presentation Transcript

  • excellence in real estateProfessionelle Durchführung von Facility Management- Ausschreibungen © AIS Management GmbH
  • Ihr Partner AIS Management© AIS Management GmbH Seite 2
  • AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis  Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,  Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von  Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen Consulting  Benchmarking  Einkauf und Lieferantenmanagement  planungs- und baubegleitendes Facility Management  betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,  SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,  aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung Benchmarks  Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien (DIN, CEN etc.)  FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres  Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und  Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM E-Solutions  Software und Wissensarchive© AIS Management GmbH Seite 3 View slide
  • AIS-Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch© AIS Management GmbH Seite 4 View slide
  • Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 1. Erstellung Ausschreibung Erfassen Definition Konzept mit Ziel- kalkulations- Rahmenbedingungen, Leistungsverzeichnis definiton erstellen relevanter Daten Vertragserstellung erstellen Leistung Bewirtschaftungsziele  Flächenaufnahme  Vorbemerkungen  Aufbau, Gliederung Prioritäten  Ausstattungsmerkmale  Vertragsinhalte  Leistungen Abgrenzung Eigen- /  z.T. Hersteller und  Dokumentation der  Massen Fremdleistung Fabrikate Leistungen  Zyklen Aufbau- und  Funktions- und  Kommunikation  Reaktionszeiten Ablauforganisation Zustandsbeschreibungen  Schätzkosten Schnittstellen Controlling Ergebnis Betreiberkonzept  Flächen  Vertrag  Leistungsverzeichnis  Ausstattung  Schätzkalkulation AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.  FM-Marktforum FM-Sollkonzept  Anlagenerfassungs-  Gebäudemanage-  Leistungsverzeichnis FM-Prozesse matrizen mentvertrag  Kostenbenchmarks Stellenprofile  Raumbuch © AIS Management GmbH Seite 5
  • Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 2. Bewerbungsverfahren 3. LV-Veröffentlichung, Klärungen Bieteranschreiben Auswertung Aufforderung Bieter Besprechungstermin RFI RFI zur Angebotsabgabe mit Bieter Leistung zu liefernde Unterlagen  Referenzen  Projektbeschreibung  Objektbegehung und und Dokumente  Leistungsfähigkeit  Leistungsverzeichnis Projektbesprechung (nie Interesse an Teilnahme  Auswahl von  Vorbemerkungen alle zusammen) Ansprechpartner max. 6 – 8 Bieter  Fragen aufnehmen  Termine Leistungsprofil  Antworten an alle  Information / Absage der Bieter verteilen  Termin bei Beginn Kalkulationsphase Ergebnis qualifizierter  Bieterpool für  Veröffentlichung  erweiterte Lieferantenpool Ausschreibung Ausschreibung an alle Kalkulationsbasis für ausgewählten Bieter Bieter AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B. Secure Dataroom  FM-Marktforum Bietererklärung  Bieterbewertungsmatrix  Vorgaben  Checkliste zur Vorlage Betreiberkonzept Objektbesichtigung 1. Bieterpräsentation © AIS Management GmbH Seite 6
  • Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 4. Angebotskalkulation, -abgabe, -auswertung 5. Bieterverhandlung Angebotsabgabe, Auswertung Bieterverhandlungen Bieterverhandlungen Submission der Angebote vorbereiten Leistung Angebotskalkulation  formal (Vollständigkeit)  ergänzende Angaben  Präsentation des Bieters durch Bieter  rechnerisch (Preisspiegel) von Bietern anfordern  Fragen klären Angebotsabgabe  fachlich (Sinnhaftigkeit)  Fragenkatalog  Kalkulationsbesprechung Angebotsöffnung  Vergabestrategie  Ergänzung um RFI  Vertrag zur Prüfung  Rangfolge festlegen abstimmen übergeben  Agenda erstellen  Varianten und  Bieter einladen Alternativen auswerten Ergebnis  Auktionen formal geprüfte  Bieter für  Vergabestrategie  Vergabeempfehlung Angebote Vergabeverhandlungen  Agenda mit  Definition der Vergabeziele Handlungsempfehlungen AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B. FM-Marktforum  FM-Marktforum  Secure Dataroom  FM-Marktforum  Preisspiegel  Gesprächsleitfaden  Vorlage  Bieterpräsentationen  Preisspiegel 2. Bieterpräsentation  Bieterbewertungsmatrix  Bieterbewertungsmatrix  Gebäudemanagementvertrag  Verhandlungsprotokoll © AIS Management GmbH Seite 7
  • Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 6. Auftrag / Projektstart Vergabegespräch, Start-up-Team Projektstart Zuschlag festlegen Leistung finale Verhandlung  Objekteinweisung  Übernahme Übergabeszenario  Personalbesetzung, Betriebsverantwortung Vertragsunterzeichnung Organigramm  Beginn Berichtswesen  Beschaffung Ausstattung  Einführung beim  Übernahme Nutzer Dokumentation Ergebnis Vertrag  geregelte Vorbereitung  optimierter Auftragsleistungs- und Objektübergabe Leistungsbeginn / verzeichnis Dienstleisterwechsel AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B. FM-Marktforum Gebäudemanagentvertrag  Dokumentenvorgaben zum  digitale Gebäudeakte Vergabeprotokoll Start-up-Prozess Checkliste Übergabe © AIS Management GmbH Seite 8
  • Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch 7. Regelbetrieb 8. Projektende Leistungserbringung, Vertragsbeendigung Übergabe, Leistungssteuerung Einweisung neuer Dienstleister Leistung Jour fixe  Übergabe Verantwortung Störungsmanagement  Rückgabe Dokumentation, Daten Servicelevels  Abschlussbericht QS / Audits Fortschreibung Leistungsverzeichnis und Dokumentation Änderungen und Anpassungen Leistungsdefinitionen Ergebnis geforderte Leistung geforderte Qualität AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B. FM-Marktforum  FM-Marktforum Secure Dataroom  Secure Dataroom digitale Gebäudeakte  digitale Gebäudeakte Bonus-Malus-System  Gebäudemanagementvertrag © AIS Management GmbH Seite 9
  • Unterstützung durch AIS-Online-Technologien und Instrumente (Beispiele)© AIS Management GmbH Seite 10
  • AIS-Online-Technologien: zwei komplementäre Systeme FM-Marktforum: Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe via Internet (z.B. Computer-generierter Preisspiegel)Secure Dataroom:Dokumentenmanagement imvirtuellen Projektraum(z.B. Radar Screen)© AIS Management GmbH Seite 11
  • AIS-Instrumente: z.B. FM-Konzept, RFI-Unterlagen, Lieferantenbewertung, etc.© AIS Management GmbH Seite 12
  • Referenzen und Kontakt für weitere Informationen© AIS Management GmbH Seite 13
  • AIS Management – excellence in real estateMit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei. Consulting Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management. Data & Knowledge Capital Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile, Musterdokumente und -tools. E-Solutions Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.  Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).  Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wirsind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.Partner der AIS Management© AIS Management GmbH Seite 14
  • excellence in real estateKontaktTheresienhöhe 26D-80339 MünchenTelefon: +49 89 628170-0Telefax: +49 89 628170-59E-Mail: consulting@ais-management.deHomepage: www.ais-management.deHelpdeskFM-Marktforum Secure DataroomTel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH