Manual De Procedimientos

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 1

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL DE PROCEDIMIENTOS CONTENIDO PRESENTACIÓN……………………………………………. 4 I. CONCEPTUALIZACIÓN…………………………………... 5 1.- ¿Qué es un manual de procedimientos?............. 6 2.- Justificación…………………………………………… 6 3.- Objetivos……………………………………………….. 7 II. LINEAMIENTOS…………………………………………..... 7 1.- En materia de elaboración………………………… 7 2.- En materia de autorización………………………… 8 3.- En materia de publicación…………………………. 8 4.- En materia de distribución y control……………… 8 5.- En materia de revisión y actualización………...... 9 III. POLÍTICAS PARA LA ELABORACIÓN LITERAL DEL PROCEDIMIENTO………………………………………….. 10 1.- Actividades a desarrollar para la emisión de los procedimientos…………………………………… 10 2.- Normas para su redacción………………………… 11 a) De la descripción de los procedimientos administrativos b) Uso de notas, paréntesis, párrafo con negritas referencias de página, decisiones IV.- DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO……. 15 1.- Símbolos básicos para elaborar un diagrama de Flujo…………………………………………………. 15 2.- Aspectos a considerar en el Diagrama de Flujo…………………………………………………....... 17 V.- FORMATOS UTILIZADOS………………………………….. 21 Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 2

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL 1.- Instructivo para el llenado de formas……………. 22 VI.- MODIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS………..... 23 VII.- INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS… 24 1.- Carátula……………………………………………...... 24 2.- Índice…………………………………………………… 24 3.- Introducción…………………………………………… 24 4.- Objetivo del Manual………………………………………… 25 5.- Marco legal……………………………………………………… 25 6.- Alcance………………………………………………………... 25 7.- Simbología…………………………………………………….. 25 VIII.- CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO……………………………. 25 1.- Hoja de Aprobación………………………………………… 25 2.- Objetivos del Procedimiento………………………………. 26 3.- Marco Legal…………………………………………………… 26 4.- Área Involucrada…………………………………………….. 26 5.- Políticas de Operación……………………………………… 26 6.- Descripción del procedimiento…………………………… 27 7.- Diagrama del procedimiento……………………………... 27 8.- Formatos……………………………………………………….. 28 GLOSARIO ADMINISTRATIVO…………………………………… 30 Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 3

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL PRESENTACIÓN La Secretaría de Administración a través del Instituto de Innovación y Calidad Gubernamental, elaboró esta guía técnica con el propósito de apoyar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado de Oaxaca en la formulación de sus Manuales de Procedimientos. Por tratarse de documentos de carácter oficial, se incluyen para la formalización y operación de los mismos, los lineamientos normativos referentes a su autorización, impresión, publicación, distribución y control. El Instituto de Innovación y Calidad Gubernamental está facultado en términos del artículo 5 fracción XVI de su Ley Orgánica para “Prestar asesoría en materia de administración e innovación gubernamental a las Dependencias y Entidades; así como apoyarlos en la instrumentación de sus manuales administrativos y asegurar la vinculación de estos con los reglamentos interiores y normatividad aplicable” Se pretende así que los Manuales mantengan la uniformidad necesaria para facilitar la sistematización global de su información y permitan, tanto al usuario como a los servidores públicos, un conocimiento más profundo de la organización y funcionamiento de la Administración Pública Estatal. Contar con Manuales de Procedimientos, es necesario porque existen trámites que presentan cierto grado de complejidad y se requieren descripciones claras y precisas de los mismos, de Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 4

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL tal manera que sea fácil consultarlos para aclarar dudas, asegurando así la uniformidad en el desarrollo de los trámites y procedimientos. De igual manera se incluyen de forma general, los puntos más relevantes que deben contener los procedimientos que forman parte de un sistema de calidad, a fin de que los mismos cumplan tanto con el estándar internacional, como con las necesidades propias del área en la que se llevan a cabo sus actividades. I. CONCEPTUALIZACIÓN La comprensión de la metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos, requiere determinar algunos conceptos básicos que nos lleven a decidir de manera lógica las causas principales y justificables necesarias para su realización; por lo anterior, es necesario conocer lo que es un proceso y un procedimiento e identificar sus diferencias. Un proceso es la transformación de un conjunto de insumos (personas, materiales, energía, equipo, procedimientos) en resultados (producto, servicio o terminación de una tarea), y consiste en: • Observar y registrar pasos importantes para el logro de resultados. • Colocar cada paso en la secuencia apropiada. • Identificar cada tipo de paso y su aportación al resultado • Registrar toda la información que se considere importante. Un procedimiento es la sucesión cronológica y detallada de las operaciones en su orden lógico y su método de ejecución. En ocasiones es común determinar que un proceso es lo mismo que un procedimiento; la diferencia radica en que el primero contiene los pasos importantes para llevar a cabo la Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 5

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL implantación del sistema, mientras que un procedimiento contiene el detalle de actividades a realizar por cada uno de los pasos determinados en el proceso. 1. ¿Qué es un Manual de Procedimientos? Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer un determinado trabajo de rutina. 2. Justificación La necesidad de contar con un Manual de Procedimientos se presenta cuando: • Existen trámites complejos que requieren descripciones precisas y de fácil consulta; • Se requiere uniformar el desarrollo de los trámites; • Se deben simplificar el o los procedimientos; • Es importante apoyar la capacitación del personal; y • Procede automatizar los métodos y sistemas de trabajo. Esta metodología nos conduce a analizar el qué estamos haciendo, y no sólo a buscar el cómo y el quién lo está realizando, esto último se contempla como un aspecto importante pero, la prioridad es conocer las actividades que hacen posible que un proceso, se vuelva rápido y factible económicamente, basándose en los siguientes aspectos: Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 6

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL • Utilización de la información sobre la persona o puesto responsable para mejorar, arreglar o implantar las actividades. • Búsqueda de la simplificación. • Diseño de opciones sobre las cuales una actividad pueda ser manejada a fin de satisfacer a sus usuarios o clientes. • Mejoramiento de la comunicación y coordinación. 3. Objetivos El contar con un Manual de Procedimientos permite el logro de diversos objetivos, entre ellos: • La reglamentación y uniformidad de los procedimientos. • Instrumentar las políticas de la Institución al establecer un método obligatorio para realizar las actividades futuras. • El mejoramiento de los procedimientos de trabajo. II. LINEAMIENTOS 1. En materia de elaboración De conformidad a la fracción XVIII del artículo 24 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca corresponde a la Secretaría de Administración “Elaborar, con la participación de las Dependencias y Entidades, el Manual General de Organización de la Administración Pública, así como los Manuales de Procedimientos y de Servicios al Público” La elaboración de los Manuales de Procedimientos iniciará cuando la Dependencia o Entidad cuente con su Manual de Organización, el cual debe servir como marco de Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 7

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL referencia para definir el área responsable de la realización de los procedimientos. Las Dependencias y Entidades que integran la Administración Pública Estatal, serán las responsables de la elaboración de sus respectivos manuales de procedimientos a través de sus Unidades Administrativas, con el apoyo técnico de la Secretaría de Administración a través de la Subsecretaría de Normatividad, Organización y Métodos. 2. En materia de Autorización Los Manuales de Procedimientos se someterán a la aprobación y autorización de las instancias correspondientes, en el siguiente orden: Del Titular de la Dependencia responsable del manual. En • las Entidades: del Consejo de Administración o Junta Directiva; del Director General y posteriormente, del Secretario del ramo a que corresponda como cabeza del Sector. Del Titular de la Secretaría de Administración. • 3. En materia de Publicación Una vez elaborado y autorizado, las Dependencias o Entidades podrán hacerlo del conocimiento público a través de publicaciones, trípticos, folletos, periódicos murales, Internet o cualquier otro medio de comunicación; ya que los Manuales de Procedimientos se contemplan como información pública en términos de lo establecido en el artículo 7 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Oaxaca. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 8

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL 4. En materia de Distribución y Control La distribución de los ejemplares se llevará a cabo por el personal de las áreas responsables de su elaboración, debiéndose efectuar reuniones o pláticas de difusión y de instrucción sobre su uso con el personal encargado de realizar las funciones, actividades y las operaciones señaladas en el mismo. El personal de las Dependencias o Entidades que reciba la instrucción sobre el uso de los manuales, deberá de firmar de enterado de la operación de los procesos en la entrega de los Manuales. Para llevar un control y actualización de los Manuales de Procedimientos, las Dependencias y Entidades deberán remitir a la Secretaría de Administración el registro de funcionarios y unidades administrativas que cuentan con ejemplares de los mismos. 5. En materia de Revisión y Actualización Cuando una unidad administrativa requiera hacer cambios, adiciones o revisiones al manual, La Dependencia o Entidad presentará los proyectos de modificaciones correspondientes a la Secretaría de Administración. La Subsecretaría de Normatividad, Organización y Métodos de la Secretaría de Administración revisará los proyectos de manuales de procedimientos para asegurar la vinculación de éstos con los reglamentos interiores, manuales de organización y normatividad aplicable; así como para verificar que los mismos se realicen de acuerdo con las políticas generales de la Dependencia o Entidad y prever Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 9

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL los posibles efectos en otras unidades, así como mantener la uniformidad de estilo y presentación. POLÍTICAS PARA LA ELABORACIÓN LITERAL DEL III. PROCEDIMIENTO Para los procedimientos en general, deberán contar con la hoja de aprobación, la cual contendrá: Escudo del Gobierno del Estado y nombre de la • Dependencia o Entidad responsable. • Nombre de la Unidad Administrativa que presenta sus procedimientos. • Nombre del Procedimiento • Fecha • Nombre, puesto y firma de los funcionarios que elaboran, revisan, validan y aprueban el procedimiento. Estos requerimientos se necesitan tanto para procedimientos que se emiten por primera vez como para las actualizaciones y/o modificaciones posteriores. 1. Actividades a desarrollar para la emisión de los procedimientos Las Dependencias y Entidades realizarán las actividades siguientes: 1) Identificar el procedimiento 2) Delimitar el procedimiento 3) Desarrollar el procedimiento Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 10

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL 4) Presentar el proyecto del procedimiento a la Unidad Administrativa para obtener sus comentarios. 5) Obtener las aprobaciones correspondientes. 6) Conservar el archivo de los originales de los procedimientos emitidos y las hojas de aprobación correspondientes. 7) Se requiere determinar y difundir su ubicación para facilitar su consulta, de tal forma que siempre este disponible y evitar la reproducción constante (fotocopias innecesarias). 8) Resulta de gran utilidad realizar un inventario de procedimientos y establecer tiempo de las acciones de los mismos, lo que permite integrarlos a un proceso de mejora continua. 2 Normas para su redacción. a) De la descripción de los Procedimientos Administrativos. A fin de que los procedimientos que se emitan, mantengan una estructura de redacción y presentación homogénea, en este apartado se describen las normas que deberán observar las Unidades Administrativas encargadas de su elaboración, por lo que deberán utilizar el “Formato A”, que se encuentra en el apartado VIII de este documento. La descripción del procedimiento se redacta de acuerdo a las siguientes reglas: En la columna “área responsable”, se anotará el • nombre del puesto o de la Unidad Administrativa que ejecuta la actividad, describiendo arriba el nombre del área a la que pertenece, ejemplo: Dirección de Recursos Humanos Departamento de Capacitación Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 11

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Departamento de Capacitación Oficina de Selección de Personal Si las actividades subsecuentes son realizadas por el • mismo responsable no es necesario volver a nombrarlo. • Al usar otra hoja se debe anotar en la columna de “área responsable”, el nombre del puesto o de la Unidad Administrativa correspondiente • En el espacio “descripción de la actividad” se describirán las actividades del procedimiento, en el renglón donde aparece el nombre del área responsable, la redacción será tipo libreto; es decir, en el orden en que las Unidades Administrativas van apareciendo en el desarrollo de las actividades y así la redacción tendrá un orden secuencial y lógico. Se utilizarán letras altas y bajas, tipo arial tamaño 12 • en la redacción de los procedimientos y en todo el documento. Al inicio de la redacción y de cada paso o actividad, • se utilizará un verbo en tiempo presente de modo indicativo. Ejemplo: “Revisa documento”, “elabora oficio” • Cada actividad debe dividirse en las acciones que se consideren necesarias. Ejemplo: Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 12

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL “Elabora oficio en original y tres copias, recaba firma de autorización, sella, pone folio y turna”. Se deben usar números arábigos para enumerar las • actividades y de manera continua. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 13

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL • Suprimir las palabras innecesarias. Una buena redacción es concisa. Ejemplo: INNECESARIO RECOMENDABLE Adjunto éste documento Adjunto Con el fin de Para En el caso de Si En relación a Sobre Para cumplir las disposiciones De conformidad con • Evitar las incorrecciones. Es decir, colocar las frases aclaratorias y subordinadas después de los nombres que califican. INCORRECTO CORRECTO Encargada Después del Encargada Entrevista al de de examen paciente, admisiones médico admisiones previo entrevista al examen paciente médico • Evitar las palabras ostentosas. Sustituir las palabras rebuscadas por frases sencillas y claras ya que el manual los interpretará el usuario. A continuación se muestra un ejemplo de la definición de “buzón”, en forma rebuscada: “Dispositivos de insumos de activación manual para desarrollar la recuperación de los materiales introducidos por quienes lo manejan”. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 14

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL • Expresarse con claridad. La eliminación de palabras inútiles es una buena manera de contribuir a la claridad, así como de una uniformidad en el estilo. • En la columna “tiempo” se anotará en el renglón correspondiente a las actividades, la suma del tiempo que se utiliza en realizarlas. b) Uso de notas, paréntesis, párrafo con negritas, referencias de página, decisiones. • Notas Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna instrucción se usarán notas en el procedimiento, éstas deben ser breves e irán al final de la actividad referida, no incluir demasiadas • Paréntesis Se usa además de los casos citados en páginas anteriores, para hacer referencia a alguna actividad del procedimiento, indicar el retroceso o avance de una actividad, el orden o color de la copia de un formato o para proporcionar información adicional que se juzgue conveniente. • Comillas Se usan cuando se transcribe textualmente un párrafo de algún documento, para alguna leyenda o para resaltar alguna referencia. • Párrafos con negritas Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 15

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Solamente se usa cuando sea muy relevante lo que se trata de resaltar. Referencia de actividades • Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a otra actividad dentro del mismo procedimiento se señalará con las palabras retorna o continúa y el número de la actividad donde se dirige. Se indica al final de la actividad donde sea requerida. Ejemplo: No aprueba documento, (retorna a la actividad No. 3) • Decisiones En el caso de las disyuntivas o alternativas que se deriven de una actividad, estas deberán anotarse en la descripción del procedimiento en letras negritas. DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO IV. Con el objeto de facilitar la comprensión del procedimiento de quien lo consulte, los diagramas de flujo representan en forma gráfica la secuencia en que se realizan las operaciones y/o recorrido de las personas, formas o los materiales. Muestran las áreas administrativas responsables de la atribución y puestos que intervienen para cada operación descrita y pueden indicar, el equipo que se utiliza en cada caso. Se emplean principalmente en el análisis de los procedimientos; sin embargo, presentados en forma sencilla y accesible en el manual, proporcionan una descripción sintética de conjunto, que facilita la comprensión de los mismos. 1. Símbolos básicos para elaborar un diagrama de flujo Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 16

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Los símbolos que a continuación se señalan son los que convencionalmente se han tomado para representar las operaciones de un procedimiento por lo que deberán aplicarse en todas las Dependencia o Entidades. SÍMBOLO SIGNIFICADO ACTIVIDAD: describe una actividad por medio de una frase breve y clara dentro del símbolo DOCUMENTO: representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se envíe, se reciba, se genere o salga del procedimiento. INICIO O TERMINACIÓN DEL FLUJO: puede ser acción o lugar, se escribe dentro del símbolo la palabra “inicio o final”. FLUJO O LÍNEA DE UNIÓN: conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 17

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL DECISIÓN O ALTERNATIVA: indica un punto dentro del SI flujo en que son posibles varias alternativas derivadas de una decisión, es decir, en una NO situación en la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas. CONECTOR DE OPERACIÓN: representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. CONECTOR DE PÁGINA: representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo ARCHIVO: representa un archivo común y corriente de oficina, donde se guarda un documento en forma permanente. ARCHIVO TEMPORAL: representa la guarda o T almacenamiento de documentos de manera temporal. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 18

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL NOTA: describe dentro del símbolo de manera breve alguna aclaración o instrucción dentro del procedimiento 2. Aspectos a considerar en el diagrama de flujo Para su elaboración se utilizará el “Formato B”, que se encuentra en el apartado VIII de este documento, anotando los datos que se requieren en el mismo. En cada columna se anotará el nombre de las áreas • responsables que intervienen en el procedimiento, en este caso se indicarán en el mismo orden en que aparecen en el procedimiento literal. • Las actividades deberán tener el mismo número señalado en la descripción del procedimiento, anotando el número en la parte superior derecha del cuadro de la actividad, a excepción del símbolo de decisiones el cual no se numerará. • Cuando se elabora o genera un documento con copia o copias se anota dentro del símbolo documento el nombre del documento, la letra “O” de original, una diagonal y el número de copias que corresponda, ejemplo: - Elabora oficio Oficio O/3 Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 19

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL • En la distribución o destino del documento, las copias se marcarán con el número que les corresponda señalando su destino, ya que ningún documento debe quedar suelto. Ejemplo: Unidad Administrativa Dirección de Recursos Humanos Departamento de Dirección Unidad de Recursos Humanos Servicios al Personal - Elabora oficio - Recibe oficio Oficio O Oficio O Oficio 1 Finanzas - Recibe Oficio 2 copia de oficio Oficio 1 Oficio 3 Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 20

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL • Cuando varios documentos pasen al archivo o su destino sea una misma área, se utilizará una llave para agruparlos indicando su envío. - Envía documentos Oficio O Acta O Solicitud O Sobre el símbolo de decisión la opción de la situación • se escribirá dentro del símbolo de manera resumida y en forma interrogativa. La respuesta a la pregunta planteada será generalmente SI o NO y deberán escribirse sobre las líneas de flujo, que señalan los diferentes caminos. Ejemplo: SI Datos correctos ? NO • En ocasiones se podrán tener tres respuestas o alternativas a la pregunta planteada, como pueden ser SI, NO y PARCIALMENTE, y deberá quedar claro el camino a seguir. Esto no deberá prestarse a que se diagramen situaciones ambiguas o imprecisas. Ejemplo: NO por saldo insuficiente SI Procede Metodología para la elaboración de ? Manuales de Procedimientos 21 NO por datos incorrectos

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Respecto al símbolo conector de operación debe • usarse para evitar cruce entre líneas del flujo o para llegar a una mejor distribución de lo símbolos, conviene indicar dentro de ellos letras en orden alfabético según se vayan utilizando con el fin de identificarlos fácilmente y no se confundan con los conectores de página. Ejemplo: A A 3 3 (salida) (entrada) • El conector de página se utiliza cuando por razones de espacio, el procedimiento no cabe en una página. • Cada conector debe identificarse con otro cuyo número sea el mismo (el mismo para el envío que para la recepción). Ejemplo: Por cuestiones de presentación los símbolos que se • utilicen deberán ser de un mismo tamaño. Entra Sales 1 1 Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 22

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL • El símbolo “nota” se indica sobre la actividad que se quiere hacer, alguna aclaración o instrucción. Para la elaboración de los diagramas de flujo se • sugiere utilizar el siguiente software: Visio, Word, Power Point ó Excel, o cualquier otro programa siempre y cuando se cumpla con los criterios señalados en la presente guía. V. FORMATOS UTILIZADOS Los formatos que deberán ser utilizados por las Dependencias o Entidades, son los que están ya expresamente diseñados por cada una de las Dependencias, llenando cada parte con la información correspondiente de acuerdo al ejemplo que se anexa a la presente guía. Toda oficina o área administrativa, requiere de un control interno que le permita registrar la información obtenida por la realización de sus actividades, utilizando para ello formatos que permitan el manejo y control de la misma. Un formato no es más que un objeto (hoja) que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. Por lo tanto, los formatos que se utilizan dentro de un procedimiento deben también formar parte del Manual de Procedimientos y se deberán incluir al final de los procedimientos de cada Unidad Administrativa. Los formatos que por su tamaño no sea posible presentarlas en sus medidas originales, es necesario obtener fotocopia en Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 23

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL reducción para agregarlas. En éste caso se deberá anotar una leyenda “La medida original de esta forma es tamaño…..”, e indicar la dimensión del tamaño original o anotar en centímetros sus dimensiones, cuando se trate de formatos de tamaño especial. 1. Instructivo para el llenado de los formatos Las instrucciones para el llenado de un formato es un apartado necesario que debe aparecer en todo Manual de Procedimientos. Para que esas referencias o instrucciones sean eficaces deben contener el siguiente lineamiento: Se deben numerar los campos de llenado del formato • con números arábigos pequeños, encerrándolos en círculos, en el mismo orden aplicado para llenar el formato. En una hoja por separado se explicará la información • necesaria en cada uno de los conceptos a llenarse de acuerdo al orden de la numeración asignada a los campos del llenado del formato, tal y como se muestra en el ejemplo anexado a la presente guía. MODIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS VI. Toda modificación. Alta o baja de un procedimiento, deberá hacerse del conocimiento a la Subsecretaría de Normatividad de la Secretaría de Administración a través de la Unidad Administrativa de la dependencia o entidad y cubrir los siguientes puntos: Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 24

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL El o los procedimientos remitidos a la Unidad • Administrativa de la dependencia o entidad deberán estar revisados por el Titular que corresponda. • En caso de que la modificación sea en una sola hoja y la numeración de las demás no cambie ni altere el orden del procedimiento, ésta se remitirá para su integración en el procedimiento que corresponda, previa revisión y validación. • En caso de que se altere la numeración de las hojas y el orden del procedimiento, se mandará una impresión de todo el procedimiento previamente revisado, indicando en que consisten los cambios efectuados, para su validación y autorización. • Los nuevos procedimientos que sean remitidos para integración al Manual de Procedimientos, deberán cumplir con los criterios establecidos en la presente Guía. • En el caso de los procedimientos que causen baja, la o las Unidades Administrativas deberán justificar el motivo de su eliminación dentro del Manual de Procedimientos. VII. INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS En este apartado se describe el contenido de un Manual de Procedimientos, ya sea específico para un solo órgano o bien que contenga descripciones de procedimientos que implican la intervención de dos o más órganos de la Dependencia o Entidad o varias de ellas. Se recomienda que en su formulación se contemplen los apartados siguientes: 1. Carátula • Nombre oficial de la Dependencia o Entidad, • Lugar y fecha de elaboración, • Número de revisión, • Responsables de su elaboración; Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 25

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL • Cantidad de ejemplares impresos. 2. Índice Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento, señalando la numeración progresiva que facilite su localización. 3. Introducción Es una síntesis del contenido del manual, en la que deberán explicarse de forma clara y concisa la finalidad del documento, el objetivo que se pretende cumplir a través de él, su alcance, cómo utilizar el manual y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones. 4. Objetivo del Manual Debe contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual, indicando el “que” y “para que”. Por ejemplo: “Recibir, registrar y distribuir la correspondencia a las diversas áreas de la Secretaría, con la finalidad de dar respuesta a los asuntos que correspondan” 5. Marco Regulatorio En este apartado se hace una relación de los principales ordenamientos o disposiciones jurídicas de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad, indicándose la fecha de publicación de cada ordenamiento. 6. Alcance Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 26

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Este apartado se refiere al ámbito del procedimiento y contiene una relación de las Unidades Administrativas que intervienen en los procedimientos y la delimitación precisa de sus respectivas responsabilidades. 7. Simbología Se representarán los principales símbolos que se utilizan en el diagrama de flujo VIII. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO 1. Hoja de Aprobación Como ya ha quedado previamente establecido, se hará de acuerdo al punto número 2 referente a los lineamientos para la aprobación de la Admisión de Procedimientos Administrativos. 2. Objetivo del Procedimiento Es conveniente que todo procedimiento tenga su objetivo y que éste se aplique en el Manual de forma clara y precisa a fin de que el personal de la Dependencia conozca las acciones necesarias, para su desarrollo. 3. Marco Regulatorio En este apartado se hace una relación de los principales ordenamientos o disposiciones jurídicas, de los que se derivan las atribuciones de las Unidades Administrativas, para llevar a cabo el procedimiento debe indicarse la fecha de su publicación, además de señalarse los artículos y las fracciones o apartados, si así lo requiere el procedimiento. 4. Área Involucrada Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 27

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Éste apartado se refiere al ámbito y contiene una relación de las Unidades Administrativas que intervienen en los procedimientos y la delimitación precisa de sus respectivas responsabilidades. 5. Políticas de Operación Son las decisiones que se toman sobre ciertos asuntos y sus problemas, convirtiéndose en un plan permanente que proporciona guías generales, para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas. Así mismo, facilitar las tareas de las Unidades administrativas que intervienen en el procedimiento, previniendo situaciones alternativas que pueden presentarse al aplicar los procedimientos. 6. Descripción del Procedimiento Es el punto central del Manual de Procedimientos, en éste apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que deben realizarse dentro de un procedimiento, al explicar en que consisten y señalar la Unidad Administrativa o puesto responsable de su ejecución, el texto debe ser claro, y de manera narrativa, explicando cada paso en que consisten, cuándo, cómo, con qué, dónde y en qué tiempo se llevan a cabo. Cuando la descripción del procedimiento sea general, y por lo mismo comprenda varias áreas, debe indicarse para cada paso, la Unidad Administrativa responsable de su ejecución. Si se trata de un procedimiento detallado dentro de una Unidad Administrativa, debe indicarse el puesto del responsable de la ejecución de cada operación. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 28

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL 7. Diagrama del Procedimiento Con el objeto de facilitar la comprensión del procedimiento de quien lo consulta, los diagramas de flujo, representan la manera de visualizar el desarrollo de las actividades a desarrollar, para un determinado procedimiento; así como de los sujetos responsables de su ejecución. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 29

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL 8.- Formatos Formato A NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD DIRECIÓN O ÁREA RESPONSABLE Nombre del procedimiento: Fecha de Emisión: No. del Procedimiento: Tiempo Total del Procedimiento: Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 30

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 31

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Formato B NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD DIRECIÓN O ÁREA RESPONSABLE Nombre del procedimiento: Fecha de Emisión: No. del Procedimiento: Tiempo Total del Procedimiento: (ÁREA) (ÁREA) (ÁREA) INICIO 7 1 2 ACTIVIDAD 3 4 NOTA: A 8 DOCUMENTO T SI DECISIÒN TERMINA NO 5 6 Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 32

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 33

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL GLOSARIO ADMINISTRATIVO ACTIVIDAD En un sentido genérico, actividad es un conjunto de actos, así se habla de actividad administrativa en general, como el conjunto de actos administrativos que realiza una institución o parte de ella. En un sentido más restringido, actividad es sinónimo de labor. Cuando un procedimiento puede subdividirse en varios grupos de operaciones afines y sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una actividad o labor. ANÁLISIS DEL PROCESO Descripción de los distintos tipos de pasos que se asocian a un proceso en particular, que identifica los pasos que le agregan valor y los que no lo hacen. CRONOGRAMA Gráfico de programación y control de actividades, utilizando diferentes unidades de medición de tiempo. DESCRIPCIÓN DE LABORES Y ACTIVIDADES Es una relación de lo que hace una persona o una unidad administrativa, sin que contenga necesariamente la secuencia ni el método conforme a los cuales deban ser ejecutados. DESPERDICIO Toda acción que no le agrega valor a un proceso que incluye todo esfuerzo que desperdicia tiempo, materiales, movimientos y sólo agrega demoras. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 34

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL DIAGRAMA Es una carta que representa gráficamente un hecho, una situación, un movimiento, una relación o un fenómeno cualquiera, generalmente por medio de símbolos convencionales. FLUJOGRAMA Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o su propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado. FORMATO Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable que se usa en los procedimientos de oficina. Una forma puede constar de varias copias, que pueden tener destinos o usos diversos. FUNCIÓN Es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa. Por ejemplo, son funciones las compras, financiamiento, administración personal, etc. La operación, la actividad y la función se refieren a “lo que se hace” y a “quién lo hace”. El método, el procedimiento y el sistema, se refieren además a “cómo se hace” y en “qué orden o con qué secuencia se hace”. LISTA DE ACTIVIDADES Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 35

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Detalle sobre las labores principales de una Dependencia o Entidad. MÉTODO Es la manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones. MODELO Es un patrón conforme al cual debe ser elaborado un documento. Se distingue de la forma propiamente dicha, en el que el modelo se copia, mientras que la forma requiere que el documento conste precisamente en el mismo papel impreso que constituye la forma. OBJETIVO Es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realización de una sola operación, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una función completa o de todo el funcionamiento de la institución. OPERACIÓN En cada una de las acciones, físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. ÓRGANO Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o parte de ellas, que puede estar integrada por uno o varios puestos. Son órganos las direcciones, las gerencias, los departamentos, oficinas y puestos, etc. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 36

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL Todo puesto es un órgano, pero un órgano puede estar integrado por uno varios puestos. Un órgano es una unidad genérica; un puesto es una unidad específica. Un órgano puede constar de un solo puesto y una sola plaza, como una pequeña sección de archivo que puede estar integrada por una sola persona. POLÍTICA Es una norma de carácter general que guía la actuación de los integrantes de la institución, sobre una función determinada, para alcanzar los objetivos. Una política es una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Las políticas sirven para: a) Orientar a los subordinados en las decisiones particulares que deben tomar. b) Evitar frecuentes consultas sobre asuntos fundamentales. c) Favorecer la coordinación, uniformidad en el funcionamiento y el trabajo en equipo. PROCEDIMIENTO Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones lógicas y su método de ejecución, que realizada por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar una función, un aspecto de ella o un procedimiento; es una rutina de trabajo. PROCESO Mezcla y transformación de un conjunto específico de insumos en uno de resultados más valiosos. PUESTO Es una unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que debe realizar, aptitudes Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 37

INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD GUBERNAMENTAL que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. Un puesto puede estar integrado por una o varias plazas. Son puestos el de Director, Jefe de Departamento, Jefe de Oficina, Jefe de Sección, etc. REINGENIERÍA Rediseño radical de un proceso en particular para lograr dramáticas mejoras, consistentes en eliminar o reducir al mínimo todo el desperdicio relativo al proceso. REGLAS DE EJECUCIÓN Las reglas de ejecución en un Manual son el texto que explica una rutina de trabajo. SISTEMA Es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos) relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función. Por ejemplo: sistema contable, de archivo, logístico, etc. TRABAJO Acciones que hacen avanzar un proceso y que le agregan valor en forma directa. Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos 38

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Manual De Procedimientos

by ABELALITO001 on Feb 17, 2009

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