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AIS-Präsentation: Optimierung Property und Facility Management

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Optimierungspotenziale und Stellhebel im Property Management und Facility Management zur Verbesserung von Kosten und Qualitäten.

Optimierungspotenziale und Stellhebel im Property Management und Facility Management zur Verbesserung von Kosten und Qualitäten.

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  • 1. excellence in real estate Property und Facility Management:Was kann verbessert werden? © AIS Management GmbH
  • 2. Ihr Partner AIS Management© AIS Management GmbH Seite 2
  • 3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben, Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen Consulting Benchmarking Einkauf und Lieferantenmanagement planungs- und baubegleitendes Facility Management betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten, SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe, aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung Benchmarks Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien (DIN, CEN etc.) FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM E-Solutions Software und Wissensarchive© AIS Management GmbH Seite 3
  • 4. Notwendigkeit für Professionalisierung und Kostensenkung im PM und FM© AIS Management GmbH Seite 4
  • 5. Ihre Ausgangssituation: Immobilien- und Sitemanagement im Fokus Kostensenkungsdruck Einsparmöglichkeiten bei Fremdleistungen ausgeschöpft, Preis-Leistungsverhältnis angemessen? Leistungsumfang und Service Level zeitgemäß, am Bedarf ausgerichtet? optimales Qualitätsniveau Leistungsversprechen der Lieferanten erfüllt? Qualitätssicherungsprozesse und -konzepte vorhanden, praxisgerecht? Zufriedenheit Ihrer Kunden? Organisationseffizienz Kapazitäten, Strukturen an Aufgabe ausgerichtet? Leistungsqualitäten, Prozesse hinterfragt? Wertschöpfungstiefe im Ist gleich Soll, Schnittstellen Eigen- / Fremdleistung eindeutig? Transparenz und Compliance Liegenschafts-, Leistungs-, Kostendaten vollständig, aktuell, im Zugriff? Einkaufspolitik und Vergaben nachvollziehbar, revisionssicher? kein zentrales Wissensmanagement, Rad wird immer neu erfunden Strukturen oft historisch gewachsen + „Haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität Defizite meist interdependent, häufig stiefmütterlichere Behandlung Property und Facility Management brachliegende Potentiale quantitativer und qualitativer Natur© AIS Management GmbH Seite 5
  • 6. AIS-Methodik und Lösungskompetenz© AIS Management GmbH Seite 6
  • 7. Ansätze zur Verbesserung von Property und Facility ManagementAIS-Stellhebelbaum FM und PM qualitativ 6 Stellhebel „Nutzer als Kunde“ Service Entflechtung Eigentum, Nutzung, Betrieb 1 Qualitätssicherung Controlling / Benchmarking / QM 2 Management Know-how Fachkompetenz F o Soll-Prozesse und -Organisation 3 k quantitativ u Instrumente und Technologien 4 s Volumen Sachkosten Konditionen Steigerung Flächeneffizienz 5 Kapazitäten Personalkosten Optimierung Fremddienstleistungen 6 Lohnstrukturen Gesamtanalyse sinnvoll Stellhebel zum Teil interdependent© AIS Management GmbH Seite 7
  • 8. Stellhebel im Detail: Controlling / Benchmarking / Qualitätsmanagement → Themen 2 Fragen Welche PM- und FM-relevanten ERP- und Controllingsysteme sind vorhanden? Welche Reports gibt es? Was sind spezifische Konten im Kontenplan, ggf. Warengruppen („Was“)? Welche Kostenstellen sind eingerichtet („Wo“)? Wer sind wesentliche Kreditoren („für Wen“)? Sind Kosten / Erlöse pro Nutzungsvertrag, Liegenschaft, Standort, für FM gesamt bekannt, wie haben sie sich entwickelt? Gibt es ein übergreifendes QC-Konzept? Sind Eskalations- und spezielle Anreizsysteme bei externen Dienstleistern etabliert? … AIS-Methodik Feststellung Controllingsysteme Analyse von Kontierungsprinzipien, Verrechnungs- und Umlageschlüssel Ermittlung Budgets, geplante Ausgaben und Investitionen, historische Verläufe Entwicklung Kennzahlenpyramide vom Detail bis zur Makroebene Definition und Implementierung Qualitätscontrolling Budgettransparenz, Hinweise auf „versteckte / verirrte“ Buchungen Grundlagen für Harmonisierung von Kontierungspraxis und verursachungsgerechte Belastung Ausweis Defizite bei Steuerung nach Wirtschaftlichkeitsprinzipien Basis für Lieferantenbewertung und -entwicklung Benchmarks mit maximaler Marktnähe, Aktualität und Wettbewerbsrelevanz© AIS Management GmbH Seite 8
  • 9. Controlling / Benchmarking / Qualitätsmanagement → Tools (Auszug) 2 Qualitätscontrolling: z.B. AIS-Baukasten für Soll-Ist-Abgleich Tool Charakter wer wann laufende Sicht- / Funktionsprüfung aus Auftraggeber- regelmäßig, stichprobenartig Kontrolle → prüfen „greifbarer“ organisation Leistungen Auswertung Analyse Statistiken Auftraggeber regelmäßig Helpdesk / → Fälle, Häufigkeiten, wiederkehrendStörungszentralen Trends Objektbegehung, Befragung sachkundige Dritte fallbezogen oder revolvierend Performance- Dienstleister (z.B. halbjährlich) check → abprüfen anhand Vertrag AIS-Kennzahlenbaum (Ausschnitt) Lieferantengespräch sachkundige Dritte fallbezogen oder revolvierend Fokus Auditierung → fragen, aufdecken, (z.B. halbjährlich) Total Return lernen (Mieteinnahmen – nicht umlegbare Bewirtschaftungskosten + Wertzuwachs) Zufriedenheitsmessung: Auftraggeber ROI fallbezogen oder revolvierend WertzuwachsNutzerbefragung „Kunden“-Meinung spezialisierter (Entwicklung Rendite ausImplementierung, (z.B. nach CF) AM → Leistungswahrnehmung Dritter jährlich) Gesamteinnahmen Gesamtaufwand (% Veränderung zu Vorjahr) … TGM … (Kosten p.a. pro qm) … IH (%-Abweichung zum Plan) IH (IH-Quote: IH-Aufwand p.a. zu Verkehrswert) IH Förderanlagen technische Verfügbarkeit Aufzug Aufzug PM - SV-Prüfung (ja/nein) - Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist) IH Klima und Lüftung technische Verfügbarkeit Klimaanlage Klimaanlage - Hygieneinspektion (ja/nein) - Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist) Verrichtungsorientierung Ergebnisorientierung © AIS Management GmbH Seite 9
  • 10. Stellhebel im Detail: Soll-Prozesse und -Organisation → Themen 3 Fragen Welche PM- und FM-Leistungen werden durch Eigenpersonal erbracht? Wie viele Mitarbeiter sind insgesamt im PM / FM beschäftigt? Wie verteilen sich Eigenpersonalressourcen auf konkrete Aufgaben? Welche Qualifikationen sind vorhanden? … AIS-Methodik Bestimmung aktuell erbrachter PM- / FM-Aufgaben in den Standorten Ausweis in Eigenleistung / Fremdleistung erbrachter Aufgaben (AIS-Eigen-Fremdleistungsmatrix) Ermittlung Eigenpersonalressourcen und Zuordnung konkreter Mitarbeiter zu konkreten Leistungen (AIS-Funktionsanalyse) Erfassung Mitarbeiterqualifikationen Entwicklung Zielorganisation (Aufbauorganisation, Definition von Schnittstellen und Eigenwertschöpfungstiefe, Personalbemessungen, Qualifizierungskonzept etc.) Aufbau- und Ablauforganisation im Ist transparent Transparenz bzgl. Verantwortlichkeiten und Schnittstellen Ausweis organisatorischer Defizite und Potenziale Maßnahmenplanung Organisationsoptimierung, Begleitung Transformation© AIS Management GmbH Seite 10
  • 11. Soll-Prozesse und -Organisation → Tools (Auszug) 3AIS-Musterprozesslandschaften AIS-Eigen-Fremdleistungsmatrix und AIS-Funktionsanalyse© AIS Management GmbH Seite 11
  • 12. Stellhebel im Detail: Optimierung Fremddienstleistungen → (Themen) 6 Fragen Wie hoch ist das Sachkostenvolumen und wie verteilt es sich auf PM-Leistungen und FM-Gewerke? Auf welche Dienstleister verteilt sich das Volumen? Wie viele Lieferanten werden in welchen Gewerken beschäftigt? Auf welcher Basis arbeiten Dienstleister? Wie sind Vertrags- und Leistungsgrundlagen? Sind Leistungen bedarfsgerecht? Sind Konditionen, insbesondere Preise marktgerecht? Wie erfolgen Beauftragung, Leistungsdokumentation, Abrechnung, Qualitätssicherung, Mängelabzüge, Lospolitik? … AIS-Methodik Spend Analysis Sichtung, Auswertung Verträge und Analyse Service Levels einschließlich Konditionen gewerkeweiser Abgleich mit Muster-LVs und AIS-Marktbenchmarks Ausweis von Vertragsdefiziten und Kostenpotenzialen, Empfehlungen zur Anpassung der Lieferantenbasis, Quick-wins, Neuausschreibungen, Nachverhandlungen, Qualitätschecks, Etablierung Lieferantenmanagement Transparenz bzgl. Ausgaben, Leistungen, Lieferanten, Konditionen sowie möglicher Sachkostenreduktionen Basis für Benchmarking, Lieferantenbewertung und -entwicklung Ausweitung Standards auf neue Standorte: Durchgängigkeit bzgl. Kostenstruktur, Leistungen, Medien von erster Kostenberechnung über Betreiberkonzept, Ausschreibung, Gebäudemanagement bis Abrechnung und Qualitätssicherung© AIS Management GmbH Seite 12
  • 13. Optimierung Fremddienstleistungen → Tools (Auszug) 6Screenshot FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de) AIS-Bieterbewertungsmatrix© AIS Management GmbH Seite 13
  • 14. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen© AIS Management GmbH Seite 14
  • 15. AIS Management – excellence in real estateMit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei. Consulting Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management. Data & Knowledge Capital Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile, Musterdokumente und -tools. E-Solutions Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt. Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing). Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wirsind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.Partner der AIS Management© AIS Management GmbH Seite 15
  • 16. excellence in real estateKontaktRosenheimer Str. 139D-81671 MünchenTelefon: +49 89 628170-0Telefax: +49 89 628170-59E-Mail: consulting@ais-management.deHomepage: www.ais-management.deHelpdeskFM-Marktforum Secure DataroomTel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH