Transferencias doc

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Transferencias doc

  1. 1. I Transferencias documentales
  2. 2. El estudio de transferencia documental veremos a fondeo como son los pasos y las definiciones para mejorar la organización y clasificación a los documentos al transferirlos.
  3. 3. El objetivo de esta diapositiva es conocer a fondo la transferencia documental documentada y estudiada por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual nos sirve de guía para nuestra labor.
  4. 4. Remisión de documentos entre las diferentes etapas del Archivo, del archivo central al archivo de gestión y de gestión al histórico.
  5. 5.  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.  Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
  6. 6.  Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.  Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
  7. 7.  Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Adm, y que están en constante consulta.
  8. 8.  Se debe transferir las series y subseries que hayan cumplido con el tiempo estipulado en las TRD correspondiente.  Todas la transferencias deben ir acompañadas de un inventario en el que se relacionan las series documentales.
  9. 9.  Los documentos transferidos al archivo central son los que se entran en su estado semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.
  10. 10.  Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario.  La documentación permanecerá en el archivo el tiempo estipulado por las TRD.
  11. 11.  La documentación transferida al archivo histórico es la que pose un valor investigativo, cultural o para la ciencia.
  12. 12.  Existencia del Comité de Archivo en la entidad.  Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.
  13. 13.  Limpieza de la documentación: los elementos de trabajo apropiados para la limpieza son : overol, gorra, mascarilla y guantes.
  14. 14.  Limpieza de la documentación: equipo como: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla
  15. 15.  Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.  Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.
  16. 16.  Identificación del material afectado por biodeterioro.  Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante.  Unidades de conservación y realmacenamiento:
  17. 17.  La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.  La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
  18. 18.  Cajas: rótulos CODIGO (de la entidad)__________________  FONDO _________________________________________  SECCION___________________________________________  SUBSECCION_______________________________________  NUMERO DE CARPETAS___________  CAJA N° __________  N° CONSECUTIVO _______________  N° CORRELATIVO _______________  FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
  19. 19.  Carpetas  Fondo ______________  Sección ______________ Subsección____________  Serie _________________ Subseries________________  N° De Folios ___________  N° De Carpeta _________  N° De Caja _____________
  20. 20.  Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.  Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
  21. 21.  Entendemos que el Archivo es una de las labores que implica estudio y una buena lectura en ello nos documentamos de la guía Transferencia documentales por el cual nos ayudó a tener un concepto más claro para ejecutar nuestra labor.
  22. 22. MUCHAS GRACIAS

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