Convention southstudy2011

186 views
162 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
186
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Convention southstudy2011

  1. 1.       2011 Survey of Meeting Planners Summary of Results for Survey Respondents Prepared By: October 18, 2011  1
  2. 2. Respondent’s Report1. Which best describes your role as a meeting planner?  #  Answer       Response  %  1  Corporate        19  14%  2  Association        45  34%  3  Government/Nonprofit        19  14%  4  Independent        19  14%  5  Other        32  24%    Total    134  100%  2. How many years of experience do you have in the industry?   #  Answer       Response  %  1  0 ‐ 5 years        17  13%  2  6 ‐ 10 years        17  13%  3  11 ‐ 20 years        35  26%  4  21 ‐ 30 years        43  32%  5  Over 30 years        22  16%    Total    134  100%  3. Do you have any certifications or designations? (Select all that apply.)   #  Answer       Response  %  1  CMP        16  41%  2  CMM        3  8%  3  CAE        5  13%  4  Other:        21  54%    2
  3. 3. 4. Which sources do you most frequently rely upon for industry information/continuing education? (Select all that apply.)   #  Answer       Response  %  Industry  1        107  80%  publications/magazines  Industry  2  associations/affiliated        72  54%  organizations  Conventions/trade  3       67  50%  shows/seminars  4  Online publications        53  40%  5  Online seminars/webinars        50  38%  Networking with  6        84  63%  colleagues/social media  7  Other:        7  5%  5. From 2010 to 2011, the number of meetings I plan / my organization plans has:   #  Answer       Response  %  1  Increased slightly        20  18%  2  Increased greatly        6  6%  3  Decreased slightly        21  19%  4  Decreased greatly       2  2%  Stayed about the  5        60  55%  same    Total    109  100%    3
  4. 4.  6. Please estimate the number of meetings you are responsible for in 2011.   Average: 30.1  Number of Percent of Number of Meetings Planners Planners1 to 4 36 37.1%5 to 9 20 20.6%10 to 19 20 20.6%20 to 50 9 9.3%More than 50 12 12.4% Total Responses 97 100.0% 7. Please estimate the total number of hotel room nights booked by attendees and exhibitors at your meetings in 2011. Average: 10,060  Number of Percent ofNumber of Room Nights Planners Planners1 to 249 27 31.8%250 to 999 22 25.9%1,000 to 4,999 23 27.1%5,000 or More 13 15.3% Total Responses 85 100.0%   4
  5. 5. 8. In 2012, and compared to the current number, I expect the number of meetings I plan / my organization plans to:  #  Answer       Response  %  1  Increase slightly        28  26%  2  Increase greatly       2  2%  3  Decrease slightly        10  9%  4  Decrease greatly       1  1%  5  Stay about the same        66  62%    Total    107  100%  9. From 2010 to 2011, the number of exhibitions / trade shows I plan / my organization plans has:  #  Answer       Response  %  Increased  1        12  13%  slightly  Increased  2       0  0%  greatly  Decreased  3        5  5%  slightly  Decreased  4        5  5%  greatly  Stayed about  5        73  77%  the same    Total    95  100%    5
  6. 6.  10. Please estimate the number of trade shows / exhibitions you are responsible for in 2011: Average: 4.7  Number of Trade Number of Percent of Shows Planners Planners1 13 25.0%2-4 24 46.2%5 - 14 10 19.2%15 or More 5 9.6% Total Responses 52 100.0% 11. In 2012, and compared to the current number, I expect the number of exhibitions / trade shows I plan/my company plans to:  #  Answer       Response  %  1  Increase slightly        15  16%  2  Increase greatly       1  1%  3  Decrease slightly       2  2%  4  Decrease greatly       1  1%  Stay about the  5        74  80%  same    Total    93  100%    6
  7. 7. 12. What is the average attendance at your largest meeting?  #  Answer       Response  %  1  Less than 25       0  0%  2  26‐50        7  8%  3  51‐100        13  14%  4  101‐499        36  39%  More than  5        36  39%  500    Total    92  100%  13. Please estimate the number of attendees at all of your meetings held in 2010 and 2011 2010 Average: 4,266  Number of Percent ofNumber of 2010 Attendees Planners Planners1 - 249 19 24.7%250 to 999 25 32.5%1,000 to 4,999 23 29.9%5,000 or More 10 13.0% Total Responses 77 100.0% 2011 Average: 4,128  Number of Percent of Number of 2011 Attendees Planners Planners1 - 249 20 26.0%250 to 999 24 31.2%1,000 to 4,999 22 28.6%5,000 or More 11 14.3% Total Responses 77 100.0%   7
  8. 8. 14. In 2012, and compared to the current count, do you expect your attendance counts to:  #  Answer       Response  %  1  Increase slightly        31  34%  2  Increase greatly        3  3%  3  Decrease slightly        15  16%  4  Decrease greatly        3  3%  5  Stay about the same        39  43%    Total    91  100%  15. Where do your attendees typically originate from?  #  Answer       Response  %  1  Local area        5  6%  2  Statewide        22  24%  3  Regional area        19  21%  4  National        35  39%  5  Worldwide        9  10%    Total    90  100%  16. What method of transportation do your attendees typically use?  #  Answer       Response  %  Most drive to  1        45  50%  meetings  2  Most fly to meetings        30  33%  A good mix of fly‐in  3  attendees and drive‐       15  17%  in attendees    Total    90  100%    8
  9. 9. 17. Which of the following best describes how attendees are housed during your meetings:  #  Answer       Response  %  Most typically book  1        67  78%  the room block  Most book the room  block, but an  2  increasing amount are        17  20%  booking outside the  block  Most typically book  3  outside the room       2  2%  block    Total    86  100%  18. What is your average per meeting expenditure for 2011?  #  Answer       Response  %  1  Below $15,000        18  22%  2  $16,000 to $25,000        15  18%  3  $26,000 to $50,000        11  13%  4  $51,000 to $75,000        11  13%  5  $76,000 to $100,000        10  12%  6  More than $100,000        18  22%    Total    83  100%    9
  10. 10. 19. From 2010 to 2011, our expenditure per meeting has:  #  Answer       Response  %  1  Increased slightly        28  34%  2  Increased greatly        4  5%  3  Decreased slightly        11  13%  4  Decreased greatly       2  2%  Stayed about the  5        37  45%  same    Total    82  100%  20. In the next 18 months, I expect our expenditures per meeting to:  #  Answer       Response  %  1  Increase slightly        35  42%  2  Increase greatly       2  2%  3  Decrease slightly        10  12%  4  Decrease greatly       0  0%  5  Stay about the same        37  44%    Total    84  100%  21. How would you describe your 2012 meetings budget compared to your 2011 meetings budget?  #  Answer       Response  %  1  Increased slightly        29  35%  2  Increased greatly        3  4%  3  Decreased slightly        10  12%  4  Decreased greatly        3  4%  5  Stayed about the same        39  46%    Total    84  100%    10
  11. 11. 22. In 2011/2012, I am being asked to cut costs in the following areas of my budget: (Select all that apply.)  #  Answer       Response  %  1  Guest rooms/housing        21  25%  2  Meeting rooms        17  20%  3  Programming        15  18%  4  Food & Beverage       44  53%  5  Audio/Visual        20  24%  6  Off‐site events or parties        23  28%  Incentives/Rewards/VIP  7        10  12%  Services  8  Transportation        11  13%  9  Length of meeting        14  17%  10  None        23  28%  11  Other:       1  1%  23. In 2011, compared to 2010, my meetings and events have been:  #  Answer       Response  %  More regional in  1        13  15%  nature  Less regional in  2        5  6%  nature  About the same in  3        66  79%  location selection    Total    84  100%    11
  12. 12. 24. How far from your office are you typically holding/willing to hold meetings?  #  Answer       Response  %  1  Local        8  10%  2  State        16  19%  3  Regional        18  22%  4  National        30  36%  5  No Limit        11  13%    Total    83  100%  25. Most of the meetings I plan are held within:  #  Answer       Response  %  1  First‐tier destinations       40  53%  Second‐tier  2        28  37%  destinations  3  Third‐tier destinations        8  11%    Total    76  100%  26. In 2011 or for 2012, compared to 2010, have you been asked to consider second‐ or third‐tier destinations in lieu of first‐tier destinations for cost savings or other reasons?  #  Answer       Response  %  1  Yes        26  34%  2  No        50  66%    Total    76  100%    12
  13. 13. 27. In what region of the U.S., do you most frequently book your meetings?  #  Answer       Response  %  1  Northeast        7  9%  2  Southeast        55  69%  3  Mid‐Atlantic        4  5%  4  Mid‐West        9  11%  5  West        5  6%    Total    80  100%  28. In what areas of the South do you most often book your meetings?  #  Answer       Response  %  The Virginias/The  1        11  14%  Carolinas  2  Tennessee/Kentucky        8  10%  3  Georgia/Alabama        11  14%  4  Florida        23  28%  5  Mississippi/Louisiana        6  7%  6  Texas        6  7%  7  Oklahoma/Arkansas       2  2%  8  All over the South        14  17%    Total    81  100%    13
  14. 14.  29. What city in the Southeast do you think is the most ideal city for meetings/conventions?  Most Ideal City Number of Planners Percent of PlannersOrlando 19 36.5%Atlanta 8 15.4%Nashville 7 13.5%Dallas 3 5.8%New Orleans 2 3.8%Other Cities With One Vote 13 25.0% Total Responses 52 100.0% 30. Has the economy affected your meeting destination or venue selection? (select all that apply)  #  Answer       Response  %  Yes, booking more  1  economical        33  41%  cities/hotels/venues  Yes, finding deals at  2  pricier        22  28%  cities/hotels/venues  No, no change in  3  city/hotel/venue        37  46%  selection    14
  15. 15. 31. Have you made any recent changes in the types of destinations or the types of properties you select for meetings based on negative ROI (return on investment) perceptions or the AIG effect? (select all that apply)  #  Answer       Response  %  Yes, booking more  1        16  21%  economical cities  Yes, booking more  2  economical        24  31%  hotels/venues  Yes, booking cities with  3       2  3%  business atmosphere  Yes, booking  4  hotels/venues with        6  8%  business atmosphere  None of the above/not  presently concerned  5        44  57%  with AIG‐ effect/perceptions  32. How much meeting space do you require for your largest meeting?  #  Answer       Response  %  Less than 2,000  1        9  12%  square feet  2,000 – 5,000 square  2        13  17%  feet  5,000 – 10,000  3        21  27%  square feet  More than 10,000  4        35  45%  square feet    Total    78  100%    15
  16. 16. 33. What types of facilities do you use most frequently for your meetings/events?  #  Answer       Response  %  1  Convention centers        10  12%  2  Conference centers        14  17%  3  Hotels        51  63%  Non‐traditional  4        6  7%  meeting venues    Total    81  100%  34. When using a hotel for a meeting/event, what types do you use most often? (Select all that apply.)  #  Answer       Response  %  1  Coastal Resort        31  40%  2  Non‐Coastal Resort        15  19%  Urban/Downtown  3        34  44%  Hotel  4  Airport Area Hotel        16  21%  5  Casino Hotel        9  12%  6  Suburban Hotel        21  27%  Convention Center  7        22  29%  Hotel  8  Historic Hotel        15  19%  Conference Center  9        30  39%  Hotel  10  Boutique Hotel        15  19%  11  Lodge/Rural Hotel        6  8%  12  Limited Service Hotel        4  5%  13  Luxury Hotel        16  21%    16
  17. 17. 35. Compared to one year ago, which of the following items are hoteliers more willing to give concessions for? (check all that apply)  #  Answer       Response  %  1  Room Rates        44  58%  2  Food and Beverage        29  38%  3  Meeting Space        50  66%  4  Meeting Services        9  12%  5  Cancellation Fees        11  14%  6  Attrition Fees        29  38%  Resort or Amenity  7        28  37%  Fees  36. Due to price reductions, have you booked meetings for 2011 or 2012 at hotels/facilities that were previously too expensive for your budget?  #  Answer       Response  %  1  Yes        21  27%  2  No        57  73%    Total    78  100%    17
  18. 18. 37. Please describe how you feel about the current state (2012) of rates for hotels?  #  Answer       Response  %  1  Increasing slightly        52  68%  2  Increasing greatly        6  8%  3  Decreasing slightly        5  6%  4  Decreasing greatly       1  1%  Staying about the  5        11  14%  same ‐ low  Staying about the  6       2  3%  same ‐ high    Total    77  100%  38. How do you feel about the health of the meetings industry within the next 18 months?  #  Answer       Response  %  Expect it to get  1        25  31%  slightly better  Expect it to get  2       2  2%  much better  Expect it to stay  about the same  3        27  33%  (stable / good  health)  Expect it to stay  4  about the same        21  26%  (weak health)  Expect it to get  5        6  7%  slightly worse  Expect it to get  6       0  0%  much worse    Total    81  100%    18
  19. 19. 39. Please rate the importance of the following criteria when selecting a meeting site:  #  Question  Unimportant  Somewhat  Very  Responses  Mean  Important  Important  Number of available  1  5  21  49  75  2.59  rooms  On‐site amenities  2  29  31  16  76  1.83  such as a pool  On‐site meeting  3  6  22  50  78  2.56  services/personnel  Available meeting  4  1  5  70  76  2.91  space  5  Recent renovations  10  38  27  75  2.23  Price of hotel guest  6  3  14  61  78  2.74  rooms  Price of meeting  7  0  16  59  75  2.79  space/services  Wireless Internet  8  7  22  48  77  2.53  Accessibility (WiFi)  Complimentary  9  9  24  42  75  2.44  Internet/WiFi  Complimentary  10  6  33  35  74  2.39  Parking/Shuttle  Audio/Visual services  11  8  32  35  75  2.36  & technology  Videoconferencing  12  41  24  7  72  1.53  abilities  13  Smartphone App  51  20  1  72  1.31  14  Air access  13  29  34  76  2.28  15  Drive access  5  29  38  72  2.46  16  Nearby attractions  21  37  18  76  1.96  Relationship w/ venue  17  8  32  37  77  2.38  Representative  Willingness to  18  0  14  63  77  2.82  negotiate contracts  19  Attrition rates  2  25  47  74  2.61  20  Relationship w/ CVB  19  36  20  75  2.01  21  Service standards  3  12  60  75  2.76   19
  20. 20. Eco‐friendly programs  22  or green‐certified  19  49  6  74  1.82  venues  Special deals/meeting  23  13  38  23  74  2.14  rewards offered  40. How do you use Convention & Visitors Bureaus? (Select all that apply.)  #  Answer       Response  %  1  Dont use        15  19%  2  Initial destination research        48  59%  3  Site visits        36  44%  4  Housing Bureau        7  9%  Materials to promote  5       39  48%  meeting  6  Registration assistance        11  14%  Tour  7        26  32%  planning/arrangements  8  Other:        5  6%  41. Relative to 2010, please rate the overall level of service you are receiving from your chosen destination and/or meeting sites in 2011:  #  Answer       Response  %  1  Better        14  18%  2  Worse        6  8%  3  Same        60  75%    Total    80  100%    20
  21. 21. 42. In the way of what your attendees want from a meeting venue/hotel, how important are the following amenities?  #  Question  Unimportant  Somewhat  Very  Responses  Mean  important  important  1  Business center  10  37  30  77  2.26  2  Pool  31  29  18  78  1.83  Spa and/or fitness  3  15  45  18  78  2.04  facility  In‐Room  4  4  34  40  78  2.46  Technology  Internet  5  Access/WiFi in  5  19  53  77  2.62  meeting room  Complimentary  6  1  21  56  78  2.71  Internet Access  Golf or other  7  33  29  15  77  1.77  outdoor recreation  On‐site restaurant  and/or  8  3  29  45  77  2.55  complimentary  breakfast  9  Nearby attractions  19  44  15  78  1.95  Environmentally  10  22  44  11  77  1.86  friendly services    21
  22. 22. 43. In which of the following ways are you using social media tools ? (please select all that apply)  #  Answer       Response  %  1  To market my meetings        36  46%  To connect with  2        44  56%  attendees  To connect with other  3        22  28%  meeting planners  To connect with  4        31  39%  suppliers/vendors  To share ideas about  5        17  22%  event planning  Not using social media  6        26  33%  tools  44.  What social media website do you use most often for meeting planning‐related activities?  #  Answer       Response  %  1  Twitter        5  8%  2  Facebook       32  53%  3  LinkedIn        17  28%  4  YouTube        2  3%  5  Other:        4  7%    Total    60  100%    22
  23. 23. 45. In 2011, compared to previous years, how important is it for you to show the return on investment (ROI) of your meetings?  #  Answer       Response  %  More Important, now  1        21  27%  critical  More Important, but  2        16  20%  not critical  Same As Before, very  3        18  23%  critical  Same As Before, not  4        24  30%  critical    Total    79  100%  46. In the past year, have you considered changing careers?  #  Answer       Response  %  1  Yes, due to workload        4  5%  2  Yes, due to pay       2  2%  Yes, due to lack of  3        3  4%  appreciation  4  All of the above        11  14%  5  No        61  75%    Total    81  100%  47. Have you received a raise within the past 12 months?  #  Answer       Response  %  1  Yes        38  47%  2  No       43  53%    Total    81  100%    23
  24. 24. 48. In 2011, compared to 2010, has your work‐related stress level:  #  Answer       Response  %  1  Increased        44  55%  2  Decreased        3  4%  3  Stayed the same        33  41%    Total    80  100%    24

×