Directrices para la creación de un repositorio institucional para las agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de   cadenas productivas en el departamento de Ayacucho - Perú
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Directrices para la creación de un repositorio institucional para las agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de cadenas productivas en el departamento de Ayacucho - Perú

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Esta publicación muestra los pasos necesarios que se deben tomar en cuenta para la creación de un Repositorio Institucional para la Agencias de Cooperación Internacional que trabajan bajo el enfoque de Cadenas Productivas, para que tengan preservados los conocimientos explícitos que acumule una organización con el fin mejorar su aprendizaje, competitividad e innovación...

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Directrices para la creación de un repositorio institucional para las agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de cadenas productivas en el departamento de Ayacucho - Perú Document Transcript

  • 1. “Directrices para la creación de un repositorio institucional para las agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de cadenas productivas en el departamento de Ayacucho - Perú”. Jorge Luis Garay Valenza (1) (1) Maestría de Ingeniería de Computación y Sistemas, USMP, Perú. e – mail: Adon189@gmail.com Resumen: En este artículo se dan las directrices para la creación de un repositorio institucional para las agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de cadena productiva en el departamento de Ayacucho – Perú. En la actualidad no se cuenta con esta herramienta que es importante para la preservación, compartición y uso del conocimiento de las experiencias obtenidas, lo que provoca que la institución tenga que recurrir a consultorías que ya se hicieron antes, el cual genera un costo adicional que bien se ha podido evitar si se tenía una buena gestión de los conocimientos y experiencias obtenidas. Las directrices planteadas para la creación de un repositorio institucional son los siguiente: análisis de las necesidades; diagnostico de los documentos, videos, imágenes, etc., existentes; normalizar y clasificar, determinación de recursos de hardware y software, diseñar e implementar políticas y el contenido retrospectivo. Finalmente la conclusión que podemos llegar es que la creación de un repositorio institucional para esta organización, permitirá la creación de un ambiente propicio para establecer un trabajo interdisciplinario entre las personas que interactúan, lo que podría redundar en beneficios, un enriquecimiento de conocimientos y experiencias obtenidas para mejorar su gestión y competitividad tanto local como regional. . Palabras Claves: Repositorio Institucional; Cadenas Productivas; Agencias de Cooperación Internacional; Directrices. Abstract: This article gives guidelines for creating an institutional repository for international cooperation agencies working under the production chain approach in the department of Ayacucho - Peru. Currently there are no tool that is important to preserving, sharing and using knowledge on experiences, resulting in the institution is to resort to consultancies that were made before, which generates a additional cost that could well be avoided if you had a good knowledge management and lessons learned. Guidelines raised to create an institutional repository are following: needs analysis, diagnosis of documents, videos, pictures, etc., existing standardize and classify, determination of hardware and software resources, design and implement retrospective policy and content. Finally the conclusion that we can draw is that the creation of an institutional repository this organization will create an environment conducive to establish an interdisciplinary work among people interact, which could bring benefits, an enrichment of knowledge and experiences to improve management and competitiveness both locally and regionally. Key-words: Institutional Repository; Production Chains; International Cooperation Agencies; guideline. INTRODUCCIÓN El Repositorio Institucional (RI) se entiende como un “conjunto de servicios que una o varias Instituciones ofrecen a los miembros de su comunidad para la gestión y la difusión de los materiales digitales creados por la Institución y su comunidad de miembros. Esencialmente supone un compromiso de organización para el control de esos contenidos (políticas), incluyendo su preservación en el tiempo así como su organización y acceso o distribución con el fin de maximizar la visibilidad e impacto en línea”. 1 En otras palabras es como un músculo del cuerpo, hay que mantenerlo en forma con ejercicios para que se tonifique y no se atrofie con el tiempo. 1 Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age. Clifford A. Lynch, 2003
  • 2. Respuestas como "lo sabíamos, pero la persona responsable de eso renunció", "señores del departamento de marketing: el mismo problema ya lo soluciono el departamento de producción hace 6 meses atrás!!!", "sabemos que ese conocimiento lo tenemos, pero perdemos más tiempo en buscar el conocimiento adentro de la compañía que comprarlo afuera, así que contratamos una consultoría externa para que nos ayude en este asunto". Las frases anteriores son comunes en las organizaciones, y es causado por lo que se conoce con el nombre de "amnesia corporativa" y tiene solución. Los repositorios institucionales tiene una enorme influencia en el capital intelectual de las compañías, si la organización vale en el mercado en función de lo que sabe, y los conocimientos que posee, el no recordar lo que sabe, o conoce, es igual a nada, es decir que de nada sirvió haber invertido en conocimientos, días, meses o años atrás. Está bien que en este momento esté pensando: ESO ES OBVIO. Y quiere que le diga algo: TIENE RAZON. La razón por la cual en las organizaciones se desperdician los conocimientos existentes puede tener dos motivos: uno es intencional y el otro es circunstancial, pero en ambos motivos hay una causa. La amnesia corporativa puede ser intencional si los empleados, por más que tengan el conocimiento no lo ponen a disposición de los demás por voluntad propia, es decir que se hacen los distraídos y miran para otro lado. Ellos tienen el conocimiento que hace falta, pero al sacarlo se hacen vulnerables ya que pasan a ser prescindibles, la labor de la gerencia o el administrador del conocimiento es crear ambientes de confianza en donde las personas no sientan temor de exponer y transferir su capital humano a una persona específicamente que lo necesite o bien ponerlo a disposición de la organización en general por medio de un documento, un video, un audio, u otro medio. Esta negativa hace que con el paso del tiempo el conocimiento se pierda en el olvido y muera en la cabeza de las personas, y, en caso que no muera, es probable que ese conocimiento se lo lleve a otra compañía. Es importante lograr "poner en la mesa" todos los conocimientos que se disponen en la empresa, esta transparencia y claridad de los activos intelectuales permite que no se den por perdidos u olvidados en los repositorios. En la actualidad en la ciudad de Ayacucho, existen agencias de cooperación internacional de otros países como la cooperación técnicas belga, cooperación técnica Alemana, etc., que trabajan bajo el enfoque de Cadenas Productivas 2 las cuales, convocan a consultorías para la realización de trabajos en varios temas como planes de negocio, desarrollo económico local, planes de desarrollo estratégico, planes de capacitación, investigaciones de mercado, etc.; el cual pasa primero por un proceso de elaboración de los términos de referencia, luego se realiza la convocatoria, selección y contrato, ejecución y finalmente la evaluación. En todo lo dicho en el anterior párrafo se realizan documentos, videos, imágenes, etc. que los tienen guardados en archivos digitales pero a veces sin un orden, codificación, etc., que dificultan su ubicación cuando lo quieren utilizar nuevamente; y por ende esto provoca que el conocimiento obtenido se pierda o no se vuelva a usar para el bienestar de los beneficiarios que son las cadenas productivas. Por otra parte también los beneficiarios que trabajan con las agencias de cooperación internacional no cuentan con un Repositorio en el cual puedan explicitar su conocimiento o las experiencias obtenidas para que sea administrada de una manera adecuada. La idea es establecer las directrices necesarias para que las agencias de cooperación internacional como las cadenas productivas cuenten con un repositorio institucional para una mejor gestión, y beneficio de dichos conocimientos y experiencias obtenidas, teniendo en cuenta que todo esto será administrado por las agencias de cooperación internacional para que tengan y mejor desempeño y por lo tanto mejoren su competitividad usando para eso las Tecnologias de información como facilitador para la gestión de los mismos. 2 Por cadena productiva se entiende al conjunto de agentes y actividades económicas que intervienen en un proceso productivo desde la provisión de insumos y materias primas; su transformación y producción de bienes intermedios y finales, y su comercialización en los mercados internos y externos incluyendo proveedores de servicios, sector público, instituciones de asistencia técnica y organismos de financiamiento en un área geográfica determinada. Véase en: http://countrygateway.enbolivia.com/nuevo/index.php?mc=59&d=Cadenas%20Productivas&i=Español
  • 3. 1. REPOSITORIOS INSTITUCIONALES Antes de presentar los pasos necesarios para el repositorio institucional para los agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de cadenas productivas, requerimos explicar que entendemos por repositorio institucional, así que haremos algunas precisiones. 1.1 Definición y objetivos Según Clifford Lynch (2003), uno de los más prestigiosos expertos en materia de repositorios institucionales, lo define de la siguiente forma: “Un repositorio Institucional es un conjunto de servicios que ofrece la institución a los miembros de la comunidad para la dirección y distribución de materiales digitales creados por la institución y los miembros de esa comunidad”. Añade que es esencial un compromiso organizativo para la administración de estos materiales digitales, incluyendo la preservación a largo plazo cuando sea necesario, así como la organización y acceso o distribución”. Además de C. Lynch cabe destacar otros visionarios de los depósitos institucionales como son Steven Hamard (Universidad de Southampton9, Peter Suber (Earthan College) y Jean – Claude Guédon (Universidad de Montreal) que en el último decenio han ido perfilando el movimiento open Access.3 Si bien los repositorios institucionales nacieron en el seno de algunas prestigiosas universidades (la palabra institución se asocia normalmente a universidades), a este concepto también hay que añadir otros tipos de instituciones como por ejemplo los centros nacionales de investigación, agencias de cooperación internacional, laboratorios, hospitales, centros educativos, etc.) Los principales objetivos de los repositorios son los siguientes:  Aumentar la visibilidad de la propia organización y de sus autores  Incrementar el impacto de los resultados de la institución – especialmente los que emanan de las actividades de investigación – acelerar la eficiencia del progreso de la ciencia.  Y finalmente mejorar la evaluación y la administración de la actividad científica. Para Morales López (2008) la misión esencial del repositorio institucional es permitir que la comunicación entre pares sea expedita, aprovechando el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación....los repositorios institucionales –afirma- permiten que los conocimientos generados dejen de tener un papel pasivo en la generación de conocimiento científico, al convertirse en patrocinadoras de la publicación de los avances logrados generando así conocimiento innovador. 1.2 Origen y beneficios Si bien actualmente se habla principalmente de repositorios institucionales los primeros se desarrollaron en el ámbito de las disciplinas académicas concretas y no corporativas. ArXiv4, con ya más de 17 años en funcionamiento, EconPapers5, Cogprints6 o E – Lis7; son algunos de los ejemplos más ilustrativos. Los investigadores del ámbito de la física de partículas y materias afines (matemáticas, informática, etc.), de economía o de psicología vieron rápidamente los beneficios de usar los repositorios temáticos8 ya que les permitía intercambiar sus trabajos científicos con otros investigadores y de forma libre y rápida. 3 El movimiento Open Access (OA) ha tomado mucha fuerza entre las instituciones académicas y científicas. El OA respalda el paradigma del acceso abierto y autoarchivo de las publicaciones. La definición de open access, según la declaración de la Budapest Open Acces Initiative y por la Declaración de Bethesda indica lo siguiente: “disponibilidad gratuita en la Internet pública, para que cualquier usuario la pueda leer, descargar, copiar, distribuir y/o imprimir, con la posibilidad de buscar o enlazar todos los textos de estos artículos, recorrerlos para indexación exhaustiva, usarlos como datos para software, o utilizarlos para cualquiera otro propósito legal, sin barreras financieras, legales o técnicas, distintas de la fundamental de ganar acceso a la propia Internet”. 4 ArXiv.org (http://www.arxiv.org) 5 EconPapers: economics at your fingertips ((http://www.econpapers.repec.org) 6 CogPrints: Cognitive Sciences Eprint Archive ((http://www.cogprints.org) 7 E-Lis: E – prints in Libraryand Information Science ((http://www.eprints.relis.org) 8 Los repositorios temáticos almacenan y proporcionan acceso a la producción académica de un área temática particular, por ejemplo una disciplina. Proyectos alemanes importantes son por ejemplo, PsyDok, un servidor de textos completos
  • 4. Y es que el largo periodo de tiempo entre el momento en que el investigador daba por terminado su trabajo y el momento en que este era finalmente difundido en una revista impresa o electrónica, era un importante obstáculo en la carrera de cualquier investigador. Con la creación de los repositorios se acelera el proceso de comunicación científica a favor de la ciencia: así, cuanto más rápido se pueden construir nuevos trabajos y también difundirlos. Y así sucesivamente. Sorprendentemente, la proliferación de repositorios temáticos no se reprodujo en el resto de áreas del conocimiento. En cambio en los últimos años, las universidades de todo el mundo así como las sociedades científicas y otros tipos de instituciones han ido viendo los beneficios de crear ya no repositorios de algunas de sus disciplinas sino repositorios con el afán de archivar y en algunas ocasiones de publicar la totalidad de su producción. Otros aspectos que también han determinado la creación de estos depósitos han sido el incremento de precios de las revistas científicas así como la creciente importancia de la investigación y de su difusión en la sociedad. Cabe señalar que las bibliotecas de estas instituciones han requerido colaborar muy activamente en este proyecto; incluso a menudo la creación del repositorio ha emanado de las mismas, sensibles al movimiento Open Access y como una de las soluciones al recorte adquisitivo causado por el incremento del costo de subscripciones. Para los autores, la existencia de diferentes tipologías de repositorios (temáticos, institucionales, etc.) ha generado para aquellos investigadores que disponen de un repositorio temático y a la vez institucional, una dualidad en el hecho de donde depositar. Los beneficios de la creación de repositorios son múltiples para todos los agentes implicados; entre los más importantes, se pueden destacar los siguientes:  Se incrementa la visibilidad de los autores y de la institución.  En consecuencia, se aumenta el acceso, la utilización y el impacto de los resultados de la investigación.  Se acelera y aumenta la eficiencia del progreso de la ciencia.  Se mejora la evaluación y la administración de la actividad científica.  Se eliminan las barreras por elevados costos a las revistas científicas Según Andersen (1998) nombra otros beneficios los cuales también se detallan a continuación:  Potencia la investigación la transferencia del conocimiento y de las experiencias dentro del propio Sistema.  Acortar los plazos de divulgación.  Se llega a contar con un punto centralizado de acceso punto acceso a toda la producción científica e intelectual generada en formato electrónico, garantizando su conservación, disponibilidad y visibilidad.  Recupera parte de la inversión en financiación de investigación al disponer de toda la producción científica de la institución publicada en gran diversidad de recursos.  Se puede medir el impacto de la producción científica en acceso abierto a través del análisis de citas.  Cumplir con los objetivos estratégicos trazados de una manera más eficiente y efectiva.  Se llega a tener acceso a la producción científica de cada autor a efectos de valoración de su desempeño profesional  Posibilita el acceso a la información científica a los países en vías de desarrollo 1.3 Características Según Richard H. Jhonson (2006), los siguientes elementos definen los repositorios de institucionales: se trata de productos definidos por la institución que, a pesar de seguir determinados estándares son fácilmente adaptables a la estructura de la propia organización. A diferencia de otros tipos de depósitos, estos se temático (en alemán) sobre psicología, y SSOAR, un servidor de textos completos orientado a las ciencias sociales. http://www.ssoar.info/es/home/ueber-open-access/arten-von-dokumentenservern.html
  • 5. desarrollan según las pautas que la propia institución marca, buscando la identificación de los autores con su estructura. Los trabajos que contienen son claramente de carácter académico, de investigación o de docencia. Con este instrumento, la institución gestiona y publicita la producción académica, como elemento que la identifica y le da valor. Se puede alojar tanto la producción científica (artículos, revistas, videos, audios, imágenes, tesis, etc.) como los materiales que emanan de la actividad de la institución. En el caso de las publicaciones científicas, la publicación digital siguen los mismos parámetros que la impresa (trabajos no publicados ni evaluados, revisión por pares, índice de impacto). Pero en lo que se refiere a la publicación docente, la publicación digital ha cambiado de forma considerable: incluye tanto los manuales, las transparencias utilizadas en clase o materiales para el autoestudios o la autoevaluación. Este importante cambio hace más difícil la creación de los repositorios con material docente puesto que se trata de material mucho más complejo (grupo mucho más heterogéneo de materiales, variando mucho en los formatos, los metadatos9 y el tamaño). Otro tipo de documentos que se pueden encontrarse en los repositorios institucionales son las publicaciones propias; aquí se incluyen documentos como: calendarios académicos, panfletos, planes docentes, informes de la institución, etc. Otros de los conceptos clave que se proyectan sobre los depósitos de institucionales es la perpetuidad de sus contenidos, a través de políticas de preservación de sus trabajos. De este modo, se garantiza su acceso mediante la aplicación de estándares de metadatos y de identificación univoca, vales como URI (Universal Resourse Identifier) o DOI (Digital Object Identifier) Se destaca junto con el acceso abierto su capacidad de interpolaridad10 con otros sistemas. Quizás uno de los untos débiles se encuentra en el proceso de autoarchivo de los trabajos por parte de los participantes. Si bien es cierto este uno de los procesos claves para el desarrollo de estos productos y los autores lo perciben a menudo como un trabajo añadido su actividad. Finalmente, hay que añadir que uno de los factores de calidad de los repositorios se encuentra, aparte lógicamente de los contenidos en sí, en la calidad de los metadatos que etiquetan los documentos. Estos se basan en estándares ya consolidados, como puede ser el Dublin Core11, no siempre fácil de interpretar. Por ello es habitual que sean las bibliotecas las que finalmente asuman la función de gestionar, organizar y actualizar los contenidos. También Crow (2002) enfatiza que las características para los repositorios institucionales son los siguientes: Pertenecen a una institución, son acumulativos y perpetuos y son abiertos e interactivos. 1.4 Clasificación de los repositorios de conocimiento Según Álvarez 2003. Clasifica los repositorios institucionales de la siguiente manera el cual vemos en la siguiente tabla N° 1: 9 Metadatos (del griego μετα, meta, «después de» y latín datum, «lo que se da», «dato»), literalmente «sobre datos», son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso. El concepto de metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos. Por ejemplo, en una biblioteca se usan fichas que especifican autores, títulos, casas editoriales y lugares para buscar libros. Así, los metadatos ayudan a ubicar datos. http://es.wikipedia.org/wiki/Metadatos 10 Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. http://administracionelectronica.us.es/diccionario 11 Dublin Core Metadata Initiative (www.dublincore.org)
  • 6. TABLA 1 - Clasificación de los Repositorios de Conocimiento Distribución e Contenido Cobertura Función Tipo de usuario interconexión  Centralizado  General  Institucional  Académica  Interno  Distribuido (eprints12)  Externo  Nacional  Corporativa  Hibrido  Especializado  Mundial  General (Temático) Fuente: Álvarez 2003 Según Davenport (2005) se encontraron tres tipos de repositorios, de conocimiento externo con información de inteligencia competitiva, conocimiento interno estructurado donde hay información como reportes de investigación, técnicas, métodos, y los repositorios de conocimiento interno informal, donde hay bases de datos de discusión, lecciones aprendidas. Algunas empresas están utilizando inteligencia artificial para administrar el conocimiento, también, para agilizar la transferencia de conocimiento tácito de sus miembros, han empleado comunidades electrónicas de debates. 1.5 Problemas y dificultades Es conveniente tener presente también los problemas que se pueden presentar a la hora de poner un repositorio de conocimiento. Según Josep Vives 2007 presenta una serie de problemas comunes que suceden a la hora de poner un repositorio los cuales se detallan a continuación:  Grado de acogida por parte del las personas: es el interés o la práctica que tienen las personas en depositar sus trabajos en algún tipo de repositorio, para lo cual, es recomendable llevar a cabo algún tipo de encuestas o entrevistas a la comunidad. A partir de la información recogida, se pueden crear seminarios con expertos (preferentemente de fuera de la institución) para que se puedan dar respuesta a las dudas o preguntas de los actores que muy a menudo giran en torno a temas relacionados con los derechos de autor, el plagio o el tiempo que van a tener que dedicar se implican en el proyecto. La publicación es también una buena práctica a tener en cuenta.  Presencia en la institución de sistemas de información de la actividad: a menudo y especialmente en el entorno las personas referencian su producción científica, en alguna base de datos de gestión. Si este es el caso, es importante crear sinergias con los responsables de esta gestión pues la integración del repositorio con otros sistemas de información puede convertirse en un factor clave.  Publicación de los trabajos en las web personales y/o departamentales: también es importante conocer si los miembros de la institución ya tienen el hábito de publicar sus trabajos en páginas web del departamento o grupo de investigación, en intranets o en páginas personales. Y es que ya se encuentra abundante documentación abierta en internet aunque de manera muy diversa, desorganizada y con pocas garantías de preservación a largo plazo. Los repositorios pueden presentarse a la comunidad con una plataforma más estable y con mayores garantías de actualización y preservación que las páginas webs personales o incluso departamentales. Será de suma importancia establecer buenos mecanismos de colaboración con los otros autores y estas unidades que ya dan valor a la visibilidad de su producción científica y ya han dedicado esfuerzos en organizarla. Según Crow, Raym. (2002) también encuentran otros aspectos para lo cual lo definen como “retos comunes” los cuales son:  Proporcionar sustancialidad.  Desarrollar un plan de actuación.  Gestionar los derechos de propiedad intelectual. 12 Un eprints o documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos, videos. Un eprints tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos. IBIDEM 2008.
  • 7.  Apoyo de la institución.  Control de costes.  Conservación digital.  Identificar a las principales partes interesadas. Cabe agregar también que para aprender más sobre el tema es necesario ver también el estudio de casos de cómo otros equipos afrontan estos retos al poner en marcha los repositorios. 2. UN REPOSITORIO PROPUESTO PARA LAS AGENCIAS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL QUE TRABAJAN BAJO EL ENFOQUE DE CADENAS PRODUCTIVAS. De acuerdo con las precisiones del primer apartado se llega a determinar que las agencias de cooperación internacional deberían contar con un repositorio institucional que apoye a su gestión. En el caso específico de las áreas en donde interviene en la actualidad que son las cadenas productivas que trabajan abundante conocimiento e información lo cual permitirá una mejor gestión de las mismas. Los repositorios cobran una doble relevancia: por una parte sirven de apoyo en la creación y uso de los documentos digitales, imágenes, videos, etc. que derivan de la actividad que realizan, pero a la vez se pueden constituir en una laboratorio en donde es posible poner en práctica y replantear los conocimientos que los beneficiarios va obteniendo y explicitando. Es por eso que las directrices de un prototipo de repositorio institucional desde las entidades cooperantes que trabajan en el departamento de Ayacucho – Perú bajo el enfoque de Cadenas Productivas, se observa como una oportunidad para dar aportes en la conceptuación de este medio, que poco a poco toma mayor relevancia en la gestión de documentos digitales, imágenes, videos, etc. Pero para poder determinar los elementos que habrán de constituir para un repositorio desde una posición de agencias de cooperación internacional, es necesario, que como punto de partida se tomen en cuenta las propuestas que ya existen al respecto que son mayormente usadas para universidades y centros de investigación, ya que en la actualidad no se ha realizado este tipo de repositorios para las agencias de cooperación internacional que trabajan con cadenas productivas. En este sentido, Barton y Waters (2004) señalan las fases que deben contemplarse para el desarrollo de un repositorio institucional: 2.1 Análisis de las necesidades En esta parte se hace la determinación de necesidades las cuales se deben seguir, para lo cual se detallan a continuación: 2.1.1 Determinar un grupo de usuarios. Para esta parte significa el determinar quieres serán las personas u organización que participara; en el caso nuestro seria las agencia(s) de cooperación internacional como eje central, el cual trabajan bajo el enfoque de cadenas productivas de Ayacucho de una manera activa. 2.1.2 Realizar un diagnostico de las necesidades de información de los usuarios. Para esta parte es necesario realizar las siguientes actividades:  Determinar las áreas temáticas de interés de la institución  Determinar el tipo de información que consultaran  Determine las fuentes que utilizan.  Determine su nivel de utilización  Qué hacen con el material después de consultarlo 2.2 Diagnostico de los documentos, videos, imágenes, etc., existentes En esta parte involucra realizar un diagnostico y evaluación de las diversas colecciones existentes en la comunidad para identificar: tipologías documentales, formatos, tamaños, espacios, almacenamiento y otros factores que se ajusten a la utilización de normas y estándares internacionales. Durante esta actividad se
  • 8. tendrá en cuenta también la experiencia en el manejo de algunos de los programas que se están utilizando en el mundo y en la propia comunidad. Recogiendo sus experiencias en estas herramientas, combinándolas con las experiencias propias.  Realizar un diagnostico de los contenidos que producen los usuarios, para esta parte tiene que responder a las siguientes preguntas: 1. ¿Qué software-hardware utilizan? 2. ¿Qué Tipos de documentos producen; los cuales pueden ser físicos o digitales? 3. Con que formatos trabajan 4. Qué áreas temáticas involucran 5. Qué hacen con los materiales producidos 6. Cómo manejan derechos de autor 7. Cuál es el nivel de importancia para reutilizar esos documentos  Analizar colecciones físicas 1. Determinar el alcance o el grado de la digitalización (entera o el subconjunto) 2. Determinar el estado del material respecto a su custodia, procesamiento y almacenamiento. 3. Determinar el estado de las ayudas del acceso (grados de la terminación, de la preparación, y del formato) 4. Determinar el mejor formato, conversión con texto completo (OCR)13, imágenes escaneadas. 5. Determinar de las condiciones y las preparaciones físicas para la exploración 6. Determinar las restricciones y el copyright.  Analizar colecciones digitales 1. Tipos de Archivos 2. Formatos 3. Finalidad 4. Estructura 5. Software Aplicativo14 6. Licenciamiento Software15 7. Tamaños (Bytes)16 13 OCR: (Optical character recognition) es un software de reconocimiento óptico de caracteres, abreviado habitualmente como OCR que extrae de una imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un formato con el cual puedan interactuar programas de edición de texto. Dentro de los software libres que existen son: Kooka (http://kooka.kde.org/, Programa para escaneo del proyecto KDE), GOCR (http://jocr.sourceforge.net/, GOCR es un programa OCR (Optical Character Recognition) desarrollado bajo la Licencia Publica GNU), ocrad, ocre, Tesseract (http://code.google.com/p/tesseract-ocr/),OCRopus (http://code.google.com/p/ocropus/). 14 Software aplicativo: es un programa de computador que tiene por objetivo o desempeño de tareas de índole práctica, en general ligadas al procesamiento de datos, como un trabajo en escritorio. http://pt.wikipedia.org/wiki/Software_aplicativo 15 Una licencia de software es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribuidor) y el licenciatario del programa informático (usuario consumidor /usuario profesional o empresa), para utilizar el software cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas. http://es.wikipedia.org/wiki/Licencia_de_software 16 Un bit es una señal electrónica que puede estar encendida (1) o apagada (0). Es la unidad más pequeña de información que utiliza un ordenador. Son necesarios 8 bits para crear un byte. http://www.masadelante.com/faqs/bit
  • 9. 2.3 Normalizar y clasificar  Categorización Clasificación Taxonómica Documental  Tipologías Documentales  Control de Términos  Control de Autoridades  Modelo de Metadatos17, como los elementos que los compondrán y los clasificadores,  Lista de opciones, la cual se refiere a los idiomas a utilizar. Seleccione de las colecciones, la cuales son los Análisis de los documentos como son los formatos, áreas temáticas, Instrumentos de aplicación (taller, parcial, conversatorio, repetitividad – continuidad y audiencia). Según Anand Vickas y Glick (1998) un repositorio está creado para reflejar la estructura interna de las organizaciones, es decir, está organizado de manera jerárquica. Dentro de la normalización y clasificación define los siguientes puntos a tomar en cuenta:  Definición Comunidad, unidades-subsistemas productores de documentos, que hacen parte de un sistema institucional, las cuales trabajan en un área específica ó cuyos procesos se pueden tomar como sistemas independientes generadores de conocimiento.  Definición de Colecciones, tipos documentales específicos que trabajan las comunidades, ya sean especificados por formato ó por proceso en el que están involucrados. Las colecciones son los elementos lógicos encargados de contener los documentos en el repositorio, una colección puede pertenecer a una o más comunidades.  Definición de Objetos (Ítems), Unidades lógicas que encapsulan documentos de información, documentos referenciales de la información (Metadatos) e Identificadores digitales. Esto con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo.  Definición de Documentos (Formato de Archivo - BitStream) En realidad es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo. Por otra parte el autor también recomienda utilizar el esquema de metadatos Qualified Dublin Core recomendado por el DCMI Libraries Working Group - DC Libraries Application Profile (DC-LAP). Aunque no restringe la posibilidad de usar otros modelos de metadatos los cuales son: LOM, FGCD, MARC21, MODS. 2.4 Determinación de recursos de hardware Según Barton y Waters (2004) para la determinación del hardware se tiene que tomar las siguientes características básicas, las cuales la vemos en el siguiente cuadro N°2: 17 Metadatos: (del griego μετα, meta, «después de» y latín datum, «lo que se da», «dato»), literalmente «sobre datos», son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso. El concepto de metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos. Por ejemplo, en una biblioteca se usan fichas que especifican autores, títulos, casas editoriales y lugares para buscar libros. Así, los metadatos ayudan a ubicar datos. http://es.wikipedia.org/wiki/Metadato
  • 10. CUADRO 2 - Determinación Básica de Recursos de Hardware Equipo Servicios y Aplicación Observaciones El cual se encargara de Atiende todas las peticiones de los usuarios Servidor procesar. (Servicios) El cual se encargara de Almacena, preserva y controla los documentos. Servidor Almacenamiento almacenar. Se requieren cuando se tenga Se puede trabajar con el escáner ya existente del que realizar la digitalización de servicio de Conmutación, siempre y cuando no Escáner textos. interfiera con el desarrollo normal de operaciones del servicio. Fuente: Barton y Waters (2004) 2.5 Determinación de recursos de software Según Mary R. Barton (2004) esta parte se refiere a examinar cuidadosamente los sistemas disponibles para elegir el que se adapte a las necesidades. El personal encargado necesita compaginar la necesidad de innovación en la gestión de los archivos digitales con los recursos disponibles y las limitaciones del presupuesto. Cada plataforma de Repositorio Institucional tiene puntos fuertes propios. En esta parte se presenta la tecnología y las plataformas de software disponibles. El propósito en esta la elección del mismo depende de las necesidades particulares de la institución. Otro de los pasos más importantes es visitar otras iniciativas de los Repositorios Institucionales en línea para comprobar el alcance, calidad y facilidad de uso para el usuario. 2.5.1 Componentes de un sistema repositorio institucional  Interfaz para añadir contenido al sistema.  Interfaz para buscar/ comprobar/ recuperar contenido.  Base de datos para almacenar contenido  Interfaz administrativa para apoyar la gestión de las colecciones y  las actuaciones de conservación. 2.5.2 Características del producto Cuando la agencias de cooperación internacional que trabaja bajo el enfoque de cadenas productivas, debe examinar una plataforma de software, debe tomar en cuenta las siguientes características:  Apoyo a formatos de archivo: textos, imágenes, conjuntos de datos, vídeo, audio, etc.  Estándares de metadatos (descriptivo, técnico, de conservación, derechos).  Interoperatividad.  Dirección o localizador permanente del artículo (ej. persistente URL).  Búsqueda/vista de metadatos.  Búsqueda de texto completo.  Volumen de trabajo, aportación para la aprobación del contenido.  Autentificación y autorización del usuario:  Usuario administrador: proveedor de contenido, editor, administrador, editor de metadatos.  Usuario final: acceso al contenido.  Personalización: API (interfaz de aplicación de la programación) para personalizar el software, aumentar las características según sea necesario. 2.5.3 Modelos de la tecnología del producto Las plataformas de software de un Repositorio Institucional están disponibles en diferentes modelos de licencia y distribución.
  • 11.  Software de propiedad: la institución paga por el software y de manera opcional consigue cualquier suscripción adicional o de consulta, o bien posee el uso del software y con una suscripción consigue actualizaciones de software. Con una interfaz de programación, o API, usted puede personalizar el software, pero el vendedor del software posee, crea y mantiene el código fuente.  Software de código abierto: la institución: se descarga la plataforma de software, en la mayoría de los casos gratuitos, y su personal de informática puede examinar, personalizar y mejorar el código fuente. Un organismo central dirige el código fuente, pero está abierto a cambios y mejoras por parte de la comunidad de desarrollo (por ejemplo, DSpace, EPrints, Fedora, Archimede, etc) Dichos software de código abierto los podemos ver con más detalle en el anexo 1.  Modelo de Servicio de Software: es cuando un vendedor de software posee y distribuye una plataforma de software, o también guarda y gestiona sus datos por usted. En este modelo, el vendedor de software proporciona servicios adicionales prepago y también controla y pone al día el código fuente del software (por ejemplo, Open Repository o Bepress). Para lo cual hay tres opciones: hacerlo funcionar y gestionarlo de forma local, hacerlo funcionar de forma local y ser gestionado de forma remota por el vendedor o hacerlo funcionar y ser gestionado de forma remota por el vendedor. 2.6 Diseñar e implementar políticas Según Genoni, P. (2004) Dentro de las políticas mínimas que se deben tomar en cuenta para tener un repositorio institucional son los siguientes:  Adquisición  Acceso  Publicación  Manejo y transformación de Contenidos  Preservación  Almacenamiento  Interoperabilidad – Metabúsqueda  Creación y Estructuración de Contenidos Otros aspectos a tomar en cuenta son el marketing para la difusión del mismo y el licenciamiento de contenidos. 2.7 Contenido retrospectivo Finalmente se realiza la captura y transformación de documentos físicos a documentos en forma digital (imagen) y otros contenidos como videos en cinta, fotos, etc., con el propósito de archivarlos con inteligencia que permita:  Facilidad de Acceso a la Información  Optimización de Espacio de Almacenamiento  Reimpresión Bajo Demanda  Integración de Aplicaciones  Seguridad de Acceso a la Información  Integración de Diversos Formatos  Control Y Administración de Los Documentos  Asegurar la vida útil del Documento Dentro de todo esto solo quedaría algo muy importante para el funcionamiento el cual es REGISTRARSE Y COMPARTIR.
  • 12. 3. CONCLUSIONES A través de lo visto en este trabajo, se puede notar que: Existe una gran necesidad por contar con un repositorio institucional para las agencias cooperantes que trabajan bajo el enfoque de cadena productiva, ya que hasta el momento no existe alguno que ofrezca apoyo en las tareas que se desarrollan a nivel de estas en el departamento de Ayacucho – Perú. Con la creación de un repositorio institucional, será posible:  Apoyar las labores de la(s) agencia(s) de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de cadenas productivas en el departamento de Ayacucho – Perú.  Agilizar y enriquecer el trabajo que se establece a través de la realización de consultorías en diversos temas.  Publicar de manera protegida los trabajos que derivan de los trabajos que realicen con las cadenas productivas.  Dar apoyo a la colaboración entre los miembros para compartir y generar nuevos conocimiento en las diferentes cadenas productivas donde intervienen.  Difundir los trabajos realizados para que en caso se vuelva a necesitar se usen nuevamente para evitar duplicidades y por ende convocar consultorías.  Ampliar los elementos que no se contemplan en muchos de los repositorios tanto nacionales como internacionales; ya que en la mayoría de casos el uso de los repositorios solo era para el campo universitario.  Establecer comunicación con los usuarios finales (tanto los miembros de la organización como los que integran las cadenas productivas) para que sean quienes propongan los servicios que requieren que en este caso y mejorara su eficiencia, eficacia y competitividad. Finalmente hay que resaltar que la creación de un repositorio institucional para las agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de cadena productiva, permitirá la creación de un ambiente propicio para establecer un trabajo interdisciplinario entre las personas que interactúan, lo que podría redundar en beneficios, un enriquecimiento de conocimientos y experiencias obtenidas para mejorar la gestión y su competitividad tanto local como regional. 4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ÁLVAREZ G., LUIS A., “Objetos de Aprendizaje, Sistemas de Base de Datos Multimediales y Repositorios”. Instituto de Informática Universidad Austral de Chile. Año 2003. ARCHIMEDE http://www.bibl.ulaval.ca/archimede/index.en.html ANAND VICKAS Y GLICK (1998), http://books.google.com.pe/books?id=HFKbw8SGvTIC&pg=PA88&dq=repositorios+institucionales#v=one page&q=&f=false ANDERSEN (1998) “The repository adventure”. Library Journal, 129, pp. 44-46. ARXIV.ORG (http://www.arxiv.org) BARTON.M. R; WATERS, M. M. (2004). Creating an Institutional Repository: LEADIRS Workbook. Cambridge: MIT Libraries, 2004. Disponible en http://hdl.handle.net/1721.1/26698 Acceso en: 10 Dic., 2008. CLIFFORD A. LYNCH, "Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age" ARL, no. 226 (February 2003): 1-7. COGPRINTS: Cognitive Sciences EPrints Archive ((http://www.cogprints.org) CROW, RAYM. (2002), the Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper, Washington, DC: Scholarly Publishing & Academic Resources Coalition.
  • 13. DAVENPORT, Y PPRUSAK, L. (2005), Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know, Harvard Business School Press. ECONPAPERS, economics at your fingertips ((http://www.econpapers.repec.org) E-LIS: E – prints in Library and Information Science ((http://www.eprints.relis.org) GENONI, P. (2004). “Content in institutional repositories: a collection management issue”. Library Management, 25, pp. 300-306. IBÍDEM 2008. www.ibidem.es/ JOSEP VIVES 2007, Digitalización del patrimonio. http://books.google.com.pe/books?id=HFKbw8SGvTIC&pg=PA88&dq=repositorios+institucionales#v=one page&q=&f=false. MANUAL LEARDIRS II DE MARY R. BARTON, MIT Libraries, Margaret M. Waters, assessor, patrocinado por The Cambridge-MIT Institute (CMI). METADATO, http://administracionelectronica.us.es/diccionario Dublin Core Metadato Iniciativa (www.dublincore.org) MORALES LÓPEZ, V. (2008). Las bibliotecas y los repositorios de conocimiento. En Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía, 39, 2008, Chihuahua. En prensa. PROYECTO FEDORA, Extensible Digital Object and Repository Architectures (Fedora) http://www.fedora.info/ REPOSITORIO DIGITAL DSPACE. http://www.dspace.org/ RICHARD H. JHONSON (2006), “Institutional repositories: towards the identification of critical success factors”. Canadian Journal of Information and Library Science, 27, pp. 89-108.
  • 14. 5. ANEXOS ANEXO N° 1 - CLASIFICACIÓN DE REPOSITORIOS ABIERTOS Especificación Nombre Características Licencia Especificación IMS LOR OAI-PMH Desarrollado por los laboratorios de HP y el MIT. Objetivo: publicar investigaciones Distribución de institucionales. Software Requisitos técnicos: Berkeley Dspace No contempla Compatible  Instalación: Unix, Linux (BSD) desde el año  Lenguaje de programación: Perl  Base de datos: Oracle 8i1 2002 se encuentra en  Interfase web, sourceforge.  Meta-dato Dublín core  Acepta diferentes formatos de archivos Desarrollado por la Universidad de Cornell en conjunto con la biblioteca de la Universidad de Virginia. Objetivo: crear un repositorio de propósito general. Licencia  Puede incluir recursos digitales, metadatos y enlaces a herramientas y Pública de Fedora servicios que han sido configurados Mozilla (MPL) No contempla Compatible para entregar los contenidos.  Los recursos digitales y meta-datos son Disponible en sitio datastrem. oficial.  El contenido de un datastrem es identificado usando una URL. Requisitos técnicos:  Instalación: Unix /MacOSX /Windows
  • 15.  Lenguaje de programación: Kit de desarrollo Java V1.4.  Base de datos: MySQL/McKoi/Oracle2  Servidor web: Tomcat 4.1 Desarrollado por la Escuela de Electrónica y Cs. de la Computación Universidad de Southampton, UK. Objetivo: versión electrónica de las Licencia publicaciones de investigación. pública general E-print Requisitos técnicos: No contempla Compatible (GNU GPL)  Instalación: Unix, Linux. Disponible en sitio  Servidor Apache oficial.  Lenguaje de programación: Perl y  XML  Base de datos MySql.  Interfase web. Desarrollado por la biblioteca de Laval University, Canadá. Objetivo: Partiendo del análisis del software disponibles E-Print y DSpace, la biblioteca decidió desarrollar una versión Licencia Archimede propia adaptable a sus necesidades. pública general No contempla compatible Requisitos técnicos: (GNU GPL)  Instalación: Linux/Windows.  Lenguaje de programación: Java  Base de datos: varias  Motor de búsqueda: Lucene