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Execução e Controle

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Seminário para a disciplina Administração Geral II

Seminário para a disciplina Administração Geral II

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  • 1. Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
    Execução e Controle
  • 2. Introdução
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 3. Introdução
    Fonte: http://www.3gen.com.br/site.asp
  • 4. Introdução
    Fonte: http://www.3gen.com.br/site.asp
  • 5. Introdução
    Fonte: http://www.3gen.com.br/site.asp
  • 6. Objetivos
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 7. Objetivos
    Relacionar processos de planejamento, organização, execução e controle;
    Definir execução e controle;
    Relacionar controle e avaliação de desempenho;
    Definir autocontrole e a importância desse conceito para a administração moderna.
  • 8. Execução
    Consiste em realizar atividades planejadas. Para que as atividades sejam executadas de acordo com o planejado, os gerentes utilizam o processo de controle.
  • 9. Processos de Execução
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 10. Processo de Execução
    Consiste em realizar atividades, por meio de energia humana e outros tipos de recursos, como informações, energia, tempo e etc., para fornecer produtos, serviços ou idéias. Nem tudo pode ser previsto ou planejado, mas na maioria das vezes existe sempre uma plano, explicito ou implícito que sustenta a execução de qualquer atividade.
  • 11. Exemplos
  • 12. Controle
    Indica um processo administrativo em que as atividades são comparadas com o que foi planejado. E se houver alguma discrepância entre os objetivos e os resultados, alguma ação corretiva é praticada para assegurar a realização dos objetivos. Também pode indicar a necessidade de alterar o próprio objetivo
  • 13. Processo de Controle
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 14. Processo de Controle
    Não significa apenas fiscalizar. Controle é o processo de produzir e usar informações para tomar decisões, sobre a execução de atividades e sobre os objetivos.
  • 15. Exemplos
  • 16. Resultados comparados com objetivos
    Como garantir o objetivo
    PROCESSO DE CONTROLE
    Riscos e oportunidades das atividades
    Necessidade de mudar o objetivo
  • 17. Processo de Controle
    Fazem parte do processo de controle:
    O processo de buscar informações sobre o desempenho, também conhecido como monitoramento ou acompanhamento.
    O processo de comparar e tirar conclusões sobre o desempenho, também chamado de avaliação.
  • 18. VOCÊ
    INICIO
    OBJETIVO
  • 19. Componentes do Processo de Controle
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 20. Componentes do Processo de Controle
    PROCESSO DE PLANEJAMENTO
    PROCESSO DE EXECUÇÃO
    INFORMAÇÕES SOBRE OS RESULTADOS
    DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS
    COMPARAÇÃO ENTRE OS RESULTADOS E OS PADRÕES DE CONTROLE
    PADRÕES DE CONTROLE
    FEEDBACK E AÇÃO CORRETIVA
  • 21. Componentes do Processo de Controle
    Padrões de Controle
    Para controlar, é preciso saber o que deve ser controlado. Os padrões de controle estão registrados nas ferramentas de planejamento:
    Cronogramas;
    Orçamentos;
    Planilhas de recursos;
    Especificações de qualidade;
    E assim por diante...
  • 22. Componentes do Processo de Controle
    Aquisição de Informações
    O coração de qualquer sistema de controle, no sistema de informações, deve-se definir qual informação deve ser produzida, como e em que momento deve ser obtida.
    Qual informação?
    A definição da informação a ser produzida depende dos padrões de controle.
  • 23. Componentes do Processo de Controle
    Como adquirir informações?
    Meios para obter informações de controle:
  • 24. Componentes do Processo de Controle
    Em que momento?
    No final;
    Durante;
    No começo;
    Monitoramento contínuo.
  • 25. CONTROLE POSTERIOR
    CONTROLE DO PROCESSO
    CONTROLE PRÉVIO
    ATIVIDADE
    CONTROLE ESTATÍSTICO DE PROCESSO
    AUDITORIA DE SISTEMAS DA QUALIDADE
    CONTROLE TRADICIONAL DA QUALIDADE
  • 26. Comparação e ação corretiva
  • 27. Componentes do Processo de Controle
    Recomeço do ciclo de planejamento
    PLANEJAMENTO
    CONTROLE
  • 28. Controle porNíveis Hierárquicos
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 29. Controle por Níveis Hierárquicos
  • 30. Controle por Níveis Hierárquicos
    Com base nessas informações, monitoradas continuamente, a organização define suas estratégias.
    BalancedScorecard
  • 31. BALANCED SCORECARD
    Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=_A02vKgE4NQ
  • 32. Controle por Níveis Hierárquicos
    BalancedScorecard
    Conheça a experiência de seis CIOs (ChiefInformationOfficer) que adotaram o BSC:
    “O principal motivador foi a necessidade de um sistema de métricas, com indicadores capazes de apresentar uma visão mais ampla e precisa da gestão. Mas enfrentamos desafios para a adequação à realidade das unidades no Brasil, que, diferentemente da matriz, são menores e multifuncionais. Por aqui é comum departamentos estarem subordinados a uma mesma gerência. Se tivéssemos de recomeçar, buscaríamos insistir ainda mais na simplicidade, pois quanto mais níveis de medição, mais complexo e burocratizado o gerenciamento e a manutenção.”
    Augusto Cruz
    Gerente-geral de TI da Multibrás
  • 33. Controle por Níveis Hierárquicos
    BalancedScorecard
    Conheça a experiência de seis CIOs (ChiefInformationOfficer) que adotaram o BSC:
    “Para crescer ainda mais, nos restava o desafio de alcançar o padrão mundial, assim, adotamos o BalancedScorecard. Uma equipe multidisciplinar foi montada. Isso é fundamental para ter uma visão ampla e mais objetividade. Foram convocados os líderes de cada área para definir os indicadores. Essa foi uma etapa crítica, pois cada um queria impor a sua visão. “
    Carlos Rocha Braga
    Gerente de planejamento
    Gestão da Ultragaz
  • 34. Controle por Níveis Hierárquicos
    BalancedScorecard
    Conheça a experiência de seis CIOs (ChiefInformationOfficer) que adotaram o BSC:
    “Havia a necessidade de ter uma visão mais ampla da gestão. Vimos, então, que primeiro é preciso ter uma base de dados sólida para poder extrair as informações. Quanto mais automatizadas estiverem as tarefas de input dos dados, melhor. A segunda etapa foi definir os painéis das áreas e estabelecer as unidades de medidas, o que permite acompanhar de perto o desempenho de cada equipe . A comunicação é fundamental para os usuários verem os benefícios. O BSC é um modelo de gestão e deve ter total apoio do board.“
    Eliane Maria Aere
    CIO Ticket Serviços
  • 35. Controle por Níveis Hierárquicos
    BalancedScorecard
    Conheça a experiência de seis CIOs (ChiefInformationOfficer) que adotaram o BSC:
    “É importante ter processos consistentes e uma base dedados integrada e confiável, do contrário o BSC se torna inútil. Entre os pontos críticos da implementação de BSC, estão o entendimento e o dimensionamento dos indicadores, para que possam traduzir com precisão a performance de toda a corporação. Outro fator crucial é que as pessoas entendam a importância e o correto uso da solução, identificando oportunidades nos negócios/processos e capturando vantagens com maior agilidade e assertividade.“
    Fábio Faria
    Diretor corporativo de TI da Votorantim Industrial
  • 36. Controle por Níveis Hierárquicos
    BalancedScorecard
    Conheça a experiência de seis CIOs (ChiefInformationOfficer) que adotaram o BSC:
    “O BalancedScorecard trouxe uma visão mais ampla, tirando o foco exclusivamente da questão financeira e forçando a considerar as outras perspectivas, como o mercado, os processos e as pessoas, com métricas concretas. Agora, ao estabelecer metas e planos de ação, os usuários conseguem ter uma visão mais ampla, acompanhando indicadores baseados em métricas e mapas estratégicos, com bandeiras sinalizadoras nas cores vermelho, amarelo e verde..”
    Jorge Luís Moukarzel
    CIO da Siemen
  • 37. Controle por Níveis Hierárquicos
    BalancedScorecard
    Conheça a experiência de seis CIOs (ChiefInformationOfficer) que adotaram o BSC:
    “Começamos a discutir o uso de um sistema de BalancedScorecard em 2000, pela necessidade de aprimorar a metodologia de planejamento e gestão. Como a determinação de usar uma solução de BSC veio diretamente da presidência da companhia, que acompanhou de perto o projeto, não houve resistências internas e a implementação foi tranqüila.”
    Oswaldo MamoruNakano
    Gerente da divisão de sistemas
    e processamento de dados da Cesp
  • 38. Eficácia dos Sistemas de Controle
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 39. Eficácia dos Sistemas de Controle
    Um sistema de controle produz informações sobre o comportamento de um sistema de recursos, sobre o andamento de uma atividade e sobre os objetivos do sistema ou atividade, para que alguém possa tomar decisões.
  • 40. Eficácia dos Sistemas de Controle
    Foco nos pontos estratégico
    Um modo de detectar os pontos estratégicos de controle é localizar as atividades de transformação. Outra forma de localizar esses pontos é identificar os elementos mais significativos de determinada operação, com a aplicação do princípio de Pareto: a menor parte dos itens de uma operação responde pela maior parte das ocorrências e problemas.
    Precisão
    A informação deve ter a precisão necessária para permitir a decisão adequada;
  • 41. Eficácia dos Sistemas de Controle
    Rapidez
    A informação deve ser encaminhada o mais rapidamente possível, para que possa ser posta em prática a tempo de produzir efeitos esperados.
    Objetividade
    O sistema eficaz de controle produz informações claras sobre o desempenho e indica qual o desvio em relação ao objetivo.
    Economia
    Um sistema eficaz de controle tem custo menor que seus benefícios.
  • 42. Eficácia dos Sistemas de Controle
    Aceitação
    As pessoas tendem a resistir a serem controladas e a sabotar os sistemas de controle, a menos que:
    Entendam por que estão sendo controladas;
    Percebam o controle como um processo importante para seu trabalho ou sua segurança;
    Enxerguem o controle como evidência de sua importância como indivíduos.
    Ênfase na exceção
    Um sistema de exceções procura focalizar a atenção da administração no que é essencial.
  • 43. Fator Humano no Processo de Controle
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 44. Fator Humano no Processo de Controle
    A utilização da informação para a tomada de decisões que garantem a realização de objetivos, porém os fatores humanos interferem com os sistemas de controle, e vice-versa, para frustrar ou apoiar essa hipótese. No final das contas tudo depende das pessoas.
  • 45. Aspectos comportamentais dos sistemas de controle
  • 46. Tipos de controle sobre as pessoas
    Os controles que agem sobre o comportamento das pessoas podem ser divididos em três tipo: controle formal, controle social e controle técnico. Esses controles e suas combinações destinam-se a garantir que as pessoas comportem-se de acordo com padrões definidos por outras pessoas
  • 47. Tipos de controle sobre as pessoas
    Controle formal: é a possibilidade de um gerente (ou figura de autoridade) utilizar o poder racional-legal de seu cargo para induzir ou inibir algum comportamento.
    Mecanismos: punições, recompensas, sistemas combinados de planejamento, controle e avaliação de desempenho, como a administração por objetivos.
  • 48. Tipos de controle sobre as pessoas
    Controle social: é aquele exercido por um conjunto de pessoas sobre qualquer de seus membros, para ajustar seu comportamento às crenças, valores e normas criadas por esse mesmo grupo.
    Mecanismos: punições e recompensas para estimular e inibir o comportamento humano.
  • 49. Tipos de controle sobre as pessoas
    Controle técnico: é a exigência que alguém sente para comportar-se de determinada maneira, independente de chefes ou colegas;
    É exercido por sistemas que determinam a direção, intensidade e frequência do comportamento. Ex: Os relógios que mostram até quando trabalhar;
    O controle técnico não premiam o desempenho.
  • 50. Resistência ao controle
    Um fenômeno que afeta a maneira como as organizações são administradas é a resistência ao controle. O principal motivo para isso é o sentimento de perda da liberdade.
    Algumas razões que sugerem que, para tornar o processo de controle mais compatível com as pessoas:
    • Definir padrões de controle;
    • 51. Promover participação das pessoas;
    • 52. Ser flexíveis para possibilitar o erro.
  • Avaliação do desempenho
    Suporte ao gestor para o fornecimento do feedback aos integrantes de sua equipe.
    Fornecer feedback às pessoas é o processo de avaliar, informar e reforçar ou corrigir o desempenho humano.
    • Rapidez;
    • 53. Descrição em lugar de julgamento;
    • 54. Administração de recompensas;
    • 55. Ação corretiva.
  • Autocontrole
    O sistema de controle que é totalmente compatível com as modernas práticas de gestão de pessoas;
    Muitas organizações o colocam no lugar dos sistemas formais.
    O autocontrole é uma ferramenta da autogestão. Como todas as outras ferramentas, depende de compromisso e a disciplina interior é um dos principais desafios do gestor moderno.
  • 56. Auto Controle
    Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=xFnf3lN2gAE
  • 57. Bibliografia
    Execução e Controle
    Administração Geral I
    Profª Hilda Lacerda
  • 58. Bibliografia
    3GEN. Charges. 2010. Disponível em: <http://www.3gen.com.br/site.asp>. Acesso em: 08 maio 2010.
    COMERCIAL Mentos - Agente Secreto. 2008. Disponível em: <http://www.youtube.com/watch?v=xFnf3lN2gAE>. Acesso em: 08 maio 2010.
    MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 7.ed. São Paulo: Atlas. 2007.
    OSSAMU, Carlos. Como implantar BSC?. InfoOnline, [S.l.], 17 jul. 2008. Disponível em: <http://info.abril.com.br/corporate/aplicacoes-de-gestao/como-implantar-bsc.shtml>. Acesso em: 08 maio 2010.
    ROBERT Kaplan - Balance Scorecard. 2009. Disponível em: <http://www.youtube.com/watch?v=_A02vKgE4NQ>. Acesso em: 08 maio 2010.