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AIS-Präsentation: effiziente Ausschreibung und Vergabe von Bau und Gebäudebetrieb via Internet
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AIS-Präsentation: effiziente Ausschreibung und Vergabe von Bau und Gebäudebetrieb via Internet

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Durchführung von Ausschreibung und Vergabe von Facility Management und Property Management nach einem Standardprozess im Internet über das bewährte Ausschreibungswerkzeug FM-Mark

Durchführung von Ausschreibung und Vergabe von Facility Management und Property Management nach einem Standardprozess im Internet über das bewährte Ausschreibungswerkzeug FM-Mark

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  • 1. excellence in real estateEffiziente Ausschreibung und Vergabe von Bau und Gebäudebetrieb via Internet © AIS Management GmbH
  • 2. Ihr Partner AIS Management© AIS Management GmbH Seite 2
  • 3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis  Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,  Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von  Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen Consulting  Benchmarking  Einkauf und Lieferantenmanagement  planungs- und baubegleitendes Facility Management  betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,  SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,  aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung Benchmarks  Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien (DIN, CEN etc.)  FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres  Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und  Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management , CREM E-Solutions  Software und Wissensarchive© AIS Management GmbH Seite 3
  • 4. Notwendigkeit für Online-Ausschreibung und -Vergabe Vorteile durch Einsatz des FM-Marktforums (E-Sourcing)© AIS Management GmbH Seite 4
  • 5. Geschäftsfeld E-Solutions: Einsatz und Zusammenspiel von E-Collaboration und E-SourcingImmobilienlebenszyklus Planung Realisierung Betrieb VermarktungSecure Dataroom: virtueller Projektraum (Schwerpunkt: Dokumente) Vorgaben, Gutachten, Pläne Protokolle, Verträge, Berichte Reports, Unterlagen Vermietung, Verkauf Kommunikation und Dokumentation Digitale Projektakte Digitale Bauakte Digitale Liegenschaftsakte Due Diligence AkteFM-Marktforum: Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe online (Schwerpunkt: Daten) Ausschreibung Bauleistungen und Instandsetzung Ausschreibung Gebäudebetrieb und Wissenspflege Ausschreibung Rahmenverträge Fortschreibung LV Prozessdefinition und -dokumentation  komplementäre Webtools  Fachexpertise als 2. Seite der Medaille© AIS Management GmbH Seite 5
  • 6. LV-Erstellung – „old fashioned“ Typisierung Erstellung Abrechnung, Nachträge, Leistungsverzeichnis Leistungsverzeichnis Kostenverfolgung, LV-Pflege Ausschreibungsbasis Leistungsverzeichnis Bau Word / Excel Word / Excel (projektbezogen) Leistungsverzeichnis Offline-AVA Offline-AVA Bauwerkserhaltung z.B. WinAVA / NetBau z.B. WinAVA (Abruf Leistungskatalog) SAP Leistungsverzeichnis FM SAP (Leistungsstämme) (wiederkehrend) (Sammel-) Leistungsstamm  Erstellung intern oder extern mit unterschiedlichen Werkzeugen: lokale Lösungen der Beteiligten  GAEB-Schnittstelle z.T. fehlend: strukturierter Datenaustausch nicht möglich© AIS Management GmbH Seite 6
  • 7. LV-Erstellung im FM-Marktforum Typisierung Erstellung Abrechnung, Nachträge, Leistungsverzeichnis Leistungsverzeichnis Kostenverfolgung, LV-Pflege Ausschreibungsbasis Leistungsverzeichnis Bau Word / Excel Word / Excel (projektbezogen) Leistungsverzeichnis Offline-AVA Offline-AVA Bauwerkserhaltung z.B. WinAVA / NetBau z.B. WinAVA (Abruf Leistungskatalog) SAP Leistungsverzeichnis FM SAP (Leistungsstämme) (wiederkehrend) (Sammel-) Leistungsstamm FM-Marktforum  FM-spezifische Funktionen (z.B. Abfrage von Intervallen, Stundenverrechnungssätzen, etc.)  Bedienung Bau- und FM-spezifischer IT-Schnittstellen: Integration lokaler Werkzeuge  Beseitigung Medienbrüche  Schnittstellenreduktion  „Software as a Service“: keine Softwareinstallation notwendig© AIS Management GmbH Seite 7
  • 8. Prozessoptimierung durch AIS-Technologie FM-Marktforum Ausschreibungsprozess konventionell: offline LV-Freigabe Submission Auftrag  Papier / Versand von Dokumenten  hohe Prozessaufwendungen, individuelle „Standards“, Fehleranfälligkeit durch Medienbrüche  Gebote ungleich Anfragen („Äpfel und Birnen-Dilemma“) Ausschreibungsprozess mit FM-Marktforum: online LV- Anbieter- Kalkulation Angebots- Angebots- Vergabe- Erstellung Auswahl Anbieter prüfung auswertung verhandlung Optimierung! LV-Freigabe Submission Auftrag  digital / alle Beteiligten im gleichen System (kein Dokumentenversand)  präziser Ablauf: weniger Prozessschritte / weniger Fehler / kürzerer Prozess  Gebote entsprechen zwingend den Anfragen (sofortige und absolute Vergleichbarkeit)© AIS Management GmbH Seite 8
  • 9. Fachwissen, Prozess und Kommunikation im FM-Marktforum integriert |13| Wiederholung |12| Lieferantenbewertung |1| Erstellung LV aus Einkäufer StandardbausteinenFachabteilung Fachabteilung Anbieter Externer Planer |11| Handwerkerkopplung |2| Kostenberechnung Abrechnung aus Schätzpreisen |10| Zuschlag |3| Anbieterauswahl Einkäufer Anbieter zentrale Datenbank: Einkäufer - allgemeines Archiv |9| Vergabeverhandlung / - kundeneigene Archive |4| Anbieteransprache Auktionen |8| Angebotsauswertung |5| AngebotskalkulationFachabteilungExterner Planer Anbieter |7| Angebotsprüfung |6| Angebotsabgabe  aktuelles, zentrales Archiv: Wissensmanagement  definierter Workflow: optimierter Prozess  Internet als Kommunikationsmedium: Zugriff schnell, zeit-, ortsunabhängig  Rückschreibung von Preisen: lernendes System © AIS Management GmbH Seite 9
  • 10. FM-Marktforum: Anwendernutzen abhängig von Rolle Ausschreiber / Einkäufer Anbieter / Lieferant günstiger ...  Prozesskosteneinsparung  Transaktionskosteneinsparung  Einkaufseinsparung durch  Reduktion der Vertriebskosten Standardisierung und Bündelung, Bieterkreisausweitung besser ...  wachsende Erfahrungs- und  wachsende Erfahrungs- und Wissensdatenbank Wissensdatenbank  Transparenz, Revisionssicherheit,  fairer Wettbewerb durch Beschaffungscontrolling transparentes Verfahren  Benchmarking, Best practice  Erschließung neuer Kundenkreise schneller ...  Verkürzung der Durchlaufzeiten  Wegfall unproduktiver Postzeiten  Ablaufroutinen  wiederkehrende Standards und Benutzerführung  Information statt Papier  Information statt Papier  Prozesskosteneinsparung ca. 60 %  Einkaufseinsparung durch Bündelung / Standardisierung ca. 5 – 15%  Transparenz / Controlling© AIS Management GmbH Seite 10
  • 11. FM Marktforum – Zusammenspiel drei Dimensionen Dimension 1 Dimension 2 Dimension 3 fachspezifischer Prozess Kommunikation Content + + TGA Facility Manager Bauherr Online- Technologie Architekt Bauleiter Projekt- GU steuerer Dienst- leister FM-Marktforum  Verzahnung aller Dimensionen in einem zentralen Tool  Achtung: besondere Anforderungen an Funktionalitäten im Facility Management!© AIS Management GmbH Seite 11
  • 12. AIS-Services zu Ausschreibung und Vergabe mit dem FM-Marktforum Erstellung Leistungsverzeichnis Ausschreibung Vergabe, LV-Pflege LV-Quick-Check  aktive Anbieterbetreuung  Gesprächsleitfaden Vergabe Anlagenerfassung / Erfassung  Statusberichte für Ausschreiber  Unterstützung / Durchführung kalkulationsrelevanter Daten  Leitfäden für Anbieter Vergabeverhandlung Kostenbenchmarks  Preisfindungsverfahren / Musterverträge / Auftragsleistungsverzeichnis -leistungsverzeichnisse AIS-Helpdesk  Unterstützung Vertragsgestaltung fachliche Unterstützung Support / Schulungen  Checklisten für Start-up, bei LV-Erstellun Abnahmen, Qualitätssicherung Anbieterevaluierung und übernimmt auf Wunsch auch  Digitale Projekt- und -präqualifizierung / RFI vollständige Bieterkommunikation Gebäudedokumentation für AG Vorlagen für Bieterqualifizierung Vorlagen für Bieterpräsentation  Angebots- und Anbieterbewertung ...  Angebotsprüfung / Prüfbericht / Vergabevorschlag  ... AIS-Consulting CoC: z.B. Technisches Gebäudemanagement, Infrastrukturelles Gebäudemanagement, etc.  Entlastung Kunde  Einbringung von Marktsicht und Best Practice  Qualitätssicherung© AIS Management GmbH Seite 12
  • 13. Praxisbeispiel: Ausschreibung mit AIS-Technologie FM-Marktforum© AIS Management GmbH Seite 13
  • 14. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Archiv zur Leistungsverzeichniserstellung Spezifikation der einzukaufenden Leistung  effiziente Leistungsverzeichnis- erstellung durch Archivbausteine  Preisbenchmarks  automatische Kostenschätzung  Import offline erstellter Leistungsverzeichnisse via GAEB- Schnittstelle  einheitliche Standards im Unternehmen© AIS Management GmbH Seite 14
  • 15. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Veröffentlichung Ausschreibung Anbieterdatenbank  Anbietervorauswahl durch Gewerkezuordnung  Integrationsmöglichkeiten in Lieferantenmanagementsysteme  hilfreiches Support-Tool, Systemintelligenz Ausschreibung veröffentlichen  Anbieter werden vom System automatisch per E-Mail benachrichtigt  Angebotsabgabetermin kann verlängert werden; System verteilt Nachricht an Anbieter  effiziente Prozesssteuerung© AIS Management GmbH Seite 15
  • 16. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)Beispiel: Anbietersicht – Anfrage des Ausschreibers Eingabe der Angebote  automatische Kontrollroutinen wie Nullpreis-Check, Variablen-Check, usw.  Anmerkungen und Fragen können in separatem Datenfeld erfolgen  durch Wegfall von Postwegen hat der Anbieter bis eine theoretische Sekunde vor Ablauf der Submission noch Möglichkeit der Angebotsabgabe  Fehlerreduktion / Zeitgewinn© AIS Management GmbH Seite 16
  • 17. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Angebote öffnen Öffnung von Angeboten  Anbieter kann Leistungsverzeichnis nicht verändern (kein Kontrollaufwand für Ausschreiber)  Anbieteranmerkungen in separatem Datenbankfeld  Angebote erst nach Submission einsehbar  elektronische Stempel dokumentieren Aktivitäten (wer hat wann abgegeben, geöffnet, geprüft, ...)  Schutz und Transparenz© AIS Management GmbH Seite 17
  • 18. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)Beispiel: Ausschreibersicht – Prüfprotokoll Prüfung der Angebote  automatische rechnerische Angebotsprüfung  automatische formale Angebotsprüfung  fachliche Prüfung der Angebote bis auf Positionsebene im System möglich  Standardprüfprotokoll für Vergabeverhandlung  maximale Prozesseffizienz© AIS Management GmbH Seite 18
  • 19. Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Computer-generierter Preisspiegel Auswertung der Angebote  automatisch generierter Preisspiegel mit Ideal- und Mittelpreis per Mausklick  grafischer Schnellvergleich  flexibel durch Exportmöglichkeit in Microsoft Excel Vergabe von Leistungen  verschiedene Vergabeformen durch Auktionsvarianten und virtuelle Bieterverhandlungen  Preisbildung in Auktionen online verfolgbar  automatische Erstellung eines Auftragsleistungsverzeichnisses  von der Spezifikation bis zur Vergabe ohne Medienbruch© AIS Management GmbH Seite 19
  • 20. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen© AIS Management GmbH Seite 20
  • 21. AIS Management – excellence in real estateMit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei. Consulting Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management. Data & Knowledge Capital Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile, Musterdokumente und -tools. E-Solutions Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.  Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).  Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wirsind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.Partner der AIS Management© AIS Management GmbH Seite 21
  • 22. excellence in real estateKontaktTheresienhöhe 26D-80339 MünchenTelefon: +49 89 628170-0Telefax: +49 89 628170-59E-Mail: consulting@ais-management.deHomepage: www.ais-management.deHelpdeskFM-Marktforum Secure DataroomTel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH

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