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  • 1. N.V. SOLUÇÕES TREINAMENTO EM INFORMÁTICA A COMPETÊNCIA AMPLIA SEUS HORIZONTES No século XXI a tendência no mundo do trabalho é a grande dificuldade de geração de bons empregos, devido a diminuição desta oferta. Este fenômeno é global e parece que chegou ao Brasil para ficar. O perfil do mercado de trabalho é: poucos empregos fixos, profissionais autônomos, empregos temporários, freelancers (trabalho independente), teletrabalhos. Num futuro muito próximo, a grande maioria dos profissionais trabalhará por períodos curtos, sendo chamados a integrar a força de trabalho dependendo das necessidades empresariais. As mudanças das estratégias empresariais configuram um mercado de trabalho seletivo em termos de qualificação profissional. E o kit para sobreviver no novo mundo do trabalho é: educação, capacidade de criar, capacidade de transferir conhecimentos de um campo para outro, saber se comunicar, trabalhar em grupo, ser polivalente e multifuncional. Pode-se dizer que o Profissional de Secretariado, pelas atribuições inerentes à profissão, leva vantagem nesse contexto, pois diariamente gerencia as rotinas administrativas, é catalisador de informações para tomada de decisões, traça estratégias para atingir resultados tangíveis, administra as relações entre os executivos que assessora e os demais envolvidos no processo, ou seja, é um profissional analítico-simbólico. Por isso, neste momento: repense a identidade profissional, reorganize a estrutura de atividades desenvolvidas, identifique as habilidades adquiridas, busque conhecimentos específicos e estratégicos, ou seja, alicerce sua competência técnica e humana, com o objetivo de preservar e ampliar a empregabilidade. A empregabilidade, para o profissional de secretariado, consiste em: ser agente administrativo prestador de serviços, agregando valor mensurável ao empreendimento. O ingrediente fundamental é a competência! Portanto: • Atue com assertividade. • Desenvolva-se tecnicamente. • Amplie suas habilidades pessoais e comportamentais. • Seja polivalente e multifuncional. Seja uma Secretária Super Star Se precisarmos melhorar, e precisamos, se precisarmos nos qualificar, e precisamos, se precisarmos de um País mais ético, mais sério, mais competente, menos corrupto, e precisamos, será necessário também compreender melhor nosso papel de cidadão. Embora nossa profissão já tenha crescido muito, e instável, pois trabalhamos com diversas formas de horário e sistemas de contratação, ou seja trabalhamos onde existe trabalho, ainda assim é necessário aprender para poder separar o joio do trigo, sabendo porquê, sabendo como, sabendo onde e, principalmente, sabendo as conseqüências desse ato. A responsabilidade que temos representando no Brasil 2.000.000 de profissionais, praticamente nos obriga a conhecer tudo o que acontece com o País, com o mercado de trabalho, com qualificação e desenvolvimento de pessoas. Para isso é importante considerar o passado e não simplesmente dizer que ele não serve mais. No mínimo servirá para entendermos o futuro, como nesta frase que a título de exemplo, ilustra o passado e o presente da nossa profissão: "SUGIRO QUE VOCÊ FAÇA UM CURSO DE SECRETÁRIA OU SE CASE".SECRETARIADO 1
  • 2. N.V. SOLUÇÕES TREINAMENTO EM INFORMÁTICA Esta frase foi dita por Emmeline Snively – Diretora de uma agência de modelos a Norma Jean Baker, em 1944, a futura estrela Marilyn Monroe – Super Star. E vejam vocês que maravilhosa e completa atriz ela foi. Pois é, o mundo é assim. Uns acreditam, outros não. Você precisa saber e avaliar. “Pense Diferente” Neste mundo globalizado, a Secretária moderna participa cada vez mais do dia-a-dia da empresa e dos negócios. Deve atualizar-se com as novas tecnologias que surgem freqüentemente, entender as tendências no mundo de hoje, a sociedade high tech e onde estas tendências poderão nos levar. Isto é fundamental para dar suporte ao seu chefe. A Secretária, como todos, encontra novos problemas e novas oportunidades que exigem novas maneiras de pensar e diferentes ângulos de visão. Espera-se que possa resolver problemas com criatividade e iniciativa. A Secretária conectada a todas estas novas exigências do mercado está cada vez mais valorizada. Em um outro extremo, aquelas que ficarem se queixando porque "as coisas já não são tão fáceis como antigamente" ou "por que mudar o que sempre funcionou ?" necessitam rever urgentemente suas premissas. Ou usam sua capacidade criativa para descobrir novas respostas, novas soluções novas idéias ou estarão em situações mais delicadas para não dizer difíceis. Mas como se diferenciar nesta aldeia global tão competitiva? Com Criatividade. Pensando diferente. Atualmente, é a criatividade que determina a diferença entre as pessoas, determina o resultado do trabalho e o sucesso. Nesta época de tantas mudanças e transformações uma coisa permanece: todos querem o sucesso pessoal e profissional. O sucesso não é uma loteria nem uma montanha que você pode escalar. Sucesso é um direito que você tem. Trabalhe para isto. Desenvolva novos hábitos. Diferencie-se. Pense diferente. Exerça o seu potencial criativo. Questione tudo. Questione a maneira como você realiza seu trabalho. O fato de você estar fazendo uma tarefa da mesma maneira há muito tempo não garante que esta seja a melhor maneira. Sempre é possível fazer mais eficiente, mais rápido, melhor, mais economicamente. Fazer mais com menos faz a diferença! Desenvolva sua imaginação, sua sensibilidade e seu intelecto. Seja pró-ativa com sua carreira definindo seu portfólio de habilidades. Olhe as mesmas informações que você tinha antes sob um novo ângulo. Este novo e diferente ângulo vai ajuda-la a ter novas idéias. Comunique-se perfeitamente, mantenha aprendizado constante e, obviamente, olhe sempre para o futuro. Isto é pensar diferente: ver as coisas sob prismas que ninguém vê. Este é o diferencial que deve ser cultivado. Em resumo, se você não acredita que poderá melhorar suas habilidades, seu desempenho, cuidado, muito cuidado! Alguém mais criativo acredita que pode. Para que seja possível realizarmos qualquer função de uma empresa de maneira adequada e eficiente, precisamos conhecer bem o nosso local de trabalho e o seu funcionamento. Por isso se espera que o secretário (a) conclua com eficiência a sua função, que faça o seu serviço e consiga resultados, transformando novas idéias em negócios reais, compreender controlar e dirigir o seu departamento, na direção de um crescimento firme. Analisar os problemas existentes e buscar suas causas, encontrar alternativas para sua solução e tomar decisões se for cabível a você, ser dinâmico (decidido, enérgico, esforçado),inteligente e aplicado. Controlar sempre as suas emoções, pois a Inteligência Emocional é a base para o sucesso na vida pessoal e profissional. É necessário saber se relacionar, tomar decisões, usar seu potencial, motivar, agir e pensar adequadamente para o seu próprio crescimento e dos outros.SECRETARIADO 2
  • 3. N.V. SOLUÇÕES TREINAMENTO EM INFORMÁTICA Confira algumas dicas de como utilizar essa inteligência emocional. 1. Mantenha o auto controle em toda e qualquer situação. 2. Aceite e admita ansiedades insegurança que possa sentir. Pense que isto e momentâneo e passageiro. 3. Não fique se queixando com outras pessoas. Resolva a situação diretamente com quem precisa ser resolvida. 4. Quando sentir incômodo e desconforto com alguma situação, expresse sempre seus sentimentos de maneira clara e confiante. 5. Não se justifique de algum erro, queixando-se da vida. Procure executar suas tarefas de maneira programada. 6. Seja humilde para admitir erros. 7. Não se desvalorize. Reveja sempre suas atitudes. 8. Aprenda sempre com as pessoas que admire e que tenha confiança. 9. Aprenda a se conhecer e a saber o que é melhor para você . 10. Tenha prazer naquilo que você faz. 11. Veja o mundo com olhos positivos. 12. Tenha sempre sinceridade em qualquer tipo de relacionamento. 13. Não fique imaginando o que os outros possam estar pensando a seu respeito. Confie e acredite em você. 14. Seja flexível e aceite mudanças. 15. Ria muito. O QUE É TRABALHO?É toda atividade humana com o objetivo de produzir bens ou prestar serviços. Quando o homem constrói um carro ouuma máquina ele produz um bem. Quando o contador executa a contabilidade de uma empresa ele presta serviço. Por sua vez, através do trabalho o homem consegue dinheiro, para adquirir bens e serviços para atender suas necessidades. O trabalho torna o homem produtivo, auto suficiente, independente e útil para a sociedade. O primeiro ponto é estar preparado para qualquer tipo de mercado, isso inclui qualquer porte de empresa, qualquer carga horária, qualquer ramo de atividade, qualquer localização. Em segundo, vem o preparo que necessitamos para competir no mercado. Informática indispensável. A língua estrangeira idem, conhecimento da empresa e do ramo de atividade idem. Motivação é indispensável nos dias de hoje, pois ela vai fazer com que eu me mantenha atualizado e vai me forçar buscar um elo entre minhas aspirações pessoais e da organização onde trabalho. Hoje eu não faço parte, eu sou a empresa. É uma boa época esta para reciclarmos nossos dados analisando os seguintes pontos: Suas Expectativas: o quê você realmente quer a esta altura de sua vida e dos acontecimentos? Suas Capacidades: em quê você realmente é bom? Seu Temperamento: que tipo de pessoa você é e em quais situações você é mais produtivo e se sente mais satisfeito? Suas Conquistas: quais vantagens você tem ou quais aspectos de sua história de vida você poderia usar a seu favor?SECRETARIADO 3
  • 4. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Finalizando, gostaria de colocar a seguinte questão: para qual tipo de mercado nossas escolas estão formando seus alunos? É importante percebermos para que tipo de mercado estamos nos preparando, que tipo de empresa tenho no pensamento. Perceba que os desafios são muitos, mas as oportunidades nunca foram tão abundantes. O QUE É UMA EMPRESA? A empresa é uma forma organizada de produzir bens ou prestar serviços. Existem três tipos de empresa.  Empresas industriais – a fábrica de automóveis compra peças e componentes (compra). Monta os carros e os vende às revendedoras (venda)  Empresas comerciais – as revendedoras compram os carros das fábricas (compra) e os revendem aos consumidores (venda).  Empresas prestadoras de serviços – a transportadora retira os carros das fábricas e os transporta até as revendas (presta serviços). As fábricas, de modo geral, são empresas industriais. As lojas são empresas comerciais. Os escritórios contábeis, advogados, médicos, etc. são prestadores de serviços. CONHECENDO A ORGANIZAÇÃO Organização é a setorização, departamentalização e hierarquização de um escritório. Seu sistema deverá ser adequado às atividades e subordinações. Quem define os setores e departamentos, bem como suas atividades e subordinação, é o organograma do escritório, que por sua vez é determinado pela necessidade da empresa. NECESSIDADES DA EMPRESA → ORGANOGRAMA → SETORES E DEPARTAMENTOS. SETORES: São as divisões de um escritório, eles definem suas atribuições, responsabilidades, nível de autonomia, número de pessoas, sub divisões e os departamentos. Os setores normalmente definem as atribuições macro do escritório.  Setor de Contabilidade  Setor de Pessoal  Setor de Compra e Venda  Setor Financeiro Geralmente os setores são formados pela união de departamento, os quais nada mais são do que as atribuições das atividades de cada setor. Podemos dividir o departamento de compras e vendas em:  Setor de Compras  Setor de Vendas  Setor de controle de Qualidade, etc...SECRETARIADO 4
  • 5. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Nota : devemos lembrar sempre que o número de setores e departamento é definido pelo tamanho do escritório, e este é determinado pelo tamanho e necessidade da empresa. Os intercâmbios da tarefa interdependentes do departamento de um setor, são executados pelos chefes de departamento. Além dos departamentos que se dividem em setores, pode haver subdivisões que sejam adequadas e necessárias também em cada um dos setores. Para o bom ordenamento do escritório, a cada área subdividida corresponde a uma chefia, que faz as ligações entre a sua própria área,bem como o seu superior imediato. As pessoas que fazem parte do escritório normalmente são: economistas, contadores, processadores, digitadores, encarregados de áreas específicas, etc. Nota: mesmo que o funcionário vá atuar em uma área específica, a empresa escolhe geralmente pessoas que tenham um conhecimento mais abrangente sobre o funcionamento de escritório. A vaga em regra, se destinará aquele que tiver uma boa formação especifica, associada a uma visão globalizada das atividades realizadas no escritório. Devemos levar sempre em conta, que a setorização de escritório existe para facilitar o seu funcionamento, entretanto, todos são interdependentes e devem funcionar em perfeita harmonia. ORGANOGRAMA É a representação gráfica da organização do escritório, indica a sua hierarquia e a distribuição das atribuições e atividades, bem como os níveis de comunicação e relacionamento entre si e sua interdependência. E importante que o (a) secretário (a) conheça o organograma da sua empresa, para que possa entre outras coisas fornecer informações a respeito da mesma, para que saiba a quem se dirigir quando necessário e ainda para que, tenha uma postura adequada frente aos seus superiores, pois para que isso aconteça, precisa necessariamente saber quem são, Exemplos: D IR E T O R D e p a rta m e n to D e p a rta m e n to d e D e p a rta m e n to A d m in in s t r a t iv o C o n s tru ç ã o C o m e r c ia l S e to r d e P e s s o a l S e t o r d e E n g e n h a r ia S e to r d e C o m p ra s S e t o r F in a n c e ir o S e to r d e O b ra s S e to r d e V e n d a s S e t o r C o n t á b il S e t o r d e C o n t r o le d e S e to r d e E s to q u e Q u a lid a d e Nota: este é apenas um modelo didático e simplificado, pois cada escritório ou empresa terá o seu próprio organograma, adequado a sua atividade e tamanho. Poderíamos também ter outros níveis ou subdivisões. Por exemplo, o setor de pessoal poderia ser desmembrado em seções, assim: S e to r d e P e s s o a l S e ç ã o d e A d m is s ã o S e ç ã o d e T r e in a m e n t o S e ç ã o d e D o c u m e n to s Tudo sempre dependerá do tamanho, da estrutura e da necessidade da empresa. O mesmo poderia ocorrer com outros setores. Pode acontecer em determinada área que no nosso organograma aparece como setor, em outra empresa poderá aparecer como departamento e assim por diante. O ESCRITÓRIOSECRETARIADO 5
  • 6. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO É a alma da empresa. E onde se controlam todos os negócios e documentos da empresa, também se concentram os segredos de custos e de produção. Nota: assim como as empresas, os escritórios podem variar quanto ao tamanho, sendo grandes, médios ou pequenos. O nível de complexidade dos escritórios, da mesma forma que as empresas, vai depender do seu tamanho e das suas atividades. Quanto maior for o escritório mais diversificado sua atividade, tão mais complicada será a sua organização. EQUIPAMENTOS DE UM ESCRITÓRIO São todos os elementos indispensáveis ou facilitadores das tarefas relacionadas a cada funcionários, setor ou departamento. 1. Móveis: mesas, cadeiras, escrivaninhas, balcões, armários, arquivos, fichários, etc... 2. Máquinas: de escrever, calcular, computador (hardware- software). 3. Comunicação: telefone (para comunicação entre pessoas da mesma cidade, estado, país, exterior), interfone (para comunicação entre funcionários dentro da empresa), fax (equipamento acoplado a uma linha telefônica para a transmissão de textos e imagens , rapidamente a qualquer local que tenha equipamento compatível) e E-MAIL (utilizando o computador via Internet , possibilita a transmissão de texto e imagens a qualquer local que tenha equipamento compatível).a transmissão pode ser instantânea , Bem como programada para um horário previamente estipulado. UTENSÍLIOS DO ESCRITÓRIO São instrumentos pequenos que auxiliam na execução de tarefas e rotinas. 1. Grampeadores. 2. Furadores de papel. 3. Fichários (pequenos) 4. Porta lápis e caneta. 5. Desgrampeadores. 6. Porta disquete. 7. Arquivo para disquete. 8. Copiadoras e foto copiadoras (tipo mimeógrafo: embora em desuso pode ser útil para reproduções em grande quantidade de texto que não exijam grande qualidade; tipo xerox : fotocopiadoras de boa resolução e grande produção). 9. Calculadoras (utilizadas para resolução de cálculos, encontram - se desde as mais simples até às mais complexas). MATERIAIS DE ESCRITÓRIO São aqueles imprescindíveis ao trabalho cotidiano: 1. papéis, os mais diversos. 2. canetas, lápis e borracha. 3. fitas para máquinas de calcular e escrever. 4.disquete para computador . 5.todo material de consumo adequado e necessário às máquinas e equipamentos disponíveis Um equipamento bastante útil em um escritório é o cofre blindado, ele serve para guardar pequenos valores em dinheiro (grandes valores devem sempre ser depositados em bancos), documentos confidenciais , documentos de pessoal , escrituras pública , contratos , cheques , promissórias , ações , títulos públicos e particulares , recibos , etc. além da proteção contraSECRETARIADO 6
  • 7. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO roubos , o cofre também protege contra incêndios . São equipamentos que além da chave convencional, também tem um segredo que deve ser restrito a um máximo de duas ou três pessoas . O QUE SE EXIGE DE UM (A) SECRETÁRIO (A)? Como o (a) secretário (a) é quem entrará em contato e atuará com as pessoas que desejarem falar com seu superior ou setor, uma das exigências mais comuns é a de que seja uma pessoa discreta quanto a forma de se apresentar, no que se refere ao seu vestir, maneira de falar e de se expor, quanto ao seu bom humor e enfim no seu aspecto geral. Geralmente é realizada uma avaliação através de entrevistas ou testes, os quais são realizados anteriormente à admissão dos funcionários, pois aí serão analisados os aspectos acima relacionados, bem como, os conhecimentos técnicos e habilidades exigidas para o bom desempenho da função de secretário (a) . As exigências fundamentais, referem-se geralmente à que este funcionário tenha bom nível de escolaridade e que de preferência tenha noções básicas das suas atividades, bem como um curso de secretariado. Opta-se geralmente também, por pessoas que sejam organizadas, bem dispostas, com facilidade de se expressar verbalmente e na escrita e ainda com conhecimentos de informática e digitação. Um dos itens que algumas das empresas solicitam, é que o secretário (a) saiba taquigrafia (técnica na qual usam-se traços simples, os quais significam sons, letras, palavras, etc... para que sejam digitados posteriormente) algumas vezes, espera-se também, que este funcionário (a) tenha conhecimento de Telex ( serviço telegráfico ) para contatos e econômicos entre vários lugares ), bem como que saiba utilizar fax e quaisquer outros meios de comunicação mais práticos e rápidos. Após serem avaliados todos estes pontos e preenchendo todos os requisitos da empresa, o (a) secretário (a) será então admitido(a), porém cumprirá um período de experiência de 3 meses para que seja feita uma avaliação do seu desempenho profissional. Se bem sucedido na realização de suas atividades, será automaticamente contratado, de acordo com a consolidação das leis do trabalho, ou mais comumente conhecida como CLT. A profissional secretária teve que se preparar para enfrentar este desafio, assim como ocorreu em outras profissões. Os degraus dessa preparação seguramente envolveram conhecer-se melhor e estar bem consigo mesma; aprender o maior número de programas de computação; aprofundar os conhecimentos geográficos e econômicos, relações exteriores e conseqüentemente falar outros idiomas. De nada adiantará conhecer computação, geografia, economia, relações exteriores etc, se não pudermos, por exemplo, compreender uma informação que nos chega em outro idioma. Falar outro idioma é expandir sua forma de se comunicar, que amplia sua capacidade de troca no mercado de trabalho, abre novos horizontes pois altera sua forma de atuação (fuso horário diferente - costumes etc.) (estes fatores lhe trarão mais reconhecimento e valorização profissional). É importante que a profissional secretária perceba que a velocidade da tecnologia, da informação e da linguagem precisam ser compatíveis no conturbado mercado de trabalho que temos hoje no mundo. A língua inglesa até o presente foi suficiente para a comunicação entre a maioria dos povos e a profissional secretária americana se acomodou nesta facilidade e não teve, durante anos, motivos para se preocupar em ampliar seus conhecimentos de uma nova língua estrangeira. Mas com todas estas alterações no mercado de trabalho tenho certeza que também a profissional secretária americana deve ser, para ampliar suas chances no mercado de trabalho, bilíngüe. Pois, em outros países as secretárias estão ampliando seu conhecimento de idiomas. Em nosso País a língua inglesa sempre foi fator de melhor salário, maior respeito profissional. Hoje por razões econômicas, como o Mercosul (bloco comercial) também o espanhol se faz necessário no Brasil. Mesmo que em termos econômicos e comerciais o mundo venha ser apenas um, sempre haverá línguas, culturas e povos diferentes e nossas necessidades de comunicação também serão ampliadas para além das necessidades profissionais.SECRETARIADO 7
  • 8. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Por exemplo, as Convenções Internacionais realizadas pela PSI - Professional Secretaries Internacional, ou o trabalho que estamos fazendo para a criação de uma organização mundial de secretárias, um código de ética internacional para a profissão e mesmo novas amizades. Se pudéssemos escolher, penso ser recomendável saber além do inglês, o espanhol e o francês, pelos blocos econômicos, pelas divisões dos países entre o 1º e 3º mundo e também pela origem dos idiomas. São três idiomas falados em diversos países e devem ser suficientes para podermos nos comunicar. Se você ainda não começou a aprender um novo idioma, faça isso o mais rápido que conseguir e até você aprender valerá, com certeza, a universalidade do sorriso PRINCÍPIOS BÁSICOS DO(A) BOM(A) SECRETÁRIO(A) Como o indivíduo que se destina a trabalhar nesta atividade vai estar constantemente em comunicação com diversas pessoas, seja seu chefe, seu auxiliar, pessoas de outro setor ou de fora da empresa, etc... é necessário que estejam sempre aberto e pronto aos relacionamentos interpessoais. Por isto, é preciso que seja alguém bem humorado, discreto e com facilidade de comunicação, pois necessitará trabalhar em equipe e manter um ambiente de trabalho agradável para que todos consigam ter um bom entrosamento na realização de suas atividades. Busca-se também a discrição, visto que , secretário(a) é uma pessoa que vai ter informações sigilosas a respeito de vários dados da empresa, por este motivo se espera que ele(a ) não faça comentários a respeito do local de trabalho, vindo a expor a empresa para pessoas que não atuam na mesma. É necessário ainda que seja uma pessoa com grande sentido de responsabilidade, pois deve ser pontual e buscar sempre realizar suas funções com eficiência e da melhor forma possível, porque a eficiência da empresa depende também do seu bom desempenho profissional. Este deve ainda, ser dinâmico e buscar alternativas para resolver da forma mais adequada problemas que venham a acontecer, passando estas dificuldades a seu superior, apenas quando não tiver mais como resolver as situações sozinho(a). ALGUMAS DAS FUNÇÕES DO (A) SECRETARIO (A) As tarefas desta função consiste em auxiliar gerências, setores, diretorias, etc., na tentativa de facilitar ou complementar suas atribuições e muitas vezes dando suporte aos funcionários que também fazem parte deste departamentos . Dentre as atividades mais corriqueiras desempenhadas pelo(a) secretário(a) estão:  Organização da rotina, bem como do local de trabalho propriamente dito.  Organização da agenda diária de atividades.  Acompanhamento e organização de assuntos pendentes.  Recepção de visitantes.  Atendimento de telefonemas.  Efetuar ligações.  Anotações de recado.  Enviar e receber correspondências.  Despachar com o seu superior.  Redigir e digitar correspondências e documentos em geral.  Datar, organizar e secretariar reuniões.  Organizar e tomar as providências necessárias com relação à viagens que se façam necessárias.  Quando preciso, controlar o caixa do setor.  Se houverem auxiliares tais como: office-boys, digitadores etc... Supervisioná-los na realização de suas atividades, bem como, ordenar as tarefas pertencentes a cada um. Como dentre as atividades destinadas a este cargo poderá estar a supervisão de auxiliares, o (a) secretário (a ) deve coordená-los, tendo como princípio tentar resolver todas as suas dificuldade e problemas com os mesmos sem que seuSECRETARIADO 8
  • 9. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO “chefe” seja importunado, procurando deixa-lo livre destas dificuldades e recorrendo a ele apenas quando for extremamente indispensável. Para que as atividades sejam ordenadas, é necessário que se conheça quais as dificuldades que mais ocorrem em cada uma delas. É preciso que seja bem definido por quem será realizada esta ou aquela função, de que maneira e qual o prazo que se tem para que seja concluída, pois só assim as atividades serão realizadas com eficiência. Para que os compromissos sejam cumpridos adequadamente por cada um dos auxiliares e para que a coordenação do(a) secretário(a) seja eficaz, assinala-se que sejam seguidas algumas indicações específicas a cada cargo.  Escrever as atividades de cada um dos auxiliares.  Traçar prazos de conclusão para cada uma das atividades.  Ter clareza e acertividade na solicitação de tarefas.  Estar sempre acompanhando a realização de cada uma das atividades.  Procurar manter uma convivência agradável com e entre os auxiliares. Nota: para que as tarefas sejam bem desenvolvidas pêlos auxiliares, é preciso que se conheça as capacidades de cada um deles, pois só assim conseguirão realizá-los da melhor maneira possível. A IMPORTÂNCIA DA VOZ DA MULHER-SECRETÁRIA EXECUTIVA 1º Voz – Linguagem existencial da Mulher-Secretária Executiva A voz transformando-se em palavra, que por sua vez é entendida como uma linguagem, gera o processo de comunicação. Verificou-se nos escritórios das corporações, empresas de grande e médio porte que a Mulher-Secretária Executiva, utilizando-se principalmente desse elemento "voz", tem tido sua participação positiva nos projetos da empresa. A Mulher–Secretária Executiva necessita da sua voz como fator imprescindível. Um dos papéis desta profissão é de transmitir informações e utilizar de argumentos para comunicar sua idéia sobre determinado assunto, de forma clara, pronunciando bem as palavras e fazendo pausa a cada sentença. Para falar bem, deve-se empregar a intensidade adequada da voz, o suficiente para que a outra pessoa entenda o que está sendo dito. Não deve ser nem tão alta que assuste, nem tão baixa que crie dificuldades a quem a ouça. A voz deve ser suave e natural, boa para ouvir. A Mulher-Secretária Executiva deve variar a entonação de sua voz. Pessoas gostam de falar com pessoas e não com máquinas. Através de entonações mais graves ou agudas, uma mesma palavra pode transmitir emoções diferentes. Os sons graves são mais vigorosos e sérios, enquanto os agudos são alegres e vivos. Existem teorias sobre: "Sucesso nos Negócios" que abordam a importância da velocidade da fala, pois falar muito rápido pode causar mal-entendido. Muitas pessoas confundem o "ser breve e objetivo" com "veloz". A Mulher-Secretária Executiva deve falar em velocidade regular de conversação, pois estudos retratam que a mulher fala mais rápido do que o homem e daí devem-se perceber a velocidade correta, pois muito lenta é um problema: a voz soará monótona e fará com que pareça enfadonho e sem entusiasmo. 2º O registro da fala da Mulher-Secretária Executiva Pesquisas revelam que as grandes conquistas foram primeiramente através da fala, mas necessitaram ser registradas (inscritas), pois apenas a fala... se perde. A voz da Mulher-Secretária Executiva foi ouvida quando ela passou a utilizar-se de recursos da voz e após a inscrição. Levando-a a convencer o ouvinte e viabilizando seus projetos. A voz e a escritura formam uma comunicação de representação do corpo e pensamento trabalhado.SECRETARIADO 9
  • 10. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO O autor do livro "O Grão da Voz", diz que a escritura, propriamente dita, não é a fala é o escrito, ambas comunicam a idéia ou argumento, mas cada uma tem o seu papel: uma para o ouvinte, outra para o leitor. A fala precisa ser escrita para não se perder, mas para a palavra ou pensamento falado serem realmente ouvidos, necessitam dos recursos que a entonação da voz pode disponibilizar. A ênfase colocada na voz pode determinar uma ou mais palavras de valor, que constituem uma informação, que pode ser importante dentro de uma frase, indicando e determinando seu significado especial. A Mulher conquistou seu espaço dando o verdadeiro valor na ênfase da sua voz e a profissional Mulher-Secretária Executiva tem utilizado o elemento das articulações da voz para transformar ambientes de trabalho e criar facilidades para tomada de decisões de executivos, que por sua vez, "governam no mundo" através da retaguarda das Secretárias Executivas. A voz deve ser inscrita para que ela não se perca no espaço. O meio que ela deverá ser inscrita pode variar desde uma folha de papel, um disquete, um gravador, uma gravação em vídeo ou cd-room, ou qualquer outro meio de comunicação que registre a "fala". A voz da Mulher-Secretária Executiva se faz ouvir. 3º O conjunto do tom e vibração pode demonstrar vários sentimentos, tais como: • Calma; • Pavor; • Aflição; • Alegria; • Amor; • Tristeza; • Meiguice; • Timidez; • Autoritarismo; • Entusiasmo; • Liderança; • Estado Nervoso; • Medo; • Segurança;Equilíbrio O QUE É PLANEJAMENTO? Planejamento é programar e determinar como, quando ou quem deverá realizar esta ou aquela atividade, ou assumir determinado compromisso. já vimos que é necessário que o (a) secretário (a) seja uma pessoa com senso de organização, isto porque ele (a) precisa usar o seu tempo da maneira mais produtiva possível, isto só será alcançado se for estabelecido uma rotina de trabalho. Esta rotina de trabalho vai ajudar o (a) secretário (a) a definir e organizar o cronograma e a selecionar quais são os assuntos e atividades mais importantes , conseguindo assim operacionalizar seu tempo junto a suas tarefas. Para tanto é necessário que as tarefas do (a) secretário (a) sejam definidos dia a dia, levando em conta o tempo que dispõem sempre deixando um intervalo para que possa resolver possíveis eventualidades. Deve lembrar de todas as tarefas que precisa realizar, estando sempre vigilante a novas necessidades que venham a aparecer, no entanto é preciso que tome a iniciativa de elaborar soluções sem que precise pedir ajuda a seu superior. Geralmente para realizar as que são de sua responsabilidade ou de seu chefe e equipe de trabalho, serão necessários alguns materiais, ficando ao seu cargo providenciá-los fazendo a solicitação dos mesmo ao setor de estoque ou almoxarifado e ainda guardando-os adequadamente.SECRETARIADO 10
  • 11. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO REQUISIÇÃO DE MATERIAIS Para que não faltem os materiais necessários para a realização das atividades do setor, da sua chefia ou das suas próprias funções, o(a) secretário (a) precisa observar diariamente quais são os materiais que estão disponíveis e os que são utilizados em maior quantidade e freqüência. 1. Isto deverá ser feito através de uma quantia aproximada de cada um dos materiais, pois através do trabalho diário será possível perceber mais ou menos qual é a quantia utilizada de cada um. Quando precisamos destes materiais para realização de nossas atividades, devermos preencher uma ficha chamada “requisição de material” . Normalmente esta ficha de requisição tem duas vias, ficando uma com quem fez a solicitação, e a outra sendo enviada ao setor de estoque ou almoxarifado, porém quando a empresa não tiver nenhum destes setores, o(a) secretário (a) é quem deverá providenciar a compra dos mesmo , sem esquecer no entanto que da mesma maneira deverá ter autorização de sua chefia . Veremos agora quais os dados que constam e como devemos preenchê- los corretamente para que seja feita a requisição dos materiais que estamos precisando.  Preencher a data da requisição .  Qual o setor que está requerendo tais materiais.  Qual a quantidade necessária de cada material.  Especificar qual o material, seja descrevendo-o ou então indicando seu código (isto será estabelecido de acordo com cada empresa).  Determinar qual é a unidade de cada material, ou seja, se é um bloco, uma, uma dúzia, etc..  Descrever o material que está solicitando, como por exemplo: pacote de folhas de sulfite, ou ainda grampeador, etc...  Rubricar a requisição tanto quem solicitou como quem autorizou a solicitação do(s) material(ais).  Verificar tanto o preenchimento da data de recebimento da requisição pelo almoxarifado ou setor de estoque como também a data em que este fez a entrega do material.  Se necessário deve haver um local para observações. Dentre os itens a serem verificados diariamente o mais importante é a organização do local de trabalho, o qual diz respeito desde à verificação da limpeza até a ventilação e conservação, seja em grandes ou pequenas empresas que geralmente possuem pessoal especializado para realizar a limpeza ou ainda em pequenas empresas que normalmente contratam as chamadas “diaristas” para realizarem tal atividade. Quando o (a) secretário (a) for verificar a limpeza do seu local de trabalho, deverá faze-lo desde a sala de recepção, constatando se tudo está devidamente limpo e nos seus devidos lugares, sendo ainda sua função perceber se é necessário que sejam feitos concertos em utensílios com defeitos ou quebrados, e tomar as devidas atitudes para concertá-los. Isto também é um dos fatores que indicam a organização ou não do profissional. Deverá também ser verificada a ordenação e existência de tudo que seja necessário para o desenvolvimento das atividades, se há a falta de algum material como lápis, papéis, canetas, etc. e então supri-las. A mesa do(a) secretário (a) deve estar sempre organizada, porém com tudo que seja preciso para execução das suas funções. Estes materiais, guias telefônicos, e equipamentos em geral, deverão estar guardados ou dispostos de acordo com sua maior ou menor utilização e em locais que sejam acessíveis, tornando mais ágil o desenvolvimento das atividades. Nota: é sempre necessário lembrar, que um local de trabalho bem organizado e limpo, facilitará o desempenho de seus funcionários e tornará mais agradável a realização das atividades diárias. COMO LEMBRAR DAS ATIVIDADES DIÁRIAS? O meio mais eficiente de cumprir todas as atividades e lembrar de todos os compromissos assumidos por você, sua chefia ou setor é a agenda. Esta é a maneira mais adequada e eficiente de dinamizar o trabalho de um(a) secretário(a). Para que a agenda seja um meio prático e eficaz de organização diária, devemos sempre ter sempre em vista que:SECRETARIADO 11
  • 12. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO 1. As anotações devem ser feitas preferencialmente a lápis, pois isto facilitará a realização de modificações e alterações dos compromissos. 2. Na agenda devem estar contidos os compromissos, e atividades que serão marcadas diariamente. 3. Os horários devem ser fixados e respeitados na medida do possível, pois disto dependerá em grande parte que todas as atividades sejam cumpridas. 4. Tendo em vista que dentre outras, uma das suas funções principais é dar suporte na realização das atividades e na distribuição de tempo da sua chefia, o(a) secretário(a) deverá habituar- se a utilizar a agenda como um instrumento de trabalho indispensável na organização e deve ter nela um material de consulta diário. Por isto, após todas as verificações diárias feitas no momento de sua chegada ao local de trabalho, o (a) secretário(a) deverá ir diretamente à sua agenda . é através dela que será possível programar e ordenar todas as atividades a serem realizadas no dia. Para que a agenda seja um meio de facilitar o trabalho, deverá ser preenchida de maneira coordenada, sendo possível através dela obter um roteiro diário de todas as tarefas a serem realizadas. Para isto é preciso que os compromissos sejam marcados diariamente, respeitando-se a data, hora, local e se possível marcar qual o assunto que será tratado em cada um deles. Como o (a) secretário(a) deve saber corretamente tanto os seus compromissos quanto os da sua chefia, é aconselhável que se tenham duas agendas, uma para as suas atividades e outra para as do seu superior. Na agenda de sua chefia, serão anotados além de todos os compromissos diários da empresa em si, seus compromissos sociais de celebrações, almoços, etc.. Além disto, deverão constar ainda os valores, locais e datas de vencimentos de pagamentos que deverão se realizados nos dias determinados. Sabendo-se que é função do(a) secretário(a) lembrar à sua chefia todos estes itens acima, para uma maior exatidão nas informações e recordação dos compromissos assumidos, é recomendável que na sua agenda estes também estejam presentes, pois caberá à você marcá-los, desmarcá-los e indicá-los ao chefe. É importante que sempre que forem marcados os compromissos, seja verificado se há intervalo de tempo suficiente entre eles para que todos sejam cumpridos, bem como todo e qualquer compromisso assumido deverá sempre estar condicionado à sua confirmação, para que no caso de haver algum contra - tempo ele possa ser adiado, cancelado ou transferido. Nota: para que se possa transferir ou adiar algum compromisso, é indispensável que sempre se tenha o telefone de contato ou algum meio de comunicação com a(s) pessoa(s) que estiverem combinadas. A maneira de evitar que sejam marcados encontros no mesmo horário ou tempo insuficiente, pode ser através de uma agenda bem organizada, e também através de uma informação constante do seu chefe sobre qualquer compromisso que tenha marcado. Se isto não ocorrer, você poderá marcar dois eventos no mesmo horário, aí então, é o seu chefe que deverá optar pela melhor maneira de resolver tal dificuldade. Nota: quando marcamos um encontro, este pode ser tanto pessoalmente como por telefone, porém hoje em dia é possível e até mesmo bastante comum que estes sejam agendados por fax, telex, telegramas, etc... ou ainda em reuniões informais ou de negócios. Tendo já organizado e assumido todos os compromissos, o(a) secretário(a) deverá então lembrá-los com antecedência ao seu chefe, para que tenha tempo de aprontar-se e se necessário solicitar documentos, levantamentos estatísticos, relatórios, etc... Assim você também terá tempo de se organizar e providenciar as informações que lhe forem solicitados. Deve-se também, recordar à sua chefia o envio de agradecimentos e lembranças por compromissos não aceitos, bem como remeter telegramas de congratulações. Com relação ao tipo de agenda mais apropriado, esta opção é particular à cada pessoa, pois como é seu instrumento de trabalho, é possível que esta escolha seja feita pela qual o (a) secretário(a) achar mais funcional e mais adequada às suas necessidades.SECRETARIADO 12
  • 13. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO CONTROLE DE DOCUMENTOS E COMUNICAÇÃO INTERNOS E EXTERNOS Quando se trabalha em empresas de pequeno porte, geralmente toda a parte de arquivamento fica ao encargo do (a) secretário(a). Este é um sistema existente em todo e qualquer escritório, visto que, é através dele que se mantêm organizados e classificados todos os documentos da empresa, comunicados internos e externos, etc.. Para que qualquer informação referente à empresa possa ser obtida de forma rápida e eficiente. Como cada empresa tem necessidades diferentes, isto também reflete na escolha dos arquivos, pois estes devem obrigatoriamente corresponder as particularidades existentes a cada empresa buscando sempre ser eficiente e proporcionando a fácil localização dos documentos necessários de serem consultados. Nota: para que o sistema de arquivo seja realmente eficiente, é imprescindível que seja atualizado dia- a dia, a cada papel, correspondência ou documento enviado para a empresa, ou que esteja circulando na mesma, pois se isto não ocorrer poderá acontecer o extravio de algum deles, os quais poderão ser indispensáveis em momentos futuros. Por esse motivo é extremamente necessário que o(a) secretário(a) que venha a realizar esta função seja aqui também absolutamente responsável, pois toda a “vida” da empresa e de seus funcionários poderão estar aos seus cuidados, já que é no arquivo que serão “guardados” todos e quaisquer documentos de valor da empresa. Pensando nesta particularidade, o sistema de arquivo e o mobiliário adequado para que ele seja eficiente, deverá também ser da mesma maneira que a agenda, ser escolhido pelas(s) pessoa(s) que forem trabalhar diretamente com ele, no nosso caso o(a) secretário(a). A classificação dos documentos e correspondência a serem arquivados podem ser realizados das seguintes maneiras:  Por ordem de assuntos.  Por ordem alfabética.  Por ordem numérica, etc... COMO FAZER ARQUIVO POR ORDEM ALFABÉTICA? Dentre estes sistemas utilizados, o de ordem alfabética é o mais corriqueiro por ser considerado o mais prático e fundamental na elaboração dos arquivamentos. Ele é iniciado pela divisão de cada palavra ou abreviação das organizações, dos nomes de pessoas, etc... Correspondentes à forma de arquivamento que a pessoa responsável por este trabalho acredita ser o mais adequado. Se a organização for elaborada pelo nome das pessoas, deve-se iniciar então pelo sobrenome ou último nome existente seguindo de vírgula, e só após indica-se o restante do nome. Por tanto a organização alfabética é realizada levando-se em conta o sobrenome, seguindo-se a seqüência da primeira letra do alfabeto até a última, ou seja, da letra A a Z. Nota: se por ventura existirem nomes estrangeiros, estes não deverão seguir a regra do sobrenome, pois nem sempre se conheces a proveniência dos mesmos, por isto são uma exceção a esta regra, devendo ser organizados pelo primeiro nome. Se formos montar um arquivo para os documentos do setor de Pessoal de uma empresa, e decidirmos que este será feito de forma individual a cada funcionário e tivermos entre os nossos funcionários as seguintes pessoas: Adriana do Porto Mascarenhas; Carlos Alberto Guimarães; Paulo Sérgio Kalminski; Guilherme Ribeiro; Fábio Teodoro Nóbrega Filho; Léo Tsé; Cristiane Isadora de Camargo; Luis Felipe D’Alpínea e Roberta Cron-Berg, a organização seria feita desta maneira: 1. Camargo, Cristiane Isadora de 2. Cron-Berg, Roberta 3. D’Alpínea, Luis Felipe 4. Guimarães, Carlos AlbertoSECRETARIADO 13
  • 14. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO 5. Kalminski, Paulo Sérgio 6. Tsé, Tsé 7. Mascarenhas, Adriana do Porto 8. Nóbrega Filho, Fábio Teodoro 9. Ribeiro, Guilherme Nota: devemos lembrar, no entanto, que os sobrenomes ligados por hífen como os que possuem partículas maiúsculas na sua inicial não deverão ser separados na organização alfabética. Da mesma forma os nomes que possuem grau de parentesco fazem parte do último sobrenome como o indicado: Fábio Teodoro Nóbrega Filho, ou seja, é considerado como sobrenome na ordem alfabética o Nóbrega juntamente ao filho que é neste caso o que nos dá a indicação do grau de parentesco. Sendo necessário abrir um arquivo das firmas que tem relação com a nossa empresa, neste caso a classificação deverá ser feita de forma corrida, respeitando a ordem alfabética do primeiro nome das empresas. Por exemplo se as firmas existente para serem organizadas no arquivo fossem: Arte Exata gráfica; Papelarias Mister, Computadores Magnetik, Escritório de Contabilidade Almeida, Matéria- Prima Auxílio de Desenvolvimento, Hardware assistência Técnica; a organização alfabética do arquivo terá a seguinte seqüência: 1. Arte Exata gráfica 2. Computadores Magnetik 3. Escritório de Contabilidade Almeida 4. Hardware assistência Técnica 5. Matéria- Prima Auxílio de Desenvolvimento 6. Papelarias Mister Nota: nas aulas subsequentes serão verificadas mais algumas atividades nas quais serão úteis e indispensáveis os conhecimentos de como implantar e proceder com o arquivo. COMO FAZER O CONTROLE DOS ASSUNTOS PENDENTES? Utilizando-se os conhecimentos de arquivo adquiridos até agora, podemos então elaborar uma maneira eficiente de controlar os assuntos que ficaram para serem tomados com data pré - determinada, renovação de seguros, etc.., Este sistema é conhecido como “FOLLOW-UP”, ele é sem dúvida uma das formas mais empregadas entre os (as) secretários(as) dentro das empresas. É um meio de controle de atividades pendentes, buscando acabar com o perigo de esquecimento de assuntos ainda não solucionados, ou então, que deverão ser resolvidos em data previamente estabelecida. Este sistema é realizado utilizando-se o arquivamento por ordem numérica já citado na aula anterior. Este arquivo por ordem numérica será feito seguindo-se os seguintes passos:  Montar um arquivo contendo 31 pastas numeradas de 01 à 31 correspondendo a cada dia do mês.  Cada uma destas pastas conterá os pagamentos, documentos ou quaisquer outros papéis que sejam necessários de serem resolvidos naquele dia específico. Nota: isto é feito para que se consiga não só dinamizar o seu dia – a – dia como também manter estes documentos, papéis, etc.., Organizados e sempre à mão. Para que a organização diária das atividades e de assuntos a serem resolvidos seja eficiente e o Follow-up seja completo, costuma-se elaborar um fichário de mesa também mensal, da seguinte maneira:  Incluir 31 fichas numeradas da mesma maneira de 01à 31 que indicam todos os dias do mês. Desta maneira tenta-se manter um controle diário de todos os assuntos que ficaram a serem resolvidos nestas respectivas datas.SECRETARIADO 14
  • 15. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO  As fichas guias deverão ser colocadas no fichário por seqüência diária, ou seja, do dia primeiro até a fichas que corresponderá ao dia 31.  Atrás de cada uma destas fichas guias que serão permanentes no fichário, deverá seguir uma ficha de controle, que será mudada a cada mês, pois nesta serão feitas as observações correspondentes ao mês específico e o dia.  A cada ficha de controle, corresponderá uma pasta do arquivo elaborada anteriormente, que como já vimos, conterá todos os documentos e papéis necessários para que se tomem as providências naquele dia em particular. Nota: geralmente a ficha de controle diário contém o assunto a ser resolvido, o que deve ser feito a respeito dele e ainda que deverá fazê-lo, pois o(a) secretário(a) deverá saber quais os compromissos daquele dia e avisar à pessoa responsável, porque nem sempre é ele a pessoa adequada para resolver todos os assuntos que estão pendentes. Podemos dar um exemplo disto, levando em conta a seguinte situação: se o(a) secretário(a) tem anotado em sua ficha de controle que naquele dia específico é necessário elaborar, digitar ou datilografar documentos, mas não é ele(a) quem deverá fazê-lo. Procedimentos com o Follow-up  O fichário de controle deve ser consultado todos os dias, tomando-se todas as medidas que forem necessárias (providenciar documentos, pagar contas pendentes, etc,) para resolver os assuntos diários.  Após todas essas medidas terem sido tomadas, os papéis e documentos deverão ser retirados da pasta de arquivo diário e transferidos para arquivo geral da empresa.  Assuntos que ficarem pendentes já serão colocados na ficha de controle diário com a data, e se possível com soluções e meio de resolvê-los.  Quando os assuntos tiverem sido resolvidos ou então se necessário transferido para outra data, aquela ficha deverá ser retirada. COMO ELABORAR E ENVIAR CORRESPONDÊNCIAS? Entre outras atividades o (a) secretário(a) tem ainda o encargo de elaborar correspondências para seu setor ou chefia, portanto é necessário que tenha cuidado com a sua linguagem e escrita, pois estas correspondências e comunicados em geral serão a via de acesso e de comunicação com várias pessoas tanto dentro como fora da empresa. Toda e qualquer correspondência enviada pela empresa a terceiros, seja para solicitação de informações, agradecimentos, esclarecimentos, comunicados, etc.., Deverá ser datilografada ou digitadas em papel timbrado da empresa ( se esta possuir). Existem alguns itens que devem existir em toda e qualquer correspondência enviada, sejam estas internas ou externas. Entre estes estão:  Data (cidade, dia mês e ano)  Se for um comunicado interno, este devera ser enumerado.  Deve constar o destinatário. se a correspondência for enviada a uma empresa , deve-se esclarecer ainda aos cuidados de quem ou de qual setor se destina .  Sempre que possível há também a indicação do assunto a que se refere a correspondência em questão .  Se for um comunicado externo deverá constar também o endereço completo do destinatário.  As correspondências devem sempre ser elaboradas em linguagem formal, como por exemplo .,Prezados senhores etc...  Deve-se ainda, procurar utilizar uma linguagem correta, sendo sempre o mais sucinto e claro possível.  Quando a correspondência for elaborada com objetivo de resposta, deverá constar já no início da mesma, a que esta se relaciona, se possível realizando a indicação do número do comunicado e a data de envio da mesma.  É aconselhável também que haja uma despedida formal agradecendo a atenção dispensada pela pessoa responsável.  É indispensável também, que a correspondência seja assinada pelo seu responsável, seja este o chefe do setor, o gerente ou outra pessoa adequada.  Se houver a necessidade de enviar anexos, deve-se constar ao final da correspondência uma observação indicando a existência dos mesmos.  Em geral as correspondências são elaboradas pelo (a) secretário (a) , porém em alguns casos em específico poderão ser elaborados pessoalmente pelo seu superior , ou chefia.SECRETARIADO 15
  • 16. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO VEJAMOS ALGUNS MODELOS DE DOCUMENTOS E SAIBA COMO PREENCHE-LOS Parece banal mais tem gente que não sabe preencher um recibo, notas promissórias e outros documentos, e importante você saber esses pequenos detalhes. MODELOS DE CARTA CORRESPONDÊNCIA EXTERNA Rio de Janeiro , 16 de Abril de 2000 À Software Infor Training Roberto Silveira nº 37 s/07- Chácara – Paraty – A/C : Sr. Glauco Campos Prezado senhor: Viemos através desta agradecê-lo pela sua disponibilidade em nos conceder a oportunidade de realizarmos uma visita à sua empresa. Estamos confirmando que a mesma será realizado dia 05/02/2000às 16:00hs. Como confirmado em sua correspondência. Nos colocamos à sua disposição , para quaisquer outros esclarecimentos. Atenciosamente Juam Cabrera Diretor de Representação ____________________________//____________________________ CORRESPONDÊNCIA INTERNA Angra dos Reis 25 de Abril de 2000 Circular interna nº :01/00 Ao : setor de compras A/C: Sr .Glauco Campos Estamos informando que a partir desta data nenhuma documentação referente à empresa deverá ser recebida sem estar devidamente protocolada. Quaisquer dúvidas deverão se esclarecida diretamente com o setor de administração. Sem mais para o momento. Atenciosamente Mariano F. Santos Diretor administrativo RESPOSTA À CORRESPONDÊNCIA ENVIADA Paraty,03 de Abril de 2000SECRETARIADO 16
  • 17. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO À Software Infor Training Roberto Silveira nº 37 s/ 07 Chácara – Paraty , RJ A/C.: Sra Rita de Cássia Gomedes Prezada senhora: Em resposta à sua correspondência enviada a nossa empresa em 15/02/2000 , solicitando a visita de um de nossos divulgadores , solicitamos que V.sª . Agende a mesma se possível para última semana do mês de março. Pedimos ainda o obséquio de nos informar antecipadamente a data e horário exato. Na espera desta confirmação, colocamo-nos à disposição. Atenciosamente Nilton Neves Cipriano Gerente de vendas ________________________//_______________________ Ao departamento Pessoal Seleção e Planejamento Prezados Senhores: Venho através desta, solicitar uma oportunidade para uma vaga nessa conceituada empresa, tendo como objetivo, desempenhar-me o máximo possível para continuar cada vez mais a elevar o conceito da vossa empresa. Por qualquer oportunidade a mim concedida, agradeço. Atenciosamente: Nome e data ___________________________//_____________________________ OUTROS EXEMPLOS DE CORRESPONDÊNCIA Procuração bastante que faz (nome da empresa) na forma abaixo: Comparece como outorgante (nome da empresa), com sede (endereço da empresa). Nomeia e constitui seu bastante procurador o senhor (nome do procurador), brasileiro, (estado civil), residente (endereço do procurador), portador da CI RG (nº ), e do CPF (nº); a quem confere amplos e especiais poderes para representa-la junto as repartições Públicas, Federais, Estaduais,Municipais ou autárquicas, especialmente ao FGTS, INSS, JUCERJA, CNPJ, ou onde for necessário a presença da titular da outorgante, podendo gerir e administrar a dita empresa. DATA: EMPRESA: 03 Maio de 2000 Rua: Manoel Barroso Marques nº 336 S/08SECRETARIADO 17
  • 18. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Prezado Luciano das Flores A SOFTWARE INFORMÀTICA , tem o prazer de comunicar- lhe que o seu programa foi escolhido , para fazer parte da nossa empresa , Por favor entre em contato com o departamento de compras da empresa. Atenciosamente Nome: Cargo: ____________________________//___________________________ PEDIDO DE DESCULPAS Nome da Empresa: Data: Caros Amigos, Impossibilitado de comparecer, agradeço o convite e envio melhores votos de felicitações pela solenidade, de (especificar a solenidade), a ser presidida pelo exmo. sr. (cargo ou função) Dr. (nome da pessoa) para a nova diretoria eleita para o período do dia (data) . Cordialmente Nome Cargo ________________________//________________________ AGRADECIMENTOS E CONDOLÊNCIAS Nome da empresa Data Caro senhor, Este ano está chegando ao final. Estivemos ao seu lado em todos os momentos, trabalhando com afinco para sua empresa e seus negócios, sempre na certeza de viver este ano com toda assistência e segurança, no intuito de prestar o melhor serviço. Com sua confiança, pudemos estreitar ainda mais nossos laços de amizade e chegarmos juntos ao final de mais um ano. No próximo ano esperamos poder continuar nossa forte parceria, trabalhando para sua empresa, por você e torcendo por seu sucesso. No dia data, horário, encerrará nossas atividades, para retornar com energia renovada no dia data.SECRETARIADO 18
  • 19. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Feliz Natal e Próspero Ano Novo! nome cargo _______________________________//______________________________ Agradecimento de convites e solicitações Caros amigos, Impossibilitado de comparecer, agradeço o convite e envio melhores votos de felicitações pela solenidade de especificar solenidade, a ser presidida pelo Exmo. Sr. Cargo ou função, Dr. Nome da pessoa, para a nova diretoria eleita para período, no dia data. Cordialmente, nome cargo _______________________________//___________________________________ Agradecimentos de convite para solenidade Prezado Senhor: Tenho o prazer de dirigir-me a V. Sa., em nome da empresa, para agradecer o convite para participar da solenidade de tipo de solenidade. Apresentamos votos de pleno êxito nas novas funções. Devido a compromissos assumidos anteriormente, infelizmente não poderei comparecer ao evento. Atenciosamente, nome cargo Agradecimentos de mensagem de pêsames Caros amigos,SECRETARIADO 19
  • 20. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Muito agradecemos a sentida carta. É reconfortante ter amigos como vocês neste momento e poder confirmar o quanto nome da pessoa era querido por todos. Embora seja muito difícil suportar a dor de sua ausência, é reconfortante saber que temos o apoio dos amigos. Obrigado, seu nome Agradecimento de pedido 1 Caro Senhor, Queremos agradecer a atenção e seus pedidos números número dos pedidos, recebidos no último dia data. A mercadoria foi despachada data pela nome da transportadora, com o conhecimento nº número do conhecimento. Temos certeza, V. Sa. apreciará a qualidade dos nossos produtos. Queremos que saiba que nossa empresa estará sempre pronta para servi-lo. Aproveitamos para anexar à presente nosso catálogo, para facilitar futuros pedidos. Colocamo-nos à disposição, procurando estar sempre à altura de suas exigências. Saudações nome cargo Agradecimentos de pedido 2 Caros Senhores, Agradecemos seu pedido de produto. Sinceramente, gostaríamos de atendê-lo, mas, infelizmente, não podemos atender a pedidos no varejo. V. Sa. poderá, no entanto, fazer a solicitação através de um de nossos revendedores. Segue relação dos estabelecimentos próximos à sua sede e que podem fornecer o referido produto: razão social do revendedor endereço CEP - cidade - UF nome para contato - DDD+telefone Assim, V.Sa. poderá contar com dupla garantia, de fábrica e também do revendedor. Atenciosamente, nome cargo Agradecimentos de boas vindas a cliente novo Caros Senhores,SECRETARIADO 20
  • 21. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Agradecemos seu pedido de produto. Sinceramente, gostaríamos de atendê-lo, mas, infelizmente, não podemos atender a pedidos no varejo. V. Sa. poderá, no entanto, fazer a solicitação através de um de nossos revendedores. Segue relação dos estabelecimentos próximos à sua sede e que podem fornecer o referido produto: razão social do revendedor endereço CEP - cidade - UF nome para contato - DDD+telefone Assim, V.Sa. poderá contar com dupla garantia, de fábrica e também do revendedor. Atenciosamente, nome cargo ___________________________//____________________________ Agradecimentos por mensagem de felicitação Caros amigos, Recebam meus agradecimentos pela mensagem de felicitações, que muito me agradou e sensibilizou. Atenciosamente, nome ____________________________//_________________________ Congratulações Prezado Senhor: Congratulamo-nos com V. Sa. por sua eleição para a presidência dessa entidade, desejando-lhe pleno sucesso em seu mandato. Aproveitamos a oportunidade para solicitar-lhe que nos envie a relação dos membros de sua diretoria. Colocamo-nos à disposição para quaisquer eventualidades. Cordiais saudações, nome cargo Cumprimentos por resultados comerciais aros Senhores,SECRETARIADO 21
  • 22. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Em nome da diretoria da nome da sua empresa, receba nossos cumprimentos pelos resultados expressos no balanço recém-publicado. Fazemos votos de que esse resultado se repita sempre. Cordialmente, nome cargo ____________________________//________________________ Felicitações pessoais Caro amigo, Ficamos muito orgulhosos descrição da situação. Nossos mais sinceros parabéns. Estamos orgulhosos de você. Grande abraço dos amigos, Nomes ________________________________//__________________________________ Pêsames Caros amigos, Com profundo pesar vimos a notícia da morte do querido nome da pessoa. É difícil expressar nossos sentimentos, pois era uma pessoa muito querida e amada. As recordações que temos dele permanecerão para sempre em nossos corações. Um grande abraço, nome ________________________________//____________________________________ Votos de boas festas A todos os amigos, fornecedores e clientes É com grande satisfação que vimos desejar, mais uma vez, votos de um Feliz Natal e um Ano Novo repleto de bons negócios. Aproveitamos para renovar nossos laços de parceria comercial, que já vêm de algum tempo, e que pretendemos, sejam cada vez mais intensos. Certos de que unidos seremos todos mais felizes.SECRETARIADO 22
  • 23. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Sinceramente, nome cargo ATESTADOS E DECLARAÇÕES Atestados de bons antecedentes ATESTADO DE BONS ANTECEDENTES Atestamos para os devidos fins que o Sr. nome, residente nesta cidade à endereço, é pessoa de bons antecedentes, nada constando em nossos arquivos, até a presente data, que venha a desabonar sua conduta. local, data empresa nome - cargo ________________________//_________________________ Atestado médico ATESTADO Atesto para os devidos fins que, conforme o resultado do exame médico, nome, portador do RG nº identificação, e Carteira Profissional nº identificação não se encontra em condições para o trabalho, devendo seu afastamento ser considerado de data a data. local, data médico (incluir selo médico e carimbo com número do CRM) Declaração negativa de vínculo empregatício DECLARAÇÃOSECRETARIADO 23
  • 24. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Declaro que o Sr. nome, portador do RG nº incluir número do RG, CPF nº incluir número do CPF, não é mais funcionário deste estabelecimento, não estando autorizado a efetuar contatos ou compras de qualquer espécie em nosso nome. local, data empresa nome - cargo Declaração para cancelamento de protesto A QUEM POSSA INTERESSAR Declaramos para os devidos fins que a nota promissória / duplicata número identificação, com vencimento em data, no valor de quantia, em nome da empresa nome, endereço, de nossa emissão, foi indevidamente para o protesto. A mesma foi liquidada em nossa empresa. A firma mencionada continua merecedora de toda confiança e crédito, nada havendo que possa desaboná-la. local, data empresa nome - cargo ____________________________//______________________________ DECLARAÇÃO PARA FINS ESCOLARES Declaramos para os devidos fins que nome, portador da Carteira Profissional nº identificação, série identificação é funcionário desta empresa, cumprindo, de segunda a sexta-feira, a seguinte jornada de trabalho: Entrada: hh:mm horas; Saída: hh:mm horas; Intervalo para almoço: das hh:mm horas às hh:mm horas. local, data empresa nome - cargo CARTA DE COBRANÇAS carta de cobrança 1SECRETARIADO 24
  • 25. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Prezado Senhor, Nosso controle de pagamentos acusa, em sua conta, prestação vencida há mais de 10 dias, motivo pelo qual pedimos a V. Sa. sua imediata regularização. Tendo em vista que a emissão deste aviso é automática, caso V. Sa. já tenha efetuado o pagamento, solicitamos desconsiderá-lo. Atenciosamente, nome cargo ______________________________//____________________________ CARTA DE COBRANÇA 2 Caro Senhor, Nosso controle de pagamento continua acusando, em sua conta, prestação vencida há mais de 25 dias, apesar de nossa carta de data da carta anterior. Pedimos a V. Sa. que regularize com urgência essa situação, caso contrário seremos obrigados a encaminhar o assunto ao nosso Departamento Jurídico. Atenciosamente, Nome cargo ________________________//___________________________ CARTA DE COBRANÇA 3 Prezado Senhor, Endereçamos a V. Sa., no dia data da carta anterior de mês de envio, carta solicitando informações sobre os motivos do não-pagamento da duplicata número da duplicata. Como até o momento não recebemos qualquer resposta de V. Sa., retornamos ao assunto para reafirmar a necessidade da regularização de sua conta. A permanência do título em carteira, por falta de pagamento, fará com que sejamos obrigados a rever seu cadastro, até então sem qualquer indicação desabonadora. Atenciosamente, nome cargo CARTA DE COABRANÇAS 4 Caros Senhores:SECRETARIADO 25
  • 26. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Continua em carteira, aguardando pagamento, a tipo do documento nº número do documento, no valor de R$ valor numérico (valor por extenso), com vencimento em data. Como não recebemos de V. Sas. qualquer comunicação sobre as razões que determinaram esse atraso, solicitamos-lhes a gentileza de nos informar o que está acontecendo. Certos de que a demora deve decorrer de problemas circunstanciais e de que V.Sas. não deixarão de honrar seus compromissos, atenciosamente, nome cargo ________________________//_________________________ CARTA DE COBRANÇAS 5 Prezados Senhores: Conforme foi estabelecido em nosso contrato, o pagamento do crédito concedido seria feito todo dia dia de cada mês. Caso o mesmo não tenha sido providenciado, apreciamos sua pronta atenção. Sinceramente. Nome ___________________________//_________________________ CARTA DE COBRANÇAS 6 Caro Senhor: Sentimos muito ter de lembrá-lo que sua conta continua em atraso. Sempre tivemos intenção de servi-lo da melhor maneira possível, mas em troca suas contas seriam pagas pontualmente, como havíamos combinado. Nós cumprimos a nossa parte, esperamos que o senhor cumpra a sua. Por favor, mande-nos o cheque referente à duplicata vencida dia data. Obrigado pela cooperação. Cordialmente, nome cargo CARTA DE COBRANÇAS 7SECRETARIADO 26
  • 27. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Caro Senhor, Sem dúvida, o senhor se esqueceu da data do vencimento da Nota Promissória número da nota, em virtude de a quantia ser pequena valor. Temos certeza de que tomará imediatas providências. Atenciosamente. nome cargo _________________________//___________________________ CARTA DE COBRANÇAS 8 Prezados Senhores, Até hoje não entendemos por que não recebemos resposta a nossa primeira carta, com referência ao vencimento da Nota Promissória nº número da nota promissória. Será que foi endereçada para a pessoa errada? Caso tenha sido, por favor, encaminhe-a ao departamento ou pessoa competente. Aguardamos resposta nos próximos número de dias, sem o que tomaremos as devidas providências. Atentamente. nome cargo _________________________//__________________________ ENCAMINHAMENTO DE COBRANÇA A PROTESTO Senhor Oficial, Anexamos a esta a duplicata número da duplicata, no valor de valor da duplicata, vencida em data de vencimento, cujo protesto, por falta de pagamento, solicitamos seja promovido contra nome da empresa, estabelecida na endereço. As despesas decorrentes desse feito deverão ser cobradas do Banco nome do banco, a quem deverá ser entregue o montante da liquidação do título, no caso de ele ser pago nesse Cartório. Antecipando nosso agradecimento pelas providências que forem tomadas, somos atenciosamente Nome cargo OFERECIMENTO DE SERVIÇOS DE COBRANÇA Prezado Senhor,SECRETARIADO 27
  • 28. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Informamos V. Sa. que, anexo a nosso escritório de advocacia, mantemos um Departamento de Cobranças destinado não só à capital, como também ao interior e demais estados do Brasil. Nossas condições para cobranças amigáveis são as seguintes: especificar serviços e preços Tomamos a liberdade de destacar algumas empresas que poderão atestar a eficiência de nossos serviços: Empresa 1 Pessoa para contato - cargo - DDD+telefone Empresa 2 Pessoa para contato - cargo - DDD+telefone Estamos a sua disposição para mais informações, Atenciosamente, nome cargo _________________________//_________________________ Recebimento de débito pendente 1 Caros Senhores, Recebemos a notificação da liquidação, por parte de V.Sas, da tipo do documento nº número do documento, no valor de R$ valor numérico (valor por extenso), com vencimento em data que se encontrava pendente em nossa carteira. Certos de que podemos continuar contando com sua preferência, atenciosamente nome cargo Recebimento de débito pendente 2 Caros Senhores,SECRETARIADO 28
  • 29. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Recebemos a notificação da liquidação, por parte de V.Sas, da tipo do documento nº número do documento, no valor de R$ valor numérico (valor por extenso), com vencimento em data, que se encontrava pendente em nossa carteira. Aproveitamos ainda a oportunidade para nos escusar de ter pedido sua atenção à liquidação do débito em questão, reiterando que tal foi feito com grande constrangimento; e também para reafirmar nossa sólida parceria, aceitando as razões apresentadas como motivo do atraso. Certos de que podemos continuar contando com sua preferência, atenciosamente nome cargo __________________________//____________________________ CARTAS DE RECLAMAÇÃO Reclamação de compra de produto Prezados Senhores, O produto que comprei em data, como presente de Natal, acaba de ser entregue. Infelizmente não é aquele que escolhi, e, mesmo que o tivesse aceitado, não está funcionando direito. Assim, coloco o produto à disposição de vocês para que seja retirado o quanto antes. horário para retirada Cordialmente, nome Reclamação por atraso Senhores, Até a presente data não recebemos as mercadorias solicitadas em nosso pedido mencionado. Estranhamos a demora, principalmente porque V.sas. sempre primaram pela presteza no atendimento. Solicitamos providências urgentes. Nome Cargo AGRADECIMENTOSSECRETARIADO 29
  • 30. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Queremos agradecer a atenção e seus pedidos números (números dos pedidos), recebido no último dia ( data). a mercadoria foi despachada ( data ) pelo ( nome da transportadora) , com o conhecimento número ( número de conhecimento ) temos certeza que V. Sª. Apreciará a qualidade de nossos produtos. Queremos que saiba que nossa empresa estará sempre pronta a servi-lo. Aproveitamos para anexar à presente nosso catálogo para facilitar futuros pedidos. Colocamos a disposição procurando estar sempre à altura de suas exigências. Saudações Nome Cargo ____________________________//____________________________ Ata da assembléia geral (ordinária ou extraordinária, “ nome da empresa, condomínio, associação ou clube” ) dia ( dia por extenso ) mês ( mês por extenso ) ano ( ano por extenso ) em sua sede social, localizada à ( endereço completo ) as (horas e minutos) horas, em (primeira, segunda, terceira, etc...) convocação realizada através do jornal (nome do jornal ou diário oficial da união ou carta com aviso de recebimento). no dia ( data por extenso ), reuniran –se em assembléia geral ( ordinária ou extraordinária ) os acionistas da (empresa, condomínio, associação ou clube) representando mais de dois terços do capital social com direito a voto, conforme assinaturas constantes no livro de presença. após a votação assumiu a presidência dos trabalhos o ( acionista, associados, condomínio, nome por extenso ), que convidou o ( acionista, associados, condomínio, nome por extenso ) para assumir as funções de primeiro secretário. Constituída à mesa o sr. presidente declarou abertos os trabalhos e determinou a leitura pelo secretário do edital de convocação, assim publicado. Texto integral de edital de convocação conhecida a matéria constante do dia o sr. presidente determinou que fosse lida a proposta da diretória bem como o parecer omitido pelo conselho fiscal. Item primeiro – (texto integral do assunto a ser colocado em votação) colocado em discussão, ficou (aprovado / rejeitado) que (dos termos aprovado ou rejeitado), por (números de votos por extenso) números de votos (números de votos por extenso) dos (números presentes “ números de presentes por extenso” ) presentes. Item segundo – (texto integral do assunto a ser colocado em votação) colocado em discussão, ficou (aprovado/ rejeitado) que (texto dos termos aprovados/rejeitados) por (números de votos “ números de votos por extenso” ) dos ( números de presentes “ números de presentes por extensos” ) Item enésimo – (texto integral do assunto a ser colocado em votação) colocado em discussão, ficou (aprovado/ rejeitado) que (texto dos termos aprovados ou rejeitados), por (números de votos “ números de votos por extenso” ) dos ( números de presentes “ números de presentes por extensos” ) presentes. Esgotado a ordem do dia e como ninguém mais fez uso da palavra, foram encerrados os trabalhos e lavrada esta ata, a qual, lida e aprovada, recebe as assinaturas da mesa da totalidade dos presentes. Desta ata serão extraídas copias autênticas para os fins legais. Local Data Presidente sr. ( nome completo do presidente) Assinatura Prezados senhores,SECRETARIADO 30
  • 31. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Conforme a sua solicitação, segue proposta de roteiro de viagem rodo-aéreo, denominado (nome), com duração de (número) dias emocionantes, para a sua análise. Primeiro dia: de (origem) a (destino 1) : vôo pela (nome da companhia aérea), sem escalas. Permanência no hotel (nome do hotel), 4 estrelas, em apartamento (duplo / simples). Terceiro dia: city tour em ônibus fretado especialmente, com ar condicionado a bordo. Quarto dia: viagem de ônibus especialmente fretado, com ar condicionado a bordo, para (destino 2). Permanência em hotel (nome do hotel), 3 estrelas , em apartamento ( duplo / simples). Sétimo dia: volta para (destino 1 ), no mesmo ônibus. Pernoite no hotel (nome do hotel), 4 estrelas, em apartamento ( duplo/ simples) . Oitavo dia: volta para (origem), no vôo pela (nome da companhia aérea) sem escalas. Neste roteiro está incluído : a) Cafés da manhã; b) Ônibus de luxo; c) Passagem aérea; d) Translado aeroporto / hotel / aeroporto e) Guias especialistas; f) Hotéis inesquecíveis. Saídas especiais – (data ) Preço total por pessoa – (quantia) Estamos a disposição de uso para quaisquer outras informações,inclusive sobre alugueis de carro, reservas de hotéis e outros roteiros especiais. Atenciosamente Nome: Agente de turismo CURRÍCULO:SECRETARIADO 31
  • 32. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO NOME: DATA DE NASCIMENTO: ENDEREÇO: TELEFONE: TELEFONE P/ CONTATO: FORMAÇÃO: EXPERIÊNCIA: nenhuma função desempenhada até o momento CURSOS: RESUMO DE QUALIFICAÇÕES: Facilidade de relacionamento, trabalho em equipe, sendo impulsionado por desafios que visam ampliação e crescimento profissional. CARGO PRETENDIDO: Preencher qualquer cargo oferecido, prestando serviço de modo à honrar esta importante oportunidade de trabalho com o máximo empenho. PRETENSÃO SALARIAL: à combinar DATA: ASSINATURA: MODELO DE PROTOCOLOSECRETARIADO 32
  • 33. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Destinatário............................................................................................................................. Rua ..................................................................................................................Nº.................... Recebido Discriminação em ....../....../20..... ............................................................................................ ................................................................................................. ................................................................................................. .................................. ................................................................................................. ........ ......... Assinatura ou carimbo Destinatário............................................................................................................................. Rua ..................................................................................................................Nº.................... Recebido Discriminação em ....../....../20..... ............................................................................................ ................................................................................................. ................................................................................................. .................................. ................................................................................................. ........ ......... Assinatura ou carimbo Destinatário............................................................................................................................. Rua ..................................................................................................................Nº.................... Recebido Discriminação em ....../....../20..... ............................................................................................ ................................................................................................. ................................................................................................. .................................. ................................................................................................. ........ ......... Assinatura ou carimbo Destinatário............................................................................................................................. Rua ..................................................................................................................Nº.................... Recebido Discriminação em ....../....../20..... ............................................................................................ ................................................................................................. ................................................................................................. .................................. ................................................................................................. ........ ......... Assinatura ou carimbo RECIBO DE SALÁRIOSECRETARIADO 33
  • 34. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO FIRMA...................................................................................................................................................... ENDEREÇO............................................................................................................................................. PREV.SOCIAL..................R$................. ORDENADO ..........R$..........R$............ ADIANTAMENTO...........R$................. HORAS EXTRAS....R$..........R$............ DESCONTO 13º -0,75%...R$................. 13º ............................R$..........R$............ I.RENDA FONTE..............R$................. ..................................R$..........R$............ VALE TRANSPORTE.......R$................ ..................................R$..........R$.................. ............................R$..........R$............ TOTAL................................R$................CORRESPONDENTE A ..................................................................................................................... SOMA R$..........R$............A IMPORTÂNCIA AQUI MENCIONADA DA Á MINHA EMPREGDORA, QUITAÇÃO DOS SALÁRIOS AQUE FIZ JÚS, NO PERÍODO CITADO, NADA (+) SAL. FAMÍLIA.............R$................MAIS PODENDO EU RECLAMAR, SOB QUALQUER TÍTULO INCLUSIVE HORAS EXTRAS, A RECEBER......R$............... LIQUIDO AUXÍLIO ENFERMIDADE, ETC.FGTS POR SER VERDADE, FIRMO O PRESENTE R$................................................NOME LEGÍVEL................................................... POLEGAR DIREITO ..............................................DE...............................DE............................................. RECEBI DA FIRMA ........................................................................................................................ SUPRA MENCIONADA A IMPORTÂNCIA DE: QUANTO VOCÊ GANHA INTERESSA SOMENTE A VOCÊ E A SUA EMPREGADORA - GUARDE SIGILO SOBRE O SEU SALÁRIO 00 PARA USO DO PROCESSAMENTO IDENTIFICAÇÃO 01 CARIMBO PADRONIZADO DO CNPJ 02 EMPREGADOR 03 CÓDIGO 04 ENDEREÇO 05 CEP 06 BAIRRO 07 MUNÍCIPIO 08 UF 09 BANCO 10 AGÊNCIA UF 11 CÓD. AGÊNCIA 12 EMPREGADO 13 CARTEIRA DE TRABALHO Nº, SÉRIE E UF 14 PIS/PASEP 15 CÓDIGO EMPREGADO 16 DATA NASCIMENTO 17 DATA ADMISSÃO 18 DATA OPÇÃO 19 DATA AFAST. 20 MAIOR REMUNERAÇÃO 21 AVISO PRÉVIO 22 PENS. ALIM. 23 CAUSA AFASTAMENTO 24 DATA AFASTAMENTO DISCRIMINAÇÃO DAS VERBAS RECISÓRIAS SECRETARIADO 34
  • 35. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO 25 INDENIZAÇÃO VALOR 26 SALDO DE SALÁRIO VALOR 27 FGTS MULTA RESCIS. VALOR _________ANOS _________DIAS __________% 28 AVISO PRÉVIO 29 COMISSÕES 30 TOTAL BRUTO 31 13º SALÁRIO 32 HORAS EXTRAS DESCONTOS ________/12 AVOS _________HORAS 33 13º SALÁRIO INDEN. 34 GRATIFICAÇÃO 35 PREVIDÊNCIA ________/12 AVOS 36 SALÁRIO FAMÍLIA 37 ADICIOANAISINSALUBRIDADE 38 PREVIDÊNCIA 13º SAL PERICULOSIDADE 39 FÉRIAS VENCIDAS 40 ADICIONAL NOTURNO 41 ADIANTAMENTOS 42 FÉRIAS PROPOC. 43 44 ________12 AVOS 45 13º SALÁRIO S/ FÉRIAS 46 47 48 SAL. MATERNIDADE 49 FGTS – MÊS RECISÃO MÊS 50 TOTAL LIQ. _______DIAS ANT RECEBIDO 51 DATA DE HOMOLOGAÇÃO 52 CARIMBO EASSINATURA DO 53 IMPRESSÃO DIGITAL DO EMPREGADO 54 IMPRESSÃO DIGITAL DO RESPONSÁVEL EMPREGADOR PROPOSTO LEGAL 55 ASSINATURA DO EMPREGADO 56 ASSINATURA DO RESPONSÁVEL LEGAL RECIBO DO FGTS 58 DATA RECEPÇÃO PELO BANCO 57 CARIMBO E ASSINATURA AUTORIZADA DA EMPRESA 59 SACADOR – NOME 60 CARIMBO DA AGêNCIA (NOME CSA/CIEFF – 47/74) 61 VALOR DO SAQUE – DEPÓSITOS 62 JUROS E CORREÇÃO MONETÁRIA 63 TOTAL DO SAQUE 64 IMPRESSÃO 65 IMPRESSÃO 66 ASSINATURA DO SACADOR DIGITAL SACADO DIGITAL RESPONSÁVEL 67 ASSINATURA DO RESPONSÁVEL LEGAL LEGAL AUTENTICAÇÃO INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO CAMPO 1 – Carimbo padronizado do CNPJ ou matrícula no INSS, INCRA ou CIC. Quando for utilizado carimbo do CGC, o empregador fica dispensado do preenchimento dos campos 2 e 4 a 8. CAMPO 3 – Número de identificação do empregador no sistema FGTS. CAMPO 9 e 10 – Nome do banco e respectiva agência cadastrados no sistema FGTS. CAMPO 11 – Código CIEF da agência indicada no campo 10. CAMPO 15 – Número de identificação do empregado no sistema FGTS. CAMPO 21 – Data do evento. CAMPO 22 – Percentual a ser retido do saldo da conta vinculada do FGTS, por determinação judicial. CAMPO 23 – Indicar, por extenso, a causa do afastamento. Ex: Dispensa por justa causa, Pedido de Demissão, Extinção da empresa, término de contrato a termo etc... CAMPO 24 – Código de saque correspondente à causa do afastamento, de acordo com as instruções normativas/operacionais da CEF. CAMPO 27 – Indicar o percentual e o respectivo valor da multa rescisória, de acordo com as disposições legais vigentes. CAMPO 49 – Valor do FGTS correspondente ao mês imediatamente anterior e ao da rescisão, caso não tenha sido efetuado o seu recolhimento.SECRETARIADO 35
  • 36. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO CAMPO 57 – Assinatura do representante do empregador devidamente habilitado junto ao banco domicílio do FGTS. CAMPO 58 – Carimbo – datado indicando o código CIEF do banco/agência e a data da recepção do documento. CAMPO 60 – Carimbo da agência (norma CSA/CIEF 47/74), indicando a data do pagamento do saque que deverá coincidir com a data da autenticação mecânica. CAMPO 61,62 e 63 – Consignar os valores relativos às parcelas objeto do saque. OBS: I – A homologação pela autoridade competente deverá constar no verso de todas as vias deste termo. II – Os campos 01 e 57 deverão ser preenchidos pelo empregador e/ou Órgão homologador. Os demais pelo banco pagador do FGTS. MODELO DE REQUISIÇÃO DE MATERIAL 1ª VIA ESTOQUE SOFTWARE INFOR TRAINING REQUISIÇÃO DE MATERIAL DATA ______/______/_______ DEPARTAMENTO REQUISITANTE: _______________________________________SECRETARIADO 36
  • 37. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO CÓDIGO QUANTIDA UNIDADE DESCRIÇÃO DE solicitado Data de recebimento por:________________________ _____/_____/_____ autorizado por : Data de entrega: _____/_____/______ ______________________ Obs: MODELO DE FICHA DE CONTROLE Assuntos Providências Responsáveis Código de Ética Profissional das Secretárias Brasileiras Esse Código de Ética é um dos instrumentos básicos para o direcionamento correto da nossa atuação como profissionais. Se você ainda não o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se você já o conhece, aproveite para relê-lo. Deixe-o à mão, divulgue-o entre as colegas de profissão, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aosSECRETARIADO 37
  • 38. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO executivos. Faça uma reflexão e veja como - individualmente ou em grupo - o Código pode ser melhor conhecido e, principalmente, colocado em prática. Sempre que fizer sua auto-avaliação profissional, tenha o Código de Ética como parâmetro. Código de Ética Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989. Capítulo I Dos Princípios Fundamentais Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art.2º. - O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade. Art.3º. - Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais. Capítulo II Dos Direitos Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor. Capítulo III Dos Deveres Fundamentais Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações. Capítulo IV Do Sigilo Profissional Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados. Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Capítulo V Das Relações entre Profissionais SecretáriosSECRETARIADO 38
  • 39. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social; d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência. Art.9º. - É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética. Capítulo VI Das Relações com a Empresa Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação. Art.11º. - É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho. Capítulo VII Das Relações com as Entidades da Categoria Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais. Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe. Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio. Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional. Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem. Capítulo VIII Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário. Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código. Art.19º. - As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários. Art.20º. - Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional. Art.1º. O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei. Art.2º. Para os efeitos desta Lei, é considerado: I - Secretário ExecutivoSECRETARIADO 39
  • 40. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei. b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.4º. desta Lei. II - Técnico em Secretariado a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível de 2º. grau b) portador de certificado de conclusão do 2º. grau que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.5º. desta Lei. Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria na data de vigência desta Lei. Art.4º. São atribuições do Secretário Executivo:SECRETARIADO 40
  • 41. SOFTWARE INFORMÁTICA RUMO AO FUTURO I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; II - assistência e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretação e sintetização de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia; X - conhecimentos protocolares. Art.5º. São atribuições do Técnico em Secretariado: I - organização e manutenção dos arquivos da secretaria; II - classificação, registro e distribuição de correspondência; III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro; IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico. Art.6º. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2º. desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS. Parágrafo Único - No caso dos profissionais incluídos no Art.3º., a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts.4º. e 5º. Art.7º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art.8º. Revogam-se as disposições em contrário.SECRETARIADO 41

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