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FORMULÁRIOS
Adaptado de material do Prof. José Luis Carneiro
Formulário é um instrumento do processo administrativo
constituído de:
• Palavras e números
— Dados fixos – impressos no p...
– 3 –
CONCEITOS (2/3)
―Documento que possui campos delineados para
coleta e registro de dados e informações
necessários a ...
– 4 –
―Documento padronizado, estruturado segundo
sua finalidade específica, possuindo
características e campos apropriado...
– 5 –
IMPORTÂNCIA DOS FORMULÁRIOS
 Exigências legais e governamentais;
 Importância dos dados e informações:
armazenamen...
– 6 –
 Proporcionar valor legal a determinadas operações;
 Uniformizar os procedimentos administrativos:
facilitar o con...
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 Formulários Eletrônicos: são aqueles que guardam
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 Fichas: são confeccionadas em papel de maior
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REQUISITOS para Elaborar Formulários (1/2)
Layout/Desenho
— Prover espaços suficientes;
— Manter distâncias convenientes p...
REQUISITOS para Elaborar Formulários (2/2)
Controle Lógico
— Elaborar em uma sequência lógica, relacionado ao
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ETAPAS para Elaboração (1/3)
 Levantamento de análise das necessidades do setor, do
funcionário, da atividade/tarefa;
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ETAPAS para Elaboração (2/3)
 Elaboração do formulário (layout/desenho e do conteúdo de
forma lógica);
– Formato, tipo do...
ETAPAS para Elaboração (3/3)
 Inclusão de todos os tópicos necessários;
 Exclusão de todos os tópicos desnecessários;
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PROBLEMAS COM FORMULÁRIOS (1/2)
 Formulários oficiais x ―marginais‖
muitos tipos com poucas variações (multiplicid...
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 A administração da empresa tem ―coisas mais importantes
em que pensar‖;
 O órgão de OSM foca:
problemas urgentes...
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CARACTERÍSTICAS DE UM BOM
FORMULÁRIO
 Uso agradável:
espaço suficiente nos campos;
sequência racional e fácil para...
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 Levantamento das necessidades;
 Crítica do levantamento:
análise das normas, fluxogramas e informações obtidas p...
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CONSIDERAÇÕES PARA ESCOLHA
DO PAPEL
 Tipo e qualidade
importância;
uso ou finalidade do formulário;
durabilidade d...
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OBJETIVOS DO CONTROLE DE
FORMULÁRIOS
 Reduzir o número de modelos de
formulários;
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  1. 1. FORMULÁRIOS Adaptado de material do Prof. José Luis Carneiro
  2. 2. Formulário é um instrumento do processo administrativo constituído de: • Palavras e números — Dados fixos – impressos no próprio formulário — Dados variáveis – preenchidos posteriormente • Espaços ou campos • Linhas • Colunas • Formato CONCEITOS (1/3)
  3. 3. – 3 – CONCEITOS (2/3) ―Documento que possui campos delineados para coleta e registro de dados e informações necessários a sistemas administrativos.‖ (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) ―Documento que transporta dados e informações de uma pessoa, ou unidade, para outra. É a materialização do dado.‖ (ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2001)
  4. 4. – 4 – ―Documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir um fluxo qualquer de trabalho, desde seu início até sua conclusão.‖ (CURY, Antonio. Organização e Métodos: Uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2006) CONCEITOS (3/3)
  5. 5. – 5 – IMPORTÂNCIA DOS FORMULÁRIOS  Exigências legais e governamentais;  Importância dos dados e informações: armazenamento do histórico da organização; recuperação eficiente e eficaz de dados e informações.  Padronizar nas comunicações;  Facilitar as funções de administração: planejamento; organização; coordenação; e controle.
  6. 6. – 6 –  Proporcionar valor legal a determinadas operações;  Uniformizar os procedimentos administrativos: facilitar o controle dos processos.  Estabelecer que dados devem ser utilizados em um processo: evitar repetição de dados; facilitar o tratamento de dados e informações.  Facilitar o fluxo de informações: facilitar a compreensão dos dados e informações. OBJETIVOS DOS FORMULÁRIOS
  7. 7. Formulários são confeccionados de acordo com os padrões internacionais da International Organization for Standartization (ISO) ou de acordo com os padrões nacionais da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). TIPOS
  8. 8.  Formulários Impressos: são confeccionados em papel, e obedecem aos padrões internacionais estabelecidos para a utilização em equipamentos de impressão computadorizados. TIPOS
  9. 9.  Formulários Eletrônicos: são aqueles que guardam os padrões dos formulários anteriormente apresentados em ambiente eletrônico, digital. TIPOS
  10. 10.  Fichas: são confeccionadas em papel de maior gramatura (cartão ou cartolina), obedecem aos mesmos padrões dos formulários anteriores e são, geralmente, destinadas ao registro de dados sintéticos. TIPOS
  11. 11. REQUISITOS para Elaborar Formulários (1/2) Layout/Desenho — Prover espaços suficientes; — Manter distâncias convenientes para o preenchimento (seja manual ou automatizado); — Sequência racional/lógica de preenchimento; — Dispor de títulos legíveis e claros, referente ao conteúdo que deve ser preenchido; — Realçar os elementos principais, obrigatórios, opcionais etc.; — Aparência ‗clean‘; — Fonte, tamanho da fonte, nitidez da fonte, cor da fonte etc. FORMULÁRIOS
  12. 12. REQUISITOS para Elaborar Formulários (2/2) Controle Lógico — Elaborar em uma sequência lógica, relacionado ao desenvolvimento dos fluxos que compõem determinado processo (do geral para o específico); — Elaborar o formulário a partir das questões essenciais, propiciando equilíbrio ao conteúdo do que deverá ser preenchido, nem mais, nem menos; — Evitar repetição de preenchimento; — Elaborar o formulário de forma que seja identificado, posteriormente, quem preencheu, quando preencheu, qual é o setor responsável etc. — Elaborar o formulário de forma que seja usado por todos os funcionários da organização, quando àquela determinada atividade/tarefa for desenvolvida. FORMULÁRIOS
  13. 13. ETAPAS para Elaboração (1/3)  Levantamento de análise das necessidades do setor, do funcionário, da atividade/tarefa;  Pensar no nome do formulário (real, caso exista algo similar e qual é o melhor nome para identificá-lo posteriormente;  Analisar e definir qual(is) é(são) o(s) objetivo(s) do formulário;  Analisar se será um único formulário ou se será uma sequência de formulários;  Analisar o nível dos funcionários que irão utilizar o formulário;  Analisar o consumo do formulário: diário, mensal, anual, sazonal;  Analisar o controle e avaliação: quem controla, quem avalia; FORMULÁRIOS
  14. 14. ETAPAS para Elaboração (2/3)  Elaboração do formulário (layout/desenho e do conteúdo de forma lógica); – Formato, tipo do papel, vias, carbonagem, arquivamento etc.  Analisar o custo/benefício do formulário;  Analisar o resultado final e aperfeiçoar quantas vezes forem necessárias;  Submeter o formulário em uma aplicação piloto para detectar possíveis falhas no preenchimento e controle;  Reelaborar o formulário a partir da detecção de falhas e submetê- lo novamente a nova aplicação piloto até que não haja mais detecção de falha. FORMULÁRIOS
  15. 15. ETAPAS para Elaboração (3/3)  Inclusão de todos os tópicos necessários;  Exclusão de todos os tópicos desnecessários;  Uso de termos coerentes com o jargão da organização;  Restringir o uso de abreviações e siglas;  Uso de títulos lógicos que reflitam claramente o que se pretende;  Observar a questão da numeração, paginação etc. que deve ser padrão em todos os formulários da organização;  Informações de identificação: data, nome, assinatura etc. FORMULÁRIOS
  16. 16. – 16 – PROBLEMAS COM FORMULÁRIOS (1/2)  Formulários oficiais x ―marginais‖ muitos tipos com poucas variações (multiplicidade); usados em pequenas quantidades, baixo custo de produção.  Pesquisa feita nos EUA 18 empresas; 52.677 modelos diferentes; 7.39 92.61 FORMULÁRIOS (%) OFICIAIS MARGINAIS
  17. 17. – 17 –  A administração da empresa tem ―coisas mais importantes em que pensar‖;  O órgão de OSM foca: problemas urgentes que geram papéis; sistemas avançados de processamento de dados.  Usuários produzem formulários de acordo com sua necessidade, à revelia da direção;  Concepção errônea de ―controle de formulários‖: controle de estoque e planejamento de compras centralizado. PROBLEMAS COM FORMULÁRIOS (2/2)
  18. 18. – 18 – CARACTERÍSTICAS DE UM BOM FORMULÁRIO  Uso agradável: espaço suficiente nos campos; sequência racional e fácil para preenchimento.  Preenchimento prático: sequência de preenchimento igual à origem dos dados; seções agrupadas do geral para o particular.  Redução de erros de preenchimento;  Redução de custos (processamento e produção);  Sistema eficiente de arquivamento.
  19. 19. – 19 –  Levantamento das necessidades;  Crítica do levantamento: análise das normas, fluxogramas e informações obtidas por meio de entrevistas, questionários e observação pessoal; estudar a viabilidade de aproveitar os formulários existentes.  Planejamento da solução: elaboração/racionalização de formulários; e normas e fluxogramas que reflitam a nova situação.  Apresentação e implantação. SEQUÊNCIA PARA ELABORAÇÃO DE UM FORMULÁRIO
  20. 20. – 20 – CONSIDERAÇÕES PARA ESCOLHA DO PAPEL  Tipo e qualidade importância; uso ou finalidade do formulário; durabilidade do formulário; quantidade e destino das vias.  Dimensões e gramatura quantidade de cópias; menores despesas postais; menores custos (produção e arquivamento).
  21. 21. – 21 – OBJETIVOS DO CONTROLE DE FORMULÁRIOS  Reduzir o número de modelos de formulários;  Evitar propósitos duplicados;  Fundir formulários com funcionalidade semelhante;  Melhorar a diagramação dos formulários;  Definir o ponto de origem em um processo;  Padrões para produção/compra econômica;  Gerenciar a armazenagem e distribuição;  Supervisionar o uso para evitar reincidência.
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