Best Practices using Email

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Best Practices using Email

  1. 1. Buenas prácticas y recomendaciones para el uso del correo electrónico Albert Esplugas
  2. 2. Analizando el correo Correo personal Spam externo Notícias Spam Interno Correo «ping-pong» Convocatoria reuniones Coedición de documentos Discusión / Debate / Ideas Tareas
  3. 3. Productividad más allá del correo
  4. 4. Especializar la comunicación interna Mail Cuando puedas te lo miras MI Resolvamos esto en 5 minutos Blog interno Para vuestra información MicroBlog Per si os puede interesar Workspace Tara conjunta Wiki Información viva Foros Debate Red Social Realación y experiencia
  5. 5. Algunas buenas Prácticas
  6. 6. Buenas prácticas¿Necesitan estar en copia todos estos contactos? Ellos también gestionan muchos correos.
  7. 7. Buenas prácticas El “Para:” es lo último que hay que escribir El título es importante, ayudará a la persona que lo recibe a saber el tema del mensaje yIntenta dar información de la podrá priorizarlo.acción que debe realizar elcontacto que reciba el correoelectrónico:- FYI- URGENT- READ ONLY
  8. 8. Buenas prácticas• Empezar a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos De esta forma habrá correos que no tendrás que leer de nuevo al estar enlazados.
  9. 9. Buenas prácticasSi puedes procesar una acción en menos de 2 minutos hazlo. Si no, priorízalo. Regla de los minutos.
  10. 10. Buenas prácticas4 D’s • Bórralo [Delete] • Házlo (2 min) [Do it] • Delégalo [Delegate] • Planifícalo [Defer]
  11. 11. Buenas prácticas Hay formas más eficaces de enviar ficheros pesados que impactan mucho en el receptor
  12. 12. Buenas prácticas Sé breve en tus correos electrónicos: ten en cuenta que el destinatario no podrá dedicar mucho tiempo a leerlo. Si puedes «resume» para evitar leer el thread entero
  13. 13. Buenas prácticasDeja que el gestor de correo te ayuda aorganizar
  14. 14. Barra de Tareas Pendientes Barra Tareas Pendientes:-Calendario que marca en negrita los días con citas -Próximas citas en el calendario -Tareas y mensajes marcados como tareas
  15. 15. Marcar los e-mails como tareas Haciendo clic sobre la „bandera‟ de un mensaje lo convierte en tarea y se muestra en la Barra de Tareas Pendientes.Opciones de Fecha deVencimiento realizandoclic con el botónderecho
  16. 16. Generar una cita a partir de un correo Arrastrando el correo hacia el calendario de la Barra de Tareas Pendientes se generará una cita para ese día con el texto del correo electrónico. Si se arrastra con el botón derecho aparecerán opciones para generar la cita.
  17. 17. Generar tarea a partir de correo electrónico Arrastrando el correo hacia la cinta de Tareas se generará una nueva tarea con el texto del correo electrónico. Si se arrastra con el botón derecho aparecerán opciones para generar la tarea.
  18. 18. Adjunta a la tarea toda la información para llevarla a cabo Adjuntando correos, contactos, entradas del calendario Adjuntando documentos o mejor aún, links a documentos
  19. 19. Barra de tareas en el calendario Permite visualizar las tareas con su fecha de finalización en los días de las semana.
  20. 20. Reservar espacio en el calendario para la realización de una tarea Arrastrando desde la lista de tareas hacia el calendario se genera una cita en el calendar con la misma información que tenía la tarea.
  21. 21. Asistente de planificación de reuniones Visualización de las mejores horas para mantener una cita con todos los asistentes.
  22. 22. Enviar calendario como correo electrónicoClic con el botón derecho sobreel calendario.Se indica el grado deinformación a enviar. Se genera automáticamente un correo electrónico formateado con la información seleccionada.
  23. 23. Crear reglas a partir de correos electrónicos Clic con el botón derecho en el correo electrónico a partir del cual queremos generar la regla para mover correos de la misma fuente a una carpeta.
  24. 24. Mostrar los correos de una persona con un color determinado Se selecciona el correo de la persona a partir de la cual se desean ver sus correos de un color determinado y en el menú Herramientas se selecciona OrganizarEn la cabecera queaparece se seleccionaMediante Colores.
  25. 25. Búsqueda Escribe las palabras que desees buscarSe remarcan laspalabras de búsquedaen todos los elementos del correo
  26. 26. Buenas prácticas Las carpetas de búsqueda permiten tener previamente los filtros que más utilices. Haciendo „clic‟ con el botón derecho sobre “Carpetas de Búsqueda” se abre el asistente.Aunque ya existen filtros preestablecidospodrás especificar los criterios y lasfuentes de correo electrónico a mostrar enla “Carpeta de Búsqueda”
  27. 27. Asistente fuera de la oficina Puedes indicar el intervalo de fechas entre las que se enviará el mensaje de fuera de la oficina. Tienes la posibilidad de enviar mensajes diferentes a personas de dentro de tu organización y fuera de tu organización.

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