Pasos para tranferemcias documentales

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PASOS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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  • 1. Por Mónica Ramírez Rosero Tecnóloga en Gestión Documental SENA Instructora Yamile hidalgo. pasos para realizar las Transferencias Documentales.
  • 2. OBJECTIVO  Recepcionar y verificar la documentación transferida de los archivos de gestión al Archivo Central, para su adecuada ubicación y posterior consulta.  Evitar la producción y acumulación de documentos.
  • 3. DEFINICION E IMPORTANCIA Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.
  • 4. Las transferencias documentales permiten:  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  - Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.  - Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
  • 5. Archivo de gestión o de oficina En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.
  • 6. Archivo central o intermedio A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.
  • 7. Archivo histórico o permanente Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
  • 8. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.
  • 9. PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:
  • 10. Limpieza de la documentación Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.
  • 11. Limpieza de la documentación  El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.
  • 12. Limpieza de la documentación  Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. las brochas deben ser de cerda suave las telas de algodón preferiblemente blancas
  • 13. boquilla de succión protegida con tela suave. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
  • 14. Eliminación de material metálico  Este proceso debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.
  • 15.  Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Eliminación de material metálico
  • 16.  - Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca. Eliminación de material metálico
  • 17.  - para no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. Eliminación de material metálico
  • 18.  Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito. Identificación del material afectado por biodeterioro.
  • 19. Unidades de conservación y realmacenamiento.  Cajas  Carpetas